Организирайте се: как да наваксате отчетите за разходите си преди края на годината

Приближава се до края на годината. Работите спокойно на бюрото си, когато пристигне нов имейл от счетоводния отдел. Вдигате се силно на темата и всички ваши колеги се обръщат да видят какво не е наред. Бузите ви почервеняват, докато признавате, че до този момент напълно сте забравили да подадете отчет за разходите. В имейла се казва, че крайният срок е днес. Топлината от бузите ви се превръща в усещане за ужас, който се стича по гърдите ви и в ямата на стомаха ви. Компанията ви дължи няколкостотин долара и по това време на годината наистина бихте могли да я използвате. Не се паникьосвайте! Тези прости стъпки могат да ви помогнат да контролирате разходите си.

Някои организации правят много лесно подаването на отчети за разходите, дори ако закъсняват. Притежаването на фирмени кредитни карти, които са обвързани със система за отчитане на разходите, помага изключително много, но не всеки има този лукс. Затова поемете дълбоко въздух и следвайте тези стъпки, за да получите своите отчети за просрочени разходи възможно най-скоро.

Обърнете внимание, че голяма част от тази статия се прилага и за самоосигуряващи се лица, които трябва да тропат за разписки в края на годината, за да искат данъчни удръжки.

1. Попитайте кога е истинският краен срок и дали можете да подадете късно

В зависимост от това кога вашата организация определя финансовата си година и как се справя с начисленията, крайният срок за подаване на отчети за разходите може би вече е преминал. Но това не означава непременно, че е късно да изпратите квитанциите си. Умните хора спазват крайни срокове. Ако някой ви каже, че крайният срок е в края на деня в петък, има голям шанс реалният срок да е понеделник сутрин или по-късно.

Попитайте някой от счетоводството или шефа ви за ясни подробности относно истинския срок за отчетите за разходите и дали има нещо, което можете да направите, ако сте го пропуснали. Често има. Ако можете да подадете късно, бъдете мили и любезни към хората, които ви помагат, и се наведете назад, за да изпълните точно това, което поискате. Бъдете подробни. Не забравяйте, че ви правят услуга. Направете всичко възможно да го върнете, като улесните работата си.

2. Проверете правилата за разписки

Ако сте подавали отчети за разходите преди, вероятно знаете основните правила за подаване на разписки. Но знаете ли фините детайли? Когато подавате отчет за разходите дълго след направените разходи, може да сте загубили част от разписките. Разберете дали има политика, като например изискване на разписки само за разходи, по-големи от 10 долара. Също така попитайте дали можете да покажете доказателство за плащане, като предоставите извлечение от кредитна карта с подчертана договорена покупка. Тези подробности могат да направят свят различен във времето, необходимо за подготовка на отчет за разходите.

3. Направете контур на елементи и дати

След като всъщност е време да започнете да създавате отчет за просрочени разходи, съставете груб списък на основните разходи, които трябва да претендирате, като например закупени от вас артикули, пътувания и гостоприемство на клиента. Ако кандидатствате само за един артикул или за едно пътуване, пропуснете тази стъпка.

Ако елемент от вашия списък е събитие, като например посещение на клиент или конференция, запишете датите. След това под събитието създайте запис за всеки ден, като този:

Конференция X: 1-3 юни

1 юни

2 юни

3 юни

4. Визуализирайте разходите си

Когато разпределяме разходите, свързани с пътувания или събития, намирам, че помага първо да се изброят най-големите разходи (такси за самолетни билети, хотели и посещения, например) и след това всеки ден се опитвам да си припомняме или преразглеждаме, за да покрием по-малките разходи. Направете това по-долу всеки ден запис.

Обичам да правя груби очертания за възможни разходи, след което да ги попълвам, както си ги спомням (стъпки 5-7 включват няколко трика за попълване на пропуски, когато паметта ви се провали). Очертанието трябва да включва колкото се може повече от тези точки, които са свързани с вашите дати:

• Начално местоположение. Къде си спал? Имали ли сте разходи на това място, като например такси за Wi-Fi?
• Местни пътувания. Ходихте ли някъде и ако е така, как стигнахте до там (кола, такси, кола, обществен транспорт)? Как се върнахте? Ако искаш такса за километър за шофиране, какво беше разстоянието?
• Хранения. Къде закуси, обяд и вечеря? Купихте ли напитки, включително бутилирана вода и кафе, или закуски?
• Доставки. Трябваше ли да закупите нещо очаквано или неочаквано през деня си?
• Крайно местоположение. Къде завършихте деня си? За какво платихте там?

Често самото задаване на тези въпроси ви помага да си припомните разходите, които иначе бихте могли да забравите.

5. Прегледайте своите разписки

Ако имате купища разписки, прегледайте ги сега и ги съпоставете с контура, който сте създали. Има причина първо да не направя тази стъпка. Понякога разписките прекрояват паметта ни по начин, който не оставя части от деня. Например, да кажем, че гледате разписките си и виждате, че сте закусили бързо в кафене и по-късно хапнахте обяд в мястото на конференцията. Вече имате спомен за тези две събития и сте готови да преминете към следващата разписка. Но паметта ви може да е пропуснала карането на Uber за 15 долара между двете места, просто защото не сте имали физическа разписка, за да задействате паметта. Лесно е да забравим подробности, когато нямаме задействания.

6. Сканирайте календара си

Един календар може да съдържа повече напомняния, които ви помагат да създадете точен отчет за разходите. Докато попълвате деня си, отворете календара си и го сканирайте, за да проверите датите на пътуване и значимите събития. Някои записи могат да задействат паметта ви за разходи, както и липса на разходи. Например, ако бизнес партньор ви изпрати покана за календар за вечеря в деня, в който пътувате, и тя плати, тогава не е нужно да се притеснявате да търсите квитанция за яденето си същата вечер.

7. Монетен двор на Peruse

Друго чудесно място за търсене на липсващи разходи е Монетен двор. Монетен двор е приложение за лични финанси, което консолидира всички ваши финансови транзакции в един уебсайт и приложение, което може да се търси. С Mint можете да филтрирате всички разходи по вашата кредитна карта и дебитна карта по дата, което може да ви помогне да откриете забравените от вас разходи. В онзи пример, който по-рано разказах за разписка от Uber, можете да намерите информацията, като потърсите датата в монетния двор, което ще улесни намирането на истинската разписка във вашия имейл.

Можете също да добавите маркери в монетния двор към транзакции с договорени покупки и ако сте правили това през цялата година за бизнес разходи, можете лесно да намерите всички разходи, които трябва да предявите.

Споменах по-рано, че ако не можете да намерите разписка, можете да попитате дали можете да изпратите копие на извлечение от кредитна карта, подчертаващо договорената покупка за разход. Отново монетен двор ще ви помогне тук, защото ще ви каже коя кредитна карта сте използвали.

8. Не забравяйте съветите и паркирането

Две категории разходи, които е лесно да се пренебрегнат са съвети и паркинг. Малките съвети, платени в брой, като например за персонала за почистване на хотели и камбани, никога не идват с разписки. Плащанията за паркиране също могат да бъдат в брой без разписка. Но те се добавят и си струва да претендирате, ако сте ги направили.