Организирайте се: как да избегнете изчерпването на времето за електронна поща

Имейлът опустошава производителността и почти никой не осъзнава колко зле. Количеството време, което хората прекарват в имейл програми, е потресаващо и се движи близо до 30 процента всеки ден. Въпреки това има начин да се сдобиете с дръжка. И всъщност можете да преодолеете проблема с имейлите, без да намалявате непременно общото количество време, което прекарвате в имейла. Решението, което споделям по-долу, зависи първо да разберем проблема по-добре.

Имейлът е по-лош от Facebook

Според проучванията електронната поща е по-лоша за вашата производителност от Facebook, а проблемът е, че хората не осъзнават колко време прекарват в имейла.

Роби Макдонел, вицепрезидент по разработване на продукти в RescueTime, се съгласява въз основа на това, което вижда и чува от потребителите. RescueTime е инструмент за управление на времето, който проследява приложенията и уебсайтовете, които използвате, докато сте на вашия компютър и мобилно устройство. След това генерира отчети, показващи как прекарвате времето си.

Попитах Макдонел какви тенденции в производителността виждат той и колегите му от RescueTime, когато разглеждат съвкупно данните, събрани от техните потребители. „Най-голямата тенденция, която виждаме, е, че времето на хората има тенденция да бъде доминирано от приложения за комуникация. Специално имейл е този, който по нашите данни винаги е близо до върха.“

„Едно нещо, което чуваме от хората, които се регистрират за RescueTime, е:„ Страхувам се да видя какво казват данните, защото не искам да видя колко време прекарвам във Facebook или Reddit. “ Често седмица по-късно те казват: „Не беше толкова лошо, колкото си мислех, но о, боже, прекарвам много време в имейл“, добави Макдонел.

Защо имейл е „лош?“

Така че защо имейл е лош точно? Някои експерти по производителността казват, че това е така, защото имейлът е „работа за работа“, а не самата работа. Друг аргумент, който вероятно е по-точен, е, че имейл постоянно ни прекъсва. Времето, което прекарваме в имейла, не е проблемът. Това е, че времето се разпределя през целия ден.

Особено работниците, работещи със знанието, обикновено се нуждаят от периоди на непрекъснат фокус, за да свършат наистина важната работа. „Повечето хора преследват факта, че електронната поща е дейността, която ще ви откъсва от тази творческа мисъл многократно през целия ден“, каза Макдонел.

Четенето на имейл повече от веднъж създава претоварване и ви изморява, според Микаел Бернер, главен изпълнителен директор на EasilyDo, приложение, което автоматизира малки аспекти от живота ви, за да ви помогне да освободите време. Когато проверяваме имейла през целия ден, всъщност не обработваме имейла или не се грижим за него, а тези секунди добавят до загубеното време. „Ако ще отворите имейл, или направете нещо с него, като отговорите на него, или го изтрийте, или го изпратете. Дори не отваряйте имейл, освен ако не можете да го обработите веднага.“

Нещо повече, комуникационните системи са създадени да ви уведомяват, когато пристигне ново съобщение. "Те постоянно ви пишат с известия", каза Макдонел. "Все по-рядко става, че получавате повече от няколко минути, преди да бъдете привлечени към някаква друга дейност." Дори и да не прочетете всеки имейл, който пристига във входящата ви поща изцяло, вниманието ви се разделя, когато получите известие, че е пристигнал нов имейл. И дори да нямате активирани известия, все още нарушавате собствения си фокус всеки път, когато проверявате входящата поща, за да видите дали някой се опитва да ви изпрати имейл за належащ въпрос.

„Не е като 30 процента от времето на някой да бъде прекарано по имейл в началото на деня, а след това останалата част от деня се прекарва в други неща“, каза той. „Той е много разпространен, което предполага, че непрекъснато ви прекъсват“.

Как да се борим с имейла

Можете да излезете от имейла и да се върнете към истинската, упорита работа. Може да се направи само за няколко седмици и в пет прости стъпки.

1. Инсталирайте програма за проследяване на времето, като RescueTime или Toggl, и я оставете да проследява колко време прекарвате в имейла всеки ден и кога. Уверете се, че всички ваши приложения за имейл и чат са точно класифицирани като комуникация.

2. Изчакайте около две седмици, за да имате достатъчно данни. След това изберете дата на случаен принцип и погледнете вашия почасов отчет. Вие сте в добра форма, ако използването на вашите комуникации е концентрирано до един или два пъти на ден. Вие сте в лоша форма и трябва да направите промени, ако вашите приложения за комуникация се разпространяват на малки филийки през целия ден, както е показано на изображението по-долу.

Целта не е непременно да намалите броя часове, които прекарвате в имейл. Целта е да се използва електронната поща по-малко разпространена и по-концентрирана, така че вашите отчети да изглеждат по-така:

3. Въз основа на моделите си идентифицирайте един или два пъти на ден, когато няма да проверявате имейл. За много хора сутринта, до около час преди почивката ви в средата на деня, и следобедът, започващ около час след почивката ви в средата, са идеални времена. По време на тези периоди затворете имейл приложенията и блокирайте уеб пощата, като инсталирате разсейващ инструмент като StayFocusd. Ако имате акаунт на RescueTime Premium, можете да използвате неговите инструменти, за да се блокирате от достъп до уеб поща.

4. По същия начин изберете време, в което ще проверявате имейла. Да приемем, че вашият период на фокусиране без имейл ще бъде от 9:00 до 11:30 часа, а имейл сесията ви ще бъде от 11:30 до обяд. Ако е 11:10 и се почувствате изкушени да проверите имейла, ще бъде по-лесно да го спрете, ако имате предварително определено време, когато ще отворите тази входяща поща.

5. Ако сте параноик, че пристигате спешно и важно съобщение, докато се опитвате да работите, създайте VIP система за предупреждение. Потребителите на iOS вече имат един вграден в приложението си за Mail. Ако не използвате iOS или искате система за сигнализиране на VIP, която има повече опции и персонализиране, опитайте AwayFind. И в двата случая можете да получите предупреждение, като напр. Известие на телефона си или дори текстово съобщение, когато много важен човек ви изпраща имейл. Това означава, че можете да проверявате имейла само ако получите известие, което се надяваме рядко. Всички останали имейли могат да изчакат.

Друг трик, който аз лично използвам е да забавя отварянето на моите имейл приложения, след като започна работа. Обичам да прескачам работния имейл първо нещо сутрин на телефона си, само за да проверя за нещо наистина спешно. Причината да използвам телефона е, защото ми е по-лесно да се изключи от моя лаптоп или настолен компютър, ако няма нещо, което изисква незабавното ми внимание. Ако видя имейл, който е важен, но не е спешен, може да добавя звезда. Ако наистина е спешно, отговарям направо от телефона. Но тъй като не обичам да чета или пиша по телефона, не се изкушавам да се всмуквам в други имейли, които всъщност не са спешни.

Именно тези малки трикове допринасят за големи печалби, за да не ви оставят имейли и да ви върнат към важната работа.