Организирайте се: услуги за синхронизиране на файлове за спасяване

съдържание

• Организирайте се: Услуга за синхронизиране на файлове към спасителното
• Съвети за синхронизиране на файлове

Разхвърляните и неорганизирани хора завинаги оставят важни неща след себе си. Тази презентация, която ви трябва за конференцията? Това е в офиса на вашия настолен компютър. Онези снимки от първото парти за рожден ден на Мики, които сте планирали да покажете на баба, докато гостувате? Те все още са на вашия лаптоп, който седи на 300 мили вкъщи на дивана.

Технолозите са решили по-скоро блестящо този проблем за хора, които не са в състояние на работа. Отговорът е синхронизиране на файлове и има много компании, които предлагат тази услуга безплатно.

Докато услугите за синхронизиране на файлове няма да променят вашата личност и ще ви превърнат в спретнат и внимателен индивид, те могат да действат като предпазна мрежа, като ви помагат да избегнете катастрофални последици за вашата неорганизация.

Какво е синхронизиране на файлове?

Целта на услугата за синхронизиране на файлове е да ви предостави достъп до всички ваши най-важни, текущи файлове от всеки компютър или свързано с интернет устройство, като вашия смартфон или таблет, по всяко време и навсякъде. "Текущи" в този случай означават файлове, до които може да се наложи разумно да имате достъп в близко бъдеще, а не документи, които са в състояние на завършеност, което наистина би трябвало да архивирате (ще напиша повече за това как да архивирате в бъдеща статия), А файловете могат да бъдат всичко - от документи до снимки до музика.

Ето как работи: Регистрирайте се за акаунт с услуга за синхронизиране на файлове (безплатно или с абонаментна такса; ще посоча конкретни оферти малко по-късно), инсталирате софтуера за синхронизиране на файлове на вашия компютър и решавате кои файлове или папки, които искате да се синхронизират. След като файловете са маркирани за синхронизиране, услугата прави копие от тях и ги съхранява онлайн и - това е важната част - оттук нататък актуализира копието по всяко време, когато промените файла локално. Сега, когато влизате в услугата, независимо дали от смартфон или от компютър на някой друг чрез уебсайта на услугата за синхронизиране на файлове, ще имате достъп до документите си.

Подробности за това как работят услугите могат да варират малко, но основната предпоставка е, че всеки път, когато промените файл, промененото копие ще бъде запазено онлайн и всеки път, когато сте влезли в услугата - независимо дали чрез уебсайт или просто като поддържате вход чрез инсталирания софтуер на вашия компютър или мобилно устройство - услугата ще се увери, че виждате най-новото копие. Услугата "синхронизира" най-новото копие на всеки файл на всички устройства, които използвате за достъп до тях. Някои услуги запазват и версии, които запазват историята на вашите промени, до определен брой. По този начин не е нужно да се притеснявате да запазите копия на документи „версия 1“ и „версия 2“. Услугата за синхронизиране на файлове ще направи това автоматично.

Причината услугата за синхронизиране на файлове ви помага да се чувствате по-организирани е, че прави оставянето на файл зад себе си много трудно. Не е нужно непрекъснато да изпращате имейли на този документ, върху който работите. Докато имате интернет връзка, можете да възстановите работата си. Повечето услуги също имат някакво ниво на споделяне, което ви позволява лесно да изпращате файлове на други хора, за да ги видят, а някои имат функции за сътрудничество, така че много хора могат да качват файлове на споделено място.

Използвайте случаи за синхронизиране на файлове

Понякога е трудно да си представим защо бихте имали нужда от конкретна услуга, докато не чуете как други хора използват. Ето няколко примера:

Зает бизнес професионалист. Всеки, който върши дори малко от професионалната си работа вкъщи - или може би някой ден ще трябва - може да си представи полезността на услугата за синхронизиране на файлове. Представете си, че лошото време ви пречи да работите, но трябва да завършите проект, за да спазите крайния срок. И най-новото копие на проекта живее локално на вашия офис компютър. Със служба за синхронизиране на файлове на място можете да вземете този проект за секунди.

Traveler. Честите пътници, които не искат да носят тромав лаптоп със себе си, могат да гарантират, че всичките им файлове са достъпни за тях, независимо къде са влезли. Пътуващите могат също така да синхронизират снимки, които правят, и да ги покажат на домашния си компютър почти моментално.

Заявител. Наскоро използвах услуга за синхронизиране на файлове, докато премина през дълъг процес на кандидатстване, включващ множество страни. Всеки път, когато получих документ, го сканирах и го запазвам в услуга за синхронизиране. Тогава, когато една от страните се свърза с мен, за да поиска копие на нещо, почти никога не ми се е налагало да изпращам по факс или фотокопие и да изпращам по пощата нищо. Вместо това бих могъл да натисна бутон и да изпратя документи на всеки, който им е необходим, независимо дали съм вкъщи, на работа или другаде.

Студент. Студентите, работещи върху дисертация, есета или наистина какъвто и да е проект, могат да запишат активите си в облака за синхронизиране на файлове и да могат да се сдобият с тях по всяко време, когато идеята се появи. Тези, които поддържат един компютър у дома, може би го споделят със съквартирант и използват обществени компютри в библиотека или компютърна лаборатория, определено биха били добре обслужени за синхронизиране на работата им.

Имейлът. Ако имате навика да изпращате файлове до себе си, така че те да бъдат запазени онлайн за лесен достъп, нека ви уверя, че сте основен кандидат за услуга за синхронизиране на файлове. Те са много по-глупави от метода на специалния имейл. И имейл прикачените файлове могат да запушат пощенските кутии с ограничена памет.