Организирайте се: най-добрият начин за архивиране на вашата адресна книга

Организирана, актуална и напълно подкрепена адресна книга би била моя сбъдната мечта. Хората, на които е трябвало да заменят телефон неочаквано, било защото той е загубен, откраднат или непоправимо повреден, знаят колко е важно да имат резервно копие на списъка с контакти. Всички сме виждали приятеля, който публикува в социалните медии: „Изгубих телефона си. Изпратете ми текст на този номер и ми кажете кой сте.“

Както повечето хора, моите контакти са навсякъде. Работя за поддържане на актуална информация за семейството и приятелите в Apple Contacts. Имейл адресите на повечето ми сътрудници са в моя бизнес имейл акаунт. Личните ми акаунти в Gmail и други лични имейл акаунти съдържат полезна информация в свързаните с тях списъци с контакти, но те също са залети с автоматично запазена информация, като всяка организация, на която съм изпращал имейл.

Много компании са се опитали да разрешат проблема с разпръснатите контакти, запазени в няколко различни бази данни. Опитах много от тях и тъжната истина е, че никога не съм намерил такава, която да има всяка функция, която искам, в централизирана адресна книга.

Изградете свой собствен

Преди няколко години експериментирах с ad-hoc методи за генериране на собствени списъци с контакти, най-вече използвайки IFTTT. Това не беше пълен провал, но в крайна сметка генерира електронни таблици, които не са чак толкова удобни за потребителите или забавни за търсене от мобилно устройство.

Ако искате да имате много контрол, обаче, може да бъде създаването на собствен списък с контакти. Просто не забравяйте да го архивирате и да го запишете на достъпно за вас място от мобилно устройство, за да можете да провеждате телефонни разговори и да изтегляте адресите на хората, когато сте в пощенския офис за изпращане на подаръци (моите две най-важни случаи на използване, освен електронна поща).

Опции за контакт с трети страни

Редица мобилни приложения вършат прилична работа по сливането и синхронизирането на информация за контакт от много източници. FullContact (Android, iOS, web) е доста добър. Свързвате го с имейл акаунти и други онлайн услуги, които имат списъци с контакти, свързани с тях, и той обединява базите данни на едно място. Но тогава прави нещо различно. FullContact разгледа мрежата за актуална информация за същите тези хора.

Когато започнах да пиша тази статия, не бях използвал FullContact от известно време, така че проведох контактите си чрез нейния магически процес. В началото бях шокиран, когато научих, че един доста висок редактор, за когото знаех, сега очевидно е и президент на организация, която се занимава с реклама! Какъв разпродажба, помислих си. Но те отидох да копая онлайн за повече информация и се оказва, че това е някой друг със същото име. За съжаление, FullContact не ми даде достатъчно контекст, за да разбера, че имам работа с грешния човек, което е проблем, който може да срещнете и с това приложение. Когато потърсих сам, разбрах, че в момента, в който видях снимката на водещия, че става въпрос за грешна самоличност.

Cloze (Android, iOS, web) е друго приложение, към което се обърнах сега и след това през годините, въпреки че става по-скоро приложение за връзка с клиенти, отколкото приложение за управление на контакти. Подобно на FullContact, Cloze започва с молба да свържете различни акаунти и след това тя събира всичко, което имате. Характеристиката му на подпис обаче е, че той се свързва и с акаунти в социалните медии, което ви дава повече представа за това какво правят вашите контакти, а не само как да се свържете с тях. Анализирайки не само вашите контакти, но взаимодействието, което имате с тях и честотата, Cloze идентифицира хора, които теоретично би трябвало да са най-важни за вас, поне от гледна точка на напредване.

Голям проблем при Cloze и FullContact е, че получавате само толкова много от тях, преди да се наложи да платите обилна абонаментна такса, съответно в размер на 159 и 99 долара годишно.

Две безплатни скоби

Докато продължих да търся начин за сливане, организиране и архивиране на списъка ми с контакти, открих, че се връщам към два основни елемента: Google Contacts и Apple Contacts. И двете съхраняват данните си в облака и двете лесно се възстановяват на iPhone или Android телефон. Те са безплатни (вмъкнете тук отказ от отговорност за това как знам, че нищо не е наистина "безплатно"…). И двамата имат инструменти за изтегляне на информация от други източници и премахване на дублирането на списъка ви. За съжаление дедупиращата част е огромно разочарование и от двете приложения.

Google Контакти бяха наскоро актуализирани, за да имат различен външен вид и някои нови функции, но това бе малко светлина за броя на услугите, с които може да се свърже, за да импортира контакт автоматично. Освен това, за да импортирате контакти ръчно, трябва да се върнете към старата версия на приложението, тъй като новата все още не може да го направи.

В крайна сметка Apple Contacts се превърна в моят топ избор. Той се свързва с много повече услуги, отколкото бях осъзнал. В допълнение към очевидния, iCloud, той работи и с AOL, Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Exchange, Yahoo и всичко друго, което може да генерира CardDAV или LDAP файл. Сигурен съм, че това решение е разочарование за потребителите на Android и това не е загубено за мен. Имам устройство с Android и все още се опитвам да реша най-добрия метод за осигуряване на достъп до моите iCloud контакти там. Друг проблем е, че както споменах, функцията за изваждане е ужасна и пропусна десетки записи, които трябваше да бъдат обединени в моето тестване. В крайна сметка прекарах един час, като прелиствах списъка си с контакти, за да го почистя.

Какво е приложението Ideal Contacts?

В идеален свят искам един списък с контакти, изграден чрез сливане на други приложения и бази данни за контакти, които вече поддържам (Gmail, Facebook, Apple Contacts, Outlook и т.н.). И аз абсолютно искам възможността за достъп до този списък от всяко устройство, което означава, че искам данните, записани в облака.

Искам също така възможността да кажа на масата да пренебрегва или скрива карти за контакт, масово, че липсва ключова информация, която съм избрал. Например, ако имам запазен имейл адрес като контакт, но към него няма прикачено име или друга информация, отървете се от него!

Също така би било полезно, ако хората могат и ще актуализират информацията си във файла от време на време, и докато някои компании се опитват да вградят тази функция в своите приложения, тя никога не се изключва поради редица причини. Дотогава предполагам, че най-добрият метод за актуализиране на адресната книга е да се слеят няколко източника в един и да се запишат в облака.

За повече покритие за архивиране, моля, вижте нашето ръководство за начинаещи за архивиране на компютър, най-добрият софтуер за архивиране и най-добрите истории за онлайн архивиране.