Организирайте се: 5 начина, по които саботирате своята производителност

Прекарвам много време в четене на научни изследвания за организацията и производителността и прекарвам много време в разговори с техни ентусиасти. Тъй като открих теории и най-добри практики за увеличаване на производителността и поддържане на организирането, забелязах и често срещани навици сред хората, които обичат технологиите, които директно саботират способността им да функционират в най-добрите си условия.

Хората говорят много за производителността, но рядко прекарват много време в обсъждане какво е то. За мен производителността е изключително лична, но в крайна сметка става въпрос за постигане на цели.

Целта може да бъде всичко - от максимизиране на печалбите в даден бизнес, до получаване на работа от девет до пет по-бързо, така че да имате някои умствени и физически ресурси, за да преследвате личните си интереси. Някои хора искат да излизат от офиса по-бързо всеки ден, за да прекарват повече време със семейството си. Някои хора искат да поставят по два часа работа всяка вечер, за да напишат сценарий за филм.

Без значение какво искате да направите, да бъдете най-продуктивния си Аз означава:

1. мислене за това, което се стремите да свършите, 2. разберете какво можете да направите, ако създадете оптимална среда, и

3. следвайки създаване на оптимална среда и изпълнение на вашите задачи или постигане на вашите цели.

Разбира се, последващият проблем обикновено е проблемът. Позволете ми да посоча някои от най-често срещаните начини, по които виждам технологичните ентусиасти по-специално да саботират своята производителност.

1. Скачане на приложения

Ако обичате технологии, вероятно също обичате приложения. Винаги изтегляте най-новото приложение. Гордееш се, че си ранен осиновител. Саботирате сами, обаче, ако използвате приложения с производителност. Приложения за производителност са всякакви приложения и услуги, които ви помагат да свършите работата, включително списъци със задачи, приложения за управление на задачи, услуги за синхронизиране на файлове, приложения за записване на бележки, календари и офис пакети.

С всяко ново приложение ще има времева инвестиция за миграция и научаване как да използвате системата. Добавете в персонализирането и губите много време, което бихте могли да прекарате като продуктивни. Плюс това ще ви отнеме известно време, за да развиете нови навици за използване на тези приложения, които вероятно използвате ежедневно. Това е повече загубено време и често повече „работа за работа“.

Това каза, че трябва да се отървете от всяко приложение или услуга, които не отговарят на вашите нужди. Но това решение трябва да се основава на това дали съществуващите ви инструменти правят това, което ви е необходимо, а не дали смятате, че тревата може да бъде по-зелена с друго приложение.

Съвет: Изберете едно приложение за всяка от вашите нужди от производителност и се придържайте към него.

2. Попадане в черна дупка на имейла

Повечето ентусиасти на технологиите знаят, че не трябва да губят много време в имейла и въпреки това се всмукват в него с часове всеки ден. Колко лош е проблемът ви с електронната поща? Знаете ли дори колко време губите?

Един от начините за измерването му е да използвате RescueTime, freemium инструмент, който работи невидимо във фонов режим, за да запишете колко време прекарвате във всяко приложение и уебсайт, които използвате, включително имейл.

RescueTime може да отвори очите ви за тежестта на вашия имейл проблем, но не може да ви спре да го използвате. Приставката Stayfocusd може, ако използвате уеб базиран имейл. Добавете уебсайта си за електронна поща към списъка с домейни, до които ще бъдете възпрепятствани, след това задайте времената, когато ограниченията трябва да бъдат наложени. StayFocusd ще ви блокира от сайта.

Говорейки за пъти, друг начин да ограничите проблема с имейла е да създадете нови навици, когато проверявате имейл. Експертите обикновено са съгласни, че един от най-лошите начини хората да саботират своята производителност е чрез отваряне на имейл веднага след като стигнат до бюрата си. По-добре е денят да започне с изключително продуктивна задача и да запишете имейл за по-късно.

"Но", протестирате, "какво ще стане, ако има важен имейл, на който трябва да действам спешно?" Ако имейлът е нашийник за куче около врата ви, тогава проверете работния имейл на вашия смартфон и предприемайте действия само по спешни въпроси. Направете навик да го проверявате само по телефона, което ще улесни затварянето на приложението за електронна поща и стига до истинска работа. Направете поне 45 минути истинска работа, преди евентуално да стартирате имейл на вашия компютър. Може просто да се окажете засмукан в тази важна задача и да пренебрегвате имейла до много по-късно и това е голям навик да се развивате.

Когато всичко друго се провали, обичам да повтарям тази мантра: не получавам заплащане за отговор на имейл.

Забележка: Може да се наложи да промените мантрата, ако всъщност получавате плащане за отговор на имейл.

Съвет: Използвайте RescueTime, за да определите количествено проблема си с електронната поща. Никога не отваряйте приложението си за електронна поща първо на работната си станция. Стремете се да завършите поне 45 минути истинска работа, преди да влезете в имейл.

3. Вярвайки, че многозадачността е непродуктивна

Хората, които четат за технологията, технологичната култура и производителността, знаят, че многозадачността е непродуктивна.

Е, извинявай, но това просто не е вярно.

Изследванията на многозадачността показват, че тя е много продуктивна, но само до известна степен (вж. Работата на Diwas KC и Narayan, например). Когато се хваща, стойността на многозадачността има обърната U-образна форма. Малко е добре, но прекалено много е също толкова лошо, колкото изобщо няма.

Изследванията също така предполагат, че стойността на многозадачността варира в зависимост от индивидуалността и вида на извършената работа. Честно казано, вярвам, че повечето хора знаят кой от тях

задачите са подходящи и неподходящи за многозадачност. Заседнали в среща, която изобщо не е от значение за вас? Продължавайте и се хващайте по имейл! Изготвяне на предложение за милион долара? По-добре да се съсредоточите само върху тази задача.

Съвет: Престанете да си казвате, че многозадачността е лоша и я приемете за подходящи задачи. Не го натискайте обаче.

4. Безпрепятствено създаване на дублирани акаунти

Колко пъти сте се регистрирали за онлайн акаунт, само за да разберете по-късно, че вече имате такъв, свързан с различен имейл адрес? Това е често срещан проблем сред ранните осиновители, които се гордеят с регистрацията за нови онлайн сайтове и услуги веднага щом станат достъпни.

Наличието на повече от един акаунт може да бъде проблем, ако потънахте време за настройка на първоначалния акаунт. Проблем е и ако сте запазили данни в този първи акаунт, които може да се наложи да имате отново.

Най-лесният начин да избегнете създаването на дублиращи се акаунти е да използвате мениджър на пароли. Мениджърите на пароли управляват вашите потребителски имена и пароли и като следствие от това предимство, те също така следят дали вече имате акаунт с някое приложение, сайт или услуга.

Аз лично тествам софтуер и онлайн услуги като част от работата си и в резултат на това имам над 450 онлайн акаунта. Никога не бих могъл да следя моите онлайн записвания без мениджър на пароли. Използвам Dashlane, който е избор на редактори на PCMag. Има още два варианта на редактор: LastPass Premium и Sticky Password Premium.

Съвет: Използвайте мениджъра на пароли, за да предотвратите неволното създаване на дублиращи се акаунти.

5. Планиране на срещи, когато сте най-резки

Обичате да бъдете остри по време на срещи, нали? За съжаление, освен ако срещите не са ядрото на вашата работа, планирането на срещи, когато сте най-остри, е крайно непродуктивно.

Подобно на имейла, срещите се считат за „работа за работа“. Истинската работа е това, което правите след срещата. Затова е най-добре да насрочвате срещи през денонощието, когато обикновено се спускате, обикновено следобед, и да защитите важните си часове, когато можете да се справите с трудните неща.

Какво общо има това да бъдеш техно ентусиаст? Е, мои колеги момчета, ако сте супер свързани и използвате всички най-нови свързани решения за календари и инструменти за планиране, като Doodle, тогава вашите колеги и партньори могат да видят кога сте свободни и кога сте заети. За всеки е лесно да предложи сутрин среща, ако това е първият път на деня, хронологично казано, когато всички са свободни.

Така че блокирайте в календара си независимо от времето на деня, в което сте на върха си. За повечето хора това са първите няколко часа от работния ден. Поставете този път етикет „фокус работа“ или го маркирайте като частен, за да могат хората да видят, че сте заети, но не знаят какво правите. Блокирането на продуктивни часове също ще ви отклони от насрочването на други непродуктивни неща в този момент, като назначенията на лекар. Запазете тези неща за време от деня, когато сте изгорени.

Съвет: Не планирайте срещи или срещи по време на часовете си с максимална производителност. Блокирайте това свободно време в календара си за работа.