Видео: Relax video | with gorgeous Arina and Nissan Skyline ECR33. (Ноември 2024)
Има много философии и методологии за по-ефективно използване на електронната поща. Те са основни за ограничаване на разсейването и са по-продуктивни. Но също така трябва да знаете какви инструменти са на ваше разположение, за да стигнете до това по-продуктивно място.
Доставчиците на услуги за електронна поща и разработчиците на приложения на трети страни са измислили някои изключителни инструменти, които правят електронната поща много по-ефективна. Има пет, които според мен имат най-голям ефект и са най-широко приложими. Заедно те ще ви помогнат
- пишете по-добри имейли,
- превърнете имейлите в задачи,
- отмяна на изпращане на имейли,
- график за изпращане на имейли и
- отлагане на имейли.
Писането на ненужно дълги или неясни имейли е загуба на време. Възможно е получателят да няма време да ги прочете на първо място или може да губи време да ги препрочита, за да се опита да ги осмисли, или може да се наложи да отговори на подателя за пояснение. Плюс това, на първо място има цялото загубено време, прекарано в писането им.
Има две приложения, които работят усилено, за да ви помогнат да пишете по-добри имейли, защото те се фокусират върху самото писане: Grammarly и Crystal.
Grammarly е плъгин, който работи нещо като проверка на правописа, за да анализира граматиката и всъщност прави интелигентни предложения за това как да затегнете езика си, да пишете ясно и да коригирате често срещани грешки. Той има забележителна способност да забележи по-специално ESL грешки.
Crystal също е плъгин и ви подтиква да персонализирате езика на имейла си, за да се харесате на получателя. Това работи така: Crystal първо намира вашите получатели онлайн - техните акаунти в Twitter, Facebook страници и т.н. - и разглежда как те използват и отговарят на езика. Те ли са кратки и директни? Или те са склонни да се хванат в продължителни дискусии? Въз основа на резултатите Crystal ръководи вашето писане.
Ако не сте силен писател, много ясните подсказки на Кристал може наистина да ви помогнат да намерите думи, за да напишете това, което искате да кажете. Това е ценно предложение, но има нещо в това, което ме търка по грешен начин. Има една нестабилна предпоставка, че приспособявате езика си, за да извадите нещо от другия човек, и намирам това за манипулативно. Това обаче може да не ви притеснява или дори може да е точно това, което търсите. Няма отричане, че е добре в това, което прави, при всички положения.
Превърнете имейлите в задачи
Входящата ви поща не е списъкът ви със задачи, но вероятно все още получавате задачи, възложени ви по имейл. Поправката е да настроите свързано приложение за ефективно преместване на тези задачи на по-подходящо място.
Вместо да въвеждате ръчно нова задача за себе си в каквото и да е приложение или напомняне, което използвате, свържете приложението директно с имейл акаунта си или настройте препращане на имейл и с едно или две щраквания преместете този имейл на правилното му място.
Няколко приложения, които поддържат възможността за преместване на имейли към друго приложение, чрез директна връзка или имейл напред, са Wunderlist, Evernote Plus и Premium, Todoist Premium, Boxer и Newton Mail.
Отмяна на изпращане
Всички сме ударили Изпращане преждевременно, независимо дали е, че пренебрегвахме печатна грешка, оставихме малко информация или не спряхме да преразгледаме имейл, написан в разгара на момента. Не е нужно обаче да живеете със съжаление или неефективността да се налага да пишете втори имейл. Просто трябва да можете да отмените изпращането.
Отмяна на изпращане е различно от извикване на съобщение. С отмяна на изпращане съобщението никога не се изпраща. По принцип вашият имейл задържа съобщението за нещо като 10 до 30 секунди, през което време можете да промените решението си.
Gmail има бутон за отмяна на изпращане (вижте видео по-долу за това как да го настроите), който всеки потребител на Gmail трябва да активира. Newton Mail (която е пълна с богати функции за електронна поща на мобилни устройства) също има такава, която работи на всеки имейл акаунт, който поддържа, и включва акаунти на Microsoft Exchange и iMap. Други доставчици на имейл също го предлагат.
График Изпращане
„В момента“ не винаги е подходящото време за изпращане на имейл. Точно тогава изпращането на графика е полезно. Тази имейл функция ви позволява да изберете време в бъдеще, когато вашето съобщение ще бъде доставено. Outlook, Boomerang за Gmail и Newton Mail имат всички.
С изпращане на график, стига съобщението още да не е излязло, можете да го редактирате. Така че тя обхваща някои от същото място като функцията за отмяна на изпращане.
дрямка
Не съм фен на философията на Inbox Zero, за да се опитваш да задържиш непрочетеното си съобщение. Това отнема твърде много време за управление и не адресира реалните нужди на имейлите на хората, психологически или технически. Аз обаче съм фен на отлагането, което добива една и съща идея да свежда до минимум броя съобщения във входящата ви поща във всеки даден момент.
Отлагането не прави нищо повече от скриване на съобщение от входящата ви поща за известно време. Колко дълго? Ти решаваш. Ефектът е, че можете да се съсредоточите върху важни съобщения, без да се разсейвате от по-малко важни. Тези по-малко важни съобщения ще се появят в момент, когато е по-добре да се справите с тях. Outlook (където се нарича "график"), Airmail, Sparkmail и Newton Mail имат бутон за отлагане.
Ако се интересувате от това да бъдете по-продуктивни (а кой не е?), Трябва да разгледате моята група от най-добрите приложения за производителност. Без значение какви са проблемите ви с ефективността на работа, там трябва да има няколко приложения или услуги, които ще ви помогнат да използвате по-добре времето си.
