Организирайте се: 5 съвета за спазване на срокове

Една от любимите ми поговорки винаги е била: „Ако искате нещо да се направи, дайте го на зает човек“. Не е голяма тайна, че хората, които държат заети, имат стратегии за определяне на приоритетите и управление на всички неща, които трябва да направят. Тези стратегии, макар и рядко да са изрични, обикновено се въртят около една основна концепция: крайни срокове.

Сроковете осигуряват структура. Те създават отчетност и спомагат за предотвратяване на негативни последици. Някои хора ги обичат, някои хора ги мразят, но тези, които ги прегръщат, обикновено са успешни.

За да напиша тази колона, помислих за собствените си стратегии за управление на крайните срокове и след това разговарях с мои колеги и приятели, които са продуктивни и успешни, за да видя колко подобни са техните стратегии на моите и на другите. Съветите се припокриха изключително.

Ето 5 съвета как организираните хора управляват сроковете си и остават на върха на играта си.

1. Винаги подписвайте срока си!

Може би сте мислили, че правилото номер едно от сроковете е да си поставите разумни срокове. Това е добър съвет, но наистина по-важното от това: Винаги спазвайте крайния си срок!

Винаги има два крайни срока: подплатеният краен срок, който сте определили, и „крайния краен срок“. Крайният срок за отпадане, известен още като дата „или друго“, е абсолютният последен ден и час, в който може да се случи нещо. Почти винаги е крайният срок, който някой друг ви дава. Пример за краен срок за отпадане е срокът за подаване на данъци, който правителството ви определя. Друг е срокът за кандидатстване за колеж.

Подплатеният краен срок, от друга страна, е вашият самостоятелно наложен срок. Задълбочаването на крайния срок означава, че сте задали крайния срок малко по-рано от крайния срок, за да оставите малко място за размахване, за да се объркат нещата. Винаги спазвайте собствените си срокове и винаги спазвайте сроковете, които определяте на другите. Никога не планирайте да вкарате нещо точно под жицата (това всъщност не е „план“, нали?). По-скоро планирайте непредвидени ситуации, като болнични дни, забиване на закъсал влак на метрото, прекъсване на имейл, пощенска стачка или други страни, просто променяйки мнението си какво искат и кога го искат.

2. Направете вашите крайни срокове видими.

Сроковете трябва да са там, където можете да ги видите. Както при списъците и целите на задачите, колкото повече виждате сроковете си, толкова по-малка е вероятността да ги забравите. Печатните календари за стена работят блестящо. Ако използвате хартиена тетрадка, напишете сроковете си в календар с една страница (можете да отпечатате такъв от интернет), сгънете го наполовина и го използвайте като своя отметка. Ако сте човек без бележки от бележки, задайте крайните срокове в приложение, което използвате ежедневно, независимо дали е Outlook, Google Calendar, Excel или нещо друго. Можете дори да използвате календар с джаджи на работния плот, в зависимост от това колко предстоящи срокове трябва да управлявате.

Едно от предимствата на поставянето на крайните срокове в приложение е, че той ги прави лесни за споделяне. С няколко щраквания на мишката или докосване на екран можете да напомняте на колегите или партньорите си за настъпващи срокове.

3. Познайте работните си цикли.

Начинът, по който вашите срокове ще станат видими, зависи до голяма степен от работните ви цикли, което означава дали сте склонни да имате дневни, седмични или месечни срокове. Например, работех на тримесечно списание, така че винаги бях закачил на коркборда си три календара, показващи следващите три месеца. Когато беше септември, можех да видя най-важните предстоящи крайни срокове, въпреки че те ще пристигнат до ноември. Аз също имах годишен календар, показващ важни крайни срокове, които бяха още по-далечни, но аз го поддържах цифров, тъй като нямаше нужда да го виждам всеки ден. Високо продуктивните хора балансират крайните срокове, които трябва да имат достъп до крайните срокове, които трябва да видят. Виждането на твърде много крайни срокове става непосилно. Виждането на необходимите срокове за най-важните предстоящи проекти ви държи на задачата.

4. Използвайте двойни напомняния.

Когато срокът е далеч, но е много важен, използвайте двойно напомняне. С други думи, задайте две аларми или известия, които да ви напомнят няколко дни преди време, че крайният срок е близо. Този трик е особено важен за срокове, които излизат извън обичайния ви обхват на работа - видовете неща, които вероятно ще забравите. Ако трябва да представя беседа (нещо, което правя рядко) шест седмици от четвъртък, ще поставя напомняне в календара си за шест седмици от понеделник, така че в началото на определената седмица да си спомням, че събитието идва и че трябва да се подготвя.

5. Изпълнявайте последователно своите срокове.

„Последователно спазвайте сроковете си“ е едно от онези неща, които се казват по-лесно, отколкото се правят. Но ако разбирате, че това се отразява на вашата стойност на работното място, добре, само това може да бъде доста мотивиращо.

Постоянното спазване на крайните срокове може да увеличи ценното ви като служител, член на екипа или партньор. Помислете как гледате на хора, които последователно спазват сроковете. Те са надеждни, имат силна работна етика и се разглеждат като екипни играчи. Спазването на крайните срокове рядко е да свършите работа само за себе си. Почти винаги става въпрос за завършване на една връзка във верига и там, където има верига, има и други хора, които не могат да спазят собствените си срокове, докато не срещнете вашите. Ако не сте навреме, и те не могат да бъдат навреме.

Толкова много хора не спазват срокове последователно, че тези, които го правят, обикновено се открояват. Ако спазвате сроковете си няколко месеца подред, хората ще забележат и това ще промени начина, по който те виждат и колко доверие са готови да ви дадат.

И както казва поговорката: „Ако искате нещо да се направи, дайте го на зает човек“? Колкото повече спазвате сроковете си, толкова по-голяма е вероятността да продължите да спазвате сроковете. Това е циклично поведение.

Да или не… Няма „Опитайте“ със срокове

Въпреки че всички тези съвети относно крайните срокове работят за повечето хора, винаги правете всичко, което има най-голям смисъл за вас, вашата работа и вашите навици. Например, някои хора просто не спазват спазени срокове. Те се нуждаят от датата, изписана в календара, за да бъде крайният срок, а каквото и да е необходимо да се случи, в тях се случва главата. И това е добре.

Но когато навиците ви възпрепятстват вашата собствена производителност и успех, опитайте се да го разпознаете и направете промяна. Много прости системи за напомняне или уведомяване в приложенията, които вече използвате - от Outlook до Gmail до Basecamp - могат да ви помогнат да създадете по-добри навици. Затова разработете календар, използвайте функции на приложението, които вече са на една ръка разстояние, и задайте някои крайни срокове (с вградена стая за мъгла). Ще се радваш, че го направи.