Организирайте се: 5 причини вашата пощенска кутия не е вашият списък със задачи

Обичам да питам хората за това как използват офис имейл, ако не само за да разберат по-добре разликата между това как е създаден имейл, как се използва най-ефективно и как всъщност хората го използват.

На въпроса много хора гордо обобщават своите техники за управление на имейлите по този начин: "Моята пощенска кутия е моя списък със задачи!"

Обикновено смятат, че това е гениална система, но ме кара да се мъча. Отвръщам се от ужас, когато чуя това добронамерено, но в крайна сметка съсипващо твърдение. (Физическата ми реакция, научих, не е идеална, ако възнамерявам да продължа разговора.)

Цялата цел на тази статия е да ви убеди, че вашата пощенска кутия не трябва да бъде вашия списък със задачи. Има по-добри и по-ефикасни начини за използване на имейл или по-добре да мислите за имейл.

Надяваме се, че тази статия ще ви убеди да промените своите начини. В колоната за следващата седмица (проверявайте всеки понеделник за най-новите в тази серия Get Organized), ще обсъдя другата страна на уравнението: как да направите по-интелигентен списък със задачи. Не забравяйте да прочетете и колоната от миналата седмица с 11 съвета за управление на имейли.

За какво е имейл?

„Имейл“ вече не е точно описателно име за софтуерните приложения и услуги, които използваме за изпращане на електронна поща. Те правят много повече от това. С всички възможности и функции на имейла - възможността да се изпращат прикачени файлове (животът се променя!), Вградените адресни книги, функциите за планиране и напомняне, публични и частни календари - е чудо, че все още го наричаме „имейл“.

За комуникация между организациите имейлът работи блестящо. Имате хартиена пътека от разговори, подпечатана с цялото време и дата, доставена почти незабавно и безопасно. Имейлът ви позволява да се справяте с работата със свой собствен темп, като давате приоритет на отговорите, както сметнете за добре.

Въпреки това, за вътрешноорганизационни комуникации (което означава в рамките на вашата организация) комуникации, имейлът може да бъде ужасно остарял и дори да е на път към моргата (вижте „Има ли мъртъв имейл?“). Сега имаме по-широк асортимент от инструменти, които ни помагат да постигнем същите крайни цели, но по по-ефективни и полезни начини. Приложения за незабавни съобщения, бизнес социални мрежи и портали за управление на проекти (като Basecamp) са няколко примера. Някои хора забравят, че телефоните и срещите лице в лице често са най-доброто средство за комуникация и за определени задачи.

Имейлът със сигурност има своето място, но много хора го използват за изпълнение на задачи, които биха се възползвали от различно решение. Имейлът трябва да се използва за комуникация, която изисква следа на хартия, особено междуорганизационни съобщения. Приложенията и функциите в електронната поща, като календари и график, трябва да се използват по предназначение. Ако искате да запазите списъка си със задачи в програмата си за електронна поща, вероятно има инструмент за това (например в Outlook, той се нарича Задачи). Но входящата поща не е създадена, за да ви каже какви задачи трябва да правите всеки ден. Ето няколко причини:

Причини Вашата пощенска кутия не трябва да бъде списъкът Ви със задачи

1. Без контрол върху входящите артикули.

Списъкът със задачи съдържа само елементи, които поставяте върху него. Входящата ви кутия, от друга страна, е като чучур без шпилка. Нямате контрол върху входящите елементи, освен да ги разглеждате един по един и да ги изтривате - изключително неефективен начин за създаване на списък със задачи. Съобщенията се появяват през всички часове на деня. Те могат да идват от всеки, без оглед на йерархията, която може да определи вашия действителен списък със задачи. И по-вероятно, отколкото не, само част от тях ще отразява това, което трябва да направите.

2. Недобросъвестни задачи.

За малкия отрязък от входящи материали, който всъщност отразява нещата, които трябва да бъдат в списъка ви със задачи, попитайте себе си: Линията на темата точно описва какво трябва да направите? В много случаи други хора съставят темата, която може да не отразява самото съобщение, още по-малко частта от съобщението, която се отнася за вас. С подходящ списък със задачи, вие използвате собствения си език, за да получавате важна информация бързо. Добре написан списък със задачи е този, който можете да сканирате за секунда или две и да знаете точно какво трябва да направите. Само вие можете да пишете по начин, който съобщава информация на себе си толкова бързо.

3. Твърде дълго.

Знам, че току-що казах тази точка, но тя се повтаря: Добре написан списък със задачи е този, който можете да сканирате за секунда или две и да знаете точно какво трябва да се направи. Бих заложил $ 50, че не успях да намеря нито един човек в PCMag с имейл пощенска кутия, който може да предаде информация с един поглед.

Не се самоуверявайте. Всички пазим съобщения във входящата си поща, които ни напомнят за задачи, които бихме искали да изпълним, но не. И това е добре. Но тези елементи не принадлежат към списък със задачи.

4. Липса на инструменти за приоритизиране и определяне на крайни срокове.

Червени удивителни знаци, знамена, звезди, цветни мехурчета - имейл програми обикновено ви предоставят шепа инструменти за маркиране на важни съобщения. В някои приложения дори можете да свържете дата „отговори по“, като днес, утре или свободно „тази седмица“. Използвайте тези функции, за да си напомняте да общувате с хора, но не като маркери за приоритет или твърди срокове за конкретни задачи. Както бе споменато, темите за линии никога не ви казват какво трябва да направите, а добавянето на знамена не предоставя същата ценна информация, която се намира в списък със задачи. Списъкът с добри задачи подрежда задачите по приоритет и използва срокове.

5. Предотвратява вашият имейл да бъде имейл.

Надявам се най-вече да съм ви убедил, че опитите да ощипвате входящата си поща, за да функционира като списък със задачи, води до много лош списък със задачи. Познай какво? Освен това създава много лоша входяща кутия, така че сега вие двама неефективност! Ако се опитате да манипулирате входящата си поща, за да се удвои като вашия списък със задачи, това ви оставя да прелиствате между операциите. Ето как може да се случи: Сортирайте входящата поща един от начините да намерите предметите с висок приоритет на задачи; забележете ново парче поток в; прекъснете се; прибягвайте до входящата кутия; проверете новата поща; решете, че не е приложимо за вас; прибягвайте отново чрез знамена или звезди; опитайте се да си спомните къде сте били със списъка със задачи…

Не забравяйте, че ако вашата имейл програма има вградено приложение или функция за списъци със задачи, можете да използвате това!

Имейлът е имейл

Запазете електронната си поща като пощенска кутия, а не списък със задачи и ще бъдете много по-ефективни. Шансовете са, че и работният ви живот ще стане малко по-щастлив. В следващата седмица колона Get Organized ще обясня по-подробно какво прави добър списък със задачи, как да го използвате и някои инструменти, които правят процеса на управление на списък със задачи силно автоматизиран.