Организирайте се: 3 начина да използвате новите канбански дъски на asana

Някои инструменти за производителност наистина нямат много смисъл, докато не ги видите в действие. Така че, ако никога не сте използвали канбан дъски, може би не сте разбрали каква е цялата шумотевица около топ услуга за управление на работния процес и сътрудничество Asana, добавяйки Kanban дъски. Ако обаче се интересувате от това да бъдете по-продуктивни в работата си, си струва да разгледате, както ще обясня.

За непосветеното онлайн приложение Asana, което спечели много сцепление напоследък. По принцип тази услуга е списък със задачи за стероиди. Можете да използвате Асана с група хора и това е доста популярно на работните места. Новото в Асана от миналата седмица е функция, наречена дъски, базирани на канбан дъски. Kanban е общ термин, който описва както тип приложение, така и система за използване на това приложение. Едно от най-известните приложения за борда на канбан е Trello.

Kanban също е доста популярен сред ИТ екипите и екипите за разработка на софтуер. Когато го описват, те се хвърлят около термини като Scrum и навреме доставка, очаквайки от нас редовни хора да разберем какво означават. Много е объркващо.

Много по-лесен и по-ясен начин за разбиране на канбан е да видите примери за това в действие. По-долу са дадени някои примери за канбан дъски, които може да са по-рядко срещани на работното място, но които са предназначени да имат смисъл за почти всеки.

1. Проследяване на лични задачи: Да се ​​прави, прави, свършва

Един от начините за използване на борда на канбан е да организирате личен списък със задачи и да се уверите, че никога не поемате твърде много задачи наведнъж. Нека да наречем това борда To Do, Doing, Done.

В тази настройка имате три колони с надпис „Do, Doing“ и „Done“. Имате и стек от лепкави бележки, които в канбан се наричат ​​карти. Записвате задачите си на лепкавите бележки, по една задача на бележка и ги залепвате в колоната To Do. Дотук добре.

В момента имаме списък със задачи в колоната To Do и нищо в колоните Doing или Done. Знам, че можете да видите накъде върви това, но все още не прескачайте следващата стъпка.

Това, което трябва да разберете за канбановите дъски, са те са визуализации на информация, които бихте могли също толкова лесно да проследите по някакъв друг начин. В Асана можете вместо това да разгледате задачите си в изглед на списъка, като използвате заглавия в списъка, за да разграничите различните видове задачи, както е на изображението по-долу.

Но когато визуализирате една и съща информация в изглед на дъската, тя може да има различен психологически ефект. С дъски „Направи, правите“, „Готово“ хората обикновено се налагат ограничение за това колко задачи могат да бъдат в тяхната колона „Правене“ във всеки даден момент. Целта е да се създаде система, която да ви насочва да се съсредоточите само върху няколко активни задачи. С изглед на списък е лесно да се почувствате като всички задачи имат еднакво значение и всички те трябва да бъдат завършени в момента!

Табът To To Do, Doing, Done kanban работи наистина добре за сложни задачи, които имат много стъпки. На изображенията по-горе и по-долу можете да видите, че много от задачите са големи и не могат да се свършат за един ден. Ограничаването на списъка с Doing до само две или три задачи най-много ви насърчава да се съсредоточите върху тях, докато не приключат.

Много е просто да приложите същата концепция за ограничаване на незавършената работа (Doing) и за настройките на екипа.

2. Разпределете работата чрез споделен кош за задачи

Ето още един пример, който е доста прям. Можете да използвате борда на канбан, за да направите работа достъпна за хора от екип, които да вземат и да възложат на себе си.

За да разберем лесно, нека се преструваме, че това е списък за домакински задължения. Това домакинство има три деца: Анди, Берта и Клаудио. Първата графа на канбан е „Хората“. Следващите колони са Анди, Берта и Клаудио. Последната колона е Готово.

Правилото на домакинството е, че всяко дете трябва да избере по една задача, която да прави всяка събота. От време на време може да се появят и допълнителни задължения. Децата имат самостоятелност да избират своята работа въз основа на наличните. Те правят избор, изтеглят тази карта в колоната си и затова поемат отговорност за нея. Когато свършат своите задължения, те преместват картата в колоната Готово.

Лесно е да си представим тази подредба в обстановка на работното място. Може да имаме екип от работници с куп труд, който всички трябва колективно да завършат. Вместо да чакат мениджър да им възложи работа, те искат да поискат задача от наличния работен кош.

3. Управление на контактите

По-необичаен начин за използване на борда на канбан е поддържането на списъци с контакти въз основа на регион или град. Отново може също толкова лесно да бъде във формат на списъка, но за много хора виждането на колони и карти има различен (положителен) психологически ефект.

Този път, достатъчно просто, таблото има колони за различни региони и градове. Всяка карта е контакт, който е базиран в този регион. Когато пътуването ви отведе до определено място, лесно можете да разгледате списък с контакти, до които може да достигнете, докато сте там. Освен това ще забележите много бързо, ако все повече важни контакти се намират на едно и също място, което може да означава, че трябва да увеличите колко често посещавате.

За да автоматизирате малко този процес, можете директно да препращате имейли от контакти в проект на Асана. Променете темата на името и местоположението на контакта, за да улесните себе си по-късно да сортирате и поставите карта правилно. Тъй като най-много хора включват пълната си информация за контакт в края на имейл, ще имате и всичко, което е запазено в картите.

Правете повече с Kanban Boards

Дано тези примери направиха канбановите дъски малко по-достъпни за непосветените. Използването им може да бъде много по-сложно - от проследяването на разработката на софтуер, който намекна по-рано, до контрола върху инвентара. По-основните примери, които дадох, са предназначени да ви помогнат да разберете защо може да използвате дъска в Асана, а не списък. Бъдете креативни и използвайте дъски, за да управлявате всичко, което има най-голям смисъл за вас.

Търсите повече информация за Асана? Можете да прочетете Използване на Асана в бизнеса, 7 трика с Асана, за да станете едно с бизнес работни процеси, и Слак срещу Асана.