Преглед и оценка на Freeagent

FreeAgent започна живота си през 2007 г. в град Единбург, Шотландия, създаден от дизайнери, които смятат, че управлението на финансите на компанията е твърде трудно за повечето малки фирми и фрийлансъри. FreeAgent ($ 24 на месец), облачна базирана счетоводна услуга, не се опитва да бъде QuickBooks Online или Xero. По-близо е до FreshBooks, тъй като просто се опитва да направи процеса на плащане и получаване на заплащане по-разбираем за не-счетоводителите. Успява в по-голямата си част. Има отлично табло за управление, което осигурява цялостен преглед на финансите на вашата компания и добре проектирана, полезна база за контакти за контакти. Можете дори да изпращате фактури и разчети и да плащате сметки, както и да правите основни проследяване на проекти и време.

FreeAgent предоставя и прости инструменти за управление на разходите и пробег и ви позволява да се свързвате с вашите онлайн банкови сметки и / или да въвеждате транзакции ръчно. Докато категоризирате приходите и разходите, сайтът премества тези числа в съответните договорени позиции в IRS Schedule C, въпреки че не помага да се изчислят прогнозните данъци. Можете да настроите и приложите множество нива на данък върху продажбите и можете да зададете няколко специфични за компанията настройки, включително валута.

Двукратното счетоводно отчитане на FreeAgent е очевидно, когато видите навигационна връзка за записи в списанията, както и основните необходими финансови отчети. За съжаление, има малко отчети извън тези и техните възможности за персонализиране са минимални. Можете да получите информация за нивата на запасите си, но е трудно и твърде сложно за приложение, което предполага да бъде проектирано за начинаещи. Ако откриете, че FreeAgent иска в определена област, имате много малко възможности за подобряване на неговата полезност с добавки.

Способни инструменти

Ако вече имате база данни с контакти във формат.CSV, можете да ги импортирате в FreeAgent с малко настройване. Сайтът също внася проекти и контакти от Basecamp и позволява ръчно влизане на хора и компании. Попълнените записи за контакти са добре проектирани. Тяхната структура помага да се намалят кликванията на мишката и се спестява време.

Адресът на активния контакт и други подробности се появяват във вертикален прозорец вдясно, докато по-голямата част от този екран показва няколко вида финансова информация, достъпна чрез щракване върху раздели. Те включват 12-месечно обобщение на сметки и фактури за този контакт, списък на свързани проекти и фактури, извлечение от акаунта с адаптивен период от време, история на акаунта и файл с бележки.

FreeAgent съдържа екрани, предназначени за въвеждане на прогнози, фишове за времето и таблици (с таймер), фактури, сметки, разходи и пробег. Това са основните транзакции, от които може да се нуждае едноличен собственик или много малък бизнес, а разрешеното ниво на детайлност ми се струва подходящо. Скелетната рамка за проекти ви помага да държите заедно свързани транзакции и бележки. Веднъж създаден, всеки проект има собствен екран с достъп до всички тези дейности.

Можете да получавате плащания от клиенти, като настроите търговски акаунти с PayPal, Stripe или Dwolla, но конкурентите предлагат повече разнообразие тук. GoDaddy Bookkeeping продължава и позволява на потребителите да управляват продажбите си в сайтове за електронна търговия като Etsy и eBay.

Разходите се обработват качествено. Можете да ги категоризирате и да посочите валута, да ги свържете с проекти и да ги правите повтарящи се и да качвате прикачени файлове (най-вероятно касови бележки). Що се отнася до сметките, FreeAgent предлага да не въвеждате тези, които ще се показват във вашата банкова емисия, като уеб хостинг или телефонната сметка, а само документирате тези, които ще платите след получаване на фактура например или които се плащат с кредитна карта, която не проследявате в сайта. Това ще гарантира наличието на данни за тези разходи.

Различни подходи

Както всеки друг сайт, разгледан тук, FreeAgent ви позволява да се свързвате с вашите финансови сметки, като въведете потребителското име и паролата, които обикновено използвате за достъп до тях. Можете също да качвате банкови извлечения директно в сайта.

FreeAgent третира два важни процеса по начин, който може да не е познат на потребителите. Първо, тя не предлага традиционно съгласуване на акаунта, когато съвпада банково извлечение с вашия онлайн баланс. По-скоро ви позволява да "обяснявате" транзакции във вашата банкова емисия, които не съвпадат автоматично, като зададете категория и въведете описание. Останалите услуги за много малки предприятия, които прегледах едновременно, работят по подобен начин.

Второ, проследяването му на инвентаризация е нетипично за приложенията за счетоводство за малък бизнес в САЩ. Въпреки че можете да въведете налично количество, когато създавате запис на артикули, и това количество се променя, когато го купувате или продавате, реалното счетоводство се извършва в рамките на доклади и записи в журнала. Не знаете кога създавате фактура дали имате достатъчно продукт за продажба.

Сложни въпроси

Когато дойде време да подготвите данъците си, вече ще имате проект на график C за справка (въз основа на данни на FreeAgent), тъй като категориите FreeAgent са базирани на същите категории, които IRS използва в Schedule C. Но сайтът няма Няма да ви помогне да изчислите прогнозните данъци, както прави GoDaddy Bookkeeping и не можете да импортирате тези данни в данъчна програма. Можете да копирате ръчно сумите по време на предварителна подготовка на данъка или да предоставите на вашия счетоводител достъп, ако той или тя прави вашите данъци.

Има смисъл да поканите своя счетоводител във вашия файл FreeAgent, тъй като повечето от малкото налични доклади са стандартните отчети, изисквани при счетоводството с двойно записване (баланс, пробен баланс и т.н.). Те са по-сложни от основните доклади за възрастовите длъжници и възрастовите кредитори, които FreeAgent произвежда. Фрийлансър или малък бизнесмен би могъл да ги разбере. Също така, в менюто „Счетоводство“ има връзка към записи в журнала. Директно въвеждане на дебити и кредити е нещо, което се прави най-добре от счетоводните специалисти.

Някои дефицити

Таблото за управление на FreeAgent - наречено Обзор - е екранът за отваряне. Това е добро средство, предоставяйки ключовите данни, от които се нуждаете, за да получите усещане за това, къде стоите финансово само за минута или две. Графикът на паричните потоци се движи хоризонтално през върха; можете да го настроите да показва три, шест или 12 месеца. Отдолу е прозорец с раздели, който ви позволява да избирате между списъци с фактури, разчети, проекти и фигури във времето.

Допълнителните прозорци на арматурното табло показват салдото на вашия акаунт, разходите и сметките, печалбата и загубата ви и график на предстоящите данъчни срокове. И бутона QuickLinks в горната дясна част отваря списък с връзки към отделни дейности, като New Expense. Всичко на страницата „Общ преглед“ всъщност се състои от интерактивни връзки, така че можете да прескочите бързо до свързани екрани на сайта.

Навигационна лента с инструменти в горната част на екрана разделя сайта на логически групи за съдържание, подобно на начина, по който го прави голяма част от конкуренцията. Разделът Контакти се отваря към таблица с всичките ви контакти и има множество опции за преглед (Активни клиенти, Активни доставчици, Клиенти с отворени фактури и т.н.). Ще щракнете върху раздела Работа, за да получите достъп до всички видове транзакции с изключение на сметки и разходи; те имат свои собствени раздели. Останалите три раздела са Банкиране, 1040 График С и Счетоводство (Отчети и записи в журнала).

Работните екрани в FreeAgent използват стандартни конвенции за Windows като падащи списъци, бутони и празни полета за въвеждане на данни. Кликнете върху менюто Работа, след това например Прогнози и ще видите списък с прогнозите, които сте създали. Падащите списъци ви позволяват да ги окомплектовате във „Всички прогнози“ или „Последни прогнози“ и по-нататък по състояние (например чернови, изпратени и отхвърлени). Таблицата, която показва вашата целева група, съдържа колони за дата, справка, контакт и проект, обща стойност и състояние. Можете да отворите и модифицирате всеки от тях, като щракнете върху бутона Редактиране и създадете нов, като щракнете върху лентата Добавяне на нова оценка в горния десен ъгъл.

Формите за транзакции се обработват малко по-различно, отколкото в много конкурентни сайтове. Най-често формулярите приличат на техните хартиени колеги и цялата информация се въвежда на един екран. FreeAgent представя серия от полета в списък, който представлява съдържанието, което обикновено се появява в горната част на формата. Трябва да щракнете върху Още опции и да създадете нова оценка, за да уточните вашите предпочитания и да добавите действителните елементи.

Екраните на FreeAgent като цяло не са толкова разбираеми, нито толкова графично привлекателни, колкото тези на конкуренти като FreshBooks и GoDaddy Bookkeeping.

Трудни състезатели

Не прегледах FreeAgent главата до главата със сайтове като QuickBooks Online и Xero; той беше оценен в сравнение със сайтове като GoDaddy Bookkeeping и FreshBooks, онлайн счетоводни решения, които са изградени специално или на свободна практика и много малки фирми. FreeAgent поддържа типовете задачи за счетоводство, необходими на много еднолични търговци и фрийлансъри, но това е по-малко от победителя на Choice на редактора - FreshBooks - по няколко начина. Потребителският интерфейс и навигационната схема на FreshBooks са по-привлекателни и интуитивни. Той предлага повече добавки и отчети, а отделните инструменти включват повече дълбочина и гъвкавост. Версията на FreshBooks, която прегледахме, е много по-евтина от FreeAgent и FreshBooks не таксува мобилното си приложение, като FreeAgent. FreeAgent върши някои неща добре, но не е почти достатъчно, за да предизвика тази година FreshBooks.