Преглед и оценка на Concord

Concord (който стартира безплатно за до трима потребители) е изключително проста, но измамно мощна платформа за управление на договори за целия жизнен цикъл на договора. Спортувайки интуитивно проектиран интерфейс, богато редактиране на документи и впечатляващ набор от договаряне на договори, управление, функции за подписване и интеграции, той е сред най-добре проектираните и достъпни платформи, които тествахме, за фирми от всякакви размери. Въпреки че Concord не предлага нивото на персонализиране на предприятието, автоматизация на работния процес, управление на задачи или задълбочени отчетни показатели и визуализации на редактора на Choice Agiloft, това е мощна платформа за жизнен цикъл на договорите. Предлага се в елегантен пакет, който е идеален за лесно и цялостно управление на договорите.

Цени и планове

Concord е безплатен за до трима потребители и включва редактиране на основни документи, обсъждане, предупреждения за крайния срок, електронно подписване и функции за следи за одит. Няма ограничения за договори или сигнали и Concord не таксува за изпълнение, обучение или подкрепа. Той обаче разделя потребителите си на три категории с различна цена. Създателите могат да имат достъп до всички функции на Concord в какъвто и план да е абониран клиентът. Камерата на организацията персонализира ролите и предоставя достъп до всеки творец. Сътрудниците разполагат с по-малко функции, които могат да извършват ограничени действия по създаване, редактиране и сътрудничество. И накрая, зрителите могат да преглеждат само документи и да експортират информация за жизнения цикъл на договора.

Като се вземат предвид тези три групи потребители, планът на групата започва от 100 долара на създател на месец, 50 долара за сътрудник на месец и е безплатен за зрителите. (Всички тези номера са, ако разходите се таксуват годишно). Груповият план включва контрол на версиите, разширен контрол на достъпа (администраторски надзор, персонализирани роли, правила за достъп и потребителски групи) и управление на измененията за актуализиране на договори.

Професионалният план е на цена от 150 долара на създател на месец, 75 долара на сътрудник на месец и отново е безплатен за зрителите. Професионалният слой включва функция за групово изпращане, работни процеси за одобрение на договори и достъп до таблото за аналитични данни на Concord, персонализирани политики за идентификация и експорт на данни. И накрая, Enterprise планът ще се движи до $ 195 на създател на месец и $ 95 за сътрудник на месец, като зрителите отново ще бъдат безплатни. Този план добавя персонализирано брандиране, локализация на данни, поддръжка на LDAP, управление на дъщерни дружества, достъп до интерфейса за приложно програмиране (API) на Concord и интеграции с Box, Dropbox, Google Drive и Salesforce. Въпреки че безплатният план на Agiloft е малко по-здрав, но като цяло цените между двете платформи съвпадат сравнително добре.

Управление на жизнения цикъл на договора

Интерфейсът на Concord е толкова лесен, колкото се получава. Платформата е проектирана да прилича на Gmail. Първият екран, който виждате след влизане в системата, е подобна на Gmail пощенска кутия, която показва всички договори, които в момента са във вашия тръбопровод, с цветни икони за състоянието, показващи дали договорът все още е шаблон, при преговори, в процес на изпълнение, подписан и чакащ, одобрени и т.н. Входящата кутия също показва компанията или страната, с която е свързан договор и кога е последно променен. Докато договорът се движи по тръбопровода, Concord автоматично актуализира състоянието на входящата си поща. Concord се чувства толкова много като входяща поща, че дори можете да филтрирате списъка чрез „четене“ или „непрочетено“.

Навигационното меню вляво ви предоставя остатъка от функционалността на Concord. Има няколко избрани икони: плюс икона за добавяне на нов документ или шаблон, иконата на входящата кутия, раздела Google Анализ и икона, която ви отвежда към срокове и отчет за дейности. По-нататък има икони за добавяне на нови потребители, помощ и настройки. В самата пощенска кутия се появява допълнително меню, което имитира структура на папките в Gmail.

Има голям червен бутон „Нов документ“ отгоре и под него можете да филтрирате входящата си поща само за договори, за които са необходими действия, договори с определен статус, чернови и изтрити договори и персонализирани папки за сортиране на договори в различни отдели като финанси, правни, маркетинг, обществени поръчки и продажби. В Concord тези опции се наричат ​​тагове и можете да добавяте нови маркери и да организирате маркери с неограничени подпапки и допълнителна категоризация, като типа на повтарящия се договор, с който имате сделка, било то договор за продажба, трудов договор или не - споразумение за оповестяване (NDA).

Универсалната лента за търсене на Concord може да изпълнява системни заявки не само на текст, но и на тагове и шаблони, и оптично търсене на разпознаване на символи (OCR) в сканирани PDF файлове и други качени документи за конкретни ключови думи, секции или клаузи. Функцията за търсене и структурата за маркиране е подобна на ContractWorks, освен без допълнителното ниво на включване на подбор от маркери в шаблони за категоризация на договори. Тъй като Concord, за разлика от ContractWorks, включва функции за съставяне на договори, редактиране и преговаряне, шаблонирането се обработва по различен начин.

Concord ви позволява да съставите договор от нулата, да създадете шаблони за договори и да качите съществуващи договори за преразглеждане, договаряне и подписване. Когато натиснете иконата плюс или бутона Нов документ от входящата кутия, можете да създадете три типа документи: нов документ за подписване, нов шаблон или можете да добавите изпълнен документ. Когато създавах нов документ за подписване, Concord ме заведе в пълен текстообработващ интерфейс с опции за форматиране, напомнящи Microsoft Word и Google Docs. Успях да създам и форматирам моя PCMag тестов договор, сякаш използвам пълен текстов процесор, включително възможността да превключвам Track Changes, за да предлагам редакции и да правя вградени промени в договора. Agiloft също има модул за създаване на договор, но това не е толкова мощно или толкова естествено усещане, колкото пълноценния текстообработващ процес, който получавате първоначално в Concord.

До редактора на документи е раздела Резюме, където можете да добавяте трети страни, полета и клаузи; свържете договора с други документи и задайте работни процеси за одобрение, за да посочите реда, в който потребителите трябва да преразгледат и подпишат договора, за да бъде одобрен и изпълнен. Тук също бях в състояние да задам известия за жизнения цикъл на договора, с опцията да въведем дата на подписване и продължителност на договора и след това да конфигурирам известия за подновяване и прекратяване. Concord автоматично изпраща сигнали на каквито и интервали да зададете в шаблони на договори или да конфигурирате на персонализирана основа. Освен това, клаузите могат да имат отделни крайни срокове с отделни известия по имейл.

До раздела „Обобщение“ се намира лесен раздел „Дискусия“, който в основата си е вътрешен чат дневник за договор. Можете да публикувате коментари и съобщения, докато редактирате и добавяте промени в проследяване на договор по време на преговори по прост вграден начин. Concord също така ви позволява да изберете дали всеки коментар, който правите, да бъде видим публично или само вътрешно, и приписва цветове на всеки потребител, редактиращ договора.

Тези подробности са разширени при рекламния музей в раздела История, който ви предоставя разбивка на версии, коментари и пълен одитен път за договора, който разглеждате или редактирате. Можете да се върнете към предишна версия на договора или да прикачите версия, за да направите сравнително сравнение на промените и след това да се потопите в пътеката за одит за време, подпечатана историята на всяка направена редакция. Функционалността на Concord за контрол и проверка на версиите е наравно с това, което ще намерите в Agiloft, Администриране на договори и проверка и одобрение на договори и управление на жизнения цикъл на договора за Coupa. Конкордът обаче е интегриран по-естествено в един интерфейс за редактиране на един документ и се смесва с функциите за сътрудничество и договаряне. Това ви дава по-цялостен опит за управление на договори, осигуряващ пълна прозрачност зад кулисите.

Вградена е и функцията eSignature на Concord; платформата не се интегрира с доставчици на трети страни като Adobe Sign и DocuSign. Тя ви позволява да пуснете полето за подпис в документа в долната част на договора или в множество полета. Това ви дава възможност да зададете конкретни подписали и да изпращате известия на тези потребители като част от работния процес на одобрение. Като цяло, Concord предоставя единна процедура за управление на жизнения цикъл на договора, която се чувства едновременно внимателна към вниманието си към детайлите на договора, но същевременно интуитивна в изпълнението си и потребителското изживяване (UX).

Отвъд основните функции на жизнения цикъл, разделът Настройки позволява на администраторите да конфигурират интеграции, персонализирано брандиране за предприятия и най-важното - интерфейс за настройка и надзор на подробни потребителски групи, видимост и права за достъп до договори. Както при Agiloft, Concord ви позволява да създавате потребителски групи за различни отдели и след това да обвързвате тези групи с маркери. Това гарантира, че екипът по продажбите вижда само договори за продажба, а екипът за поръчки вижда само договори за управление на веригата за доставки и доставчици и др. Можете също да редактирате индивидуалните права за достъп на различни потребителски нива с администраторски, потребителски, само за четене или персонализирани разрешения. ContractWorks и Coupa Управление на жизнения цикъл на договора предлагат подобни контроли за достъп на потребителите.

И накрая, Concord ви дава раздели за проследяване на крайните срокове на договора, отчет за дейността, обобщаващ всички действия на потребителя в системата, и раздел Google Анализ с някои основни отчети и визуализации на данни. Докладите са доста основни. Можете да видите визуализации като линия или лентова графика на състоянията на документи и хронологични номера при създаването на документи, броя на електронните подписи и няколко други опции. В сравнение с отчитането в Agiloft, Управление на жизнения цикъл на договора за Купа и Администриране на договори и Onit, отчитането вероятно е най-слабият елемент на платформата, но тя върши работата. Разделът Краен срок е полезен, за да ви даде бърза визуализация на подновяването и прекратяването на договори за даден период от време и можете да експортирате всички отчетни данни във формат CSV или Microsoft Excel или да изтеглите изображение на която и да е графика.

Безпроблемен опит за управление на договори

Concord прави управлението на договорите толкова лесно, колкото е възможно, без да губи никаква сложност и задълбочен контрол, които юридическите екипи и корпоративните отдели изискват от платформата на жизнения цикъл на договора. Интерфейсът, подобен на Gmail, на продукта и мощната среда за създаване на договори и за сътрудничество, са впечатляващи сами по себе си в сравнение с по-старите, по-старинни интерфейси. Добавете силен административен контрол и дълбоката проследяемост, която получавате с историята на Concord за контрол на версиите и одитните следи, и това прави мощна бизнес комбинация.

Изборът на редактори Agiloft има Concord по отношение на способността за персонализиране, отчитане и анализиране и автоматизация на работния процес, плюс леко предимство при ценовите пакети. Но UX и управлението на жизнения цикъл на Concord са най-доброто, което тествахме в тази група. Независимо от размера на вашия бизнес или вашите конкретни нужди за управление на договори, Concord е лесно за използване и спорт на набор от функции, който има по нещо за всеки.