Избор между безплатен и платен софтуер за счетоводство за малък бизнес

Секторите на услугите с много конкуренция често отглеждат купища на все по-евтини сделки, за да привлекат нови клиенти. В индустрията на счетоводния софтуер най-новата тенденция е да предлагате софтуер безплатно, докато гледате да извлечете печалба от пътя. Понякога тези предложения могат да имат много смисъл за определени бизнеси, но компаниите, които имат бърз растеж, трябва да бъдат внимателни.

С наличните freemium, малък бизнес и корпоративни инструменти може да бъде трудно за малки и средни предприятия (SMBs) да определят кое решение е подходящо за тях. Може да имате пари за закупуване на скъп софтуер като Cougar Mountain Denali Summit и Microsoft Dynamics GP, но наистина ли се нуждаете от цялата тази функционалност и мащаб за персонализиране? Обратно, може да успеете да се измъкнете с използването на безплатни инструменти от компании като Wave, но дали инструментът е достатъчно умен, за да се справи с по-сложни задачи?

За да разбера какво трябва да търсят МСП при избора на платен счетоводен софтуер, разговарях със Скот Дейвисън, съосновател на Acclivity, доставчик на настолен инструмент за счетоводство за малък бизнес AccountEdge. Попитах го за цените, гъвкавостта, сигурността и обслужването на клиентите.

Вашият платен софтуер прави ли повече от основната четворка?

Дейвисън каза, че повечето от безплатните счетоводни инструменти могат да се справят с управление на акаунти, проследяване на разходите, фактуриране и продажби. Това са минималните задачи, които всеки инструмент трябва да може да ви помогне да изпълните, независимо колко сте готови да платите.

"Това е ядрото", каза Дейвисън. "Ако всичко, от което се нуждаете, е да направите това, тогава вероятно сте добре на фриймиум модел. Тъй като тези нужди стават все по-сложни… оттук може да започнете да оценявате нуждите си от това какво е на пазара и колко струва."

Възможно е да възникнат допълнителни нужди, с които вашият freemium инструмент не може да се справи. Ако имате нужда от софтуер, който може да се справи с неща, като например таксуване за време, проследяване на инвентара и ведомост за заплати, вероятно ще трябва да инвестирате в платен инструмент. Освен това, въпреки че повечето безплатни инструменти могат да обработват данни за продажбите, ако вашият бизнес има няколко отдела, може да искате да помислите дали да не се сдобиете с по-сложен инструмент, тъй като повечето freemium инструменти няма да ви позволят да въвеждате данни за продажбите по отдели (по-скоро ще трябва да въведете данните като една буца единица).

Колко гъвкав е вашият счетоводен инструмент?

Една от основните причини фирмите да избират софтуер за корпоративно ниво за приложения на по-ниски разходи или freemium приложения е, че корпоративните инструменти често предоставят неограничени персонализиране, които могат да огъват и слоя софтуер, специфичен за нуждите на всеки клиент. Инструментите за малък бизнес, като този, предоставен от Acclivity, няма да предложат това ниво на сложност.

Това обаче не означава, че сте останали с това, което излиза от кутията. Помислете какви интеграции на трети страни предлага вашият SMB софтуер. Интегрира ли се с инструмент за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM)? Извлича ли данни от вашия софтуер за електронна търговия? Ако инструментът за счетоводство на малък бизнес може да ви осигури множество интеграции и добавки, може да не е необходимо да харчите големи пари на платформа на ниво предприятие.

"Софтуерът трябва да бъде достатъчно гъвкав, за да отговори на вашите нужди", каза Дейвисън. „Но това е трудна цел. Нашият софтуер не е за един конкретен тип индустрия. Трябва да имаме решение, което да отговаря на вашите нужди, но нямаме такава възможност за персонализиране. като нож на швейцарската армия. Нашите добавки предоставят на клиентите допълнителни компоненти, които се закрепват към софтуера, за да продължат да го правят подходящи за техните нужди."

Вашият софтуер сигурен ли е?

Една от основните точки на разграничаване, която ще намерите между корпоративния клас, SMB и Freemium счетоводен софтуер е нивото на сигурност, което вашият доставчик възнамерява да осигури. Ако не плащате цента за вашия софтуер, реално очаквате ли сигурност на ниво Fort Knox?

Това е една от причините Дейвисън да заяви, че клиентите му предпочитат локалния софтуер пред облачните базирани инструменти. „Много хора са изтеглени към облака срещу волята си“, каза той. "Но те не вярват на финансите си в облака. Става въпрос за сигурността и контрола."

AccountEdge е инструмент на работния плот, който може да се разшири в облака с придружаващо приложение. Acclivity обаче не предлага само облачна версия на инструмента. „Част от причините, поради които наблюдаваме голяма активност и интерес, е, че след като лицензираме софтуера за настолни компютри, можете да го поставите в собствената си мрежа, зад защитна стена, това е ваша“, каза Дейвисън. "От гледна точка на сигурността, това ви дава максимален контрол."

Това не означава, че базираните на облак инструменти са по своята същност по-малко защитени от настолните приложения. Например, Intuit QuickBooks Online Plus съхранява данни на защитени от защитна стена сървъри, където данните са криптирани. Когато вашите данни напуснат уеб браузъра, те се предават чрез технологията за криптиране на защитен сокет (SSL). Intuit също така позволява на администраторите да ограничават достъпа до конкретни типове данни вътре в инструмента, ако решат да предоставят определена информация само на служители на изпълнително ниво.

Обслужване на клиенти

Този трябва да е не-мозъчен. Колкото по-конкурентен става пазарът, толкова по-важно трябва да бъде обслужването на клиентите. Можете ли да се свържете с доставчика на вашия счетоводен софтуер, ако и когато нещо не работи правилно? Можете ли да ги достигнете по избрания от вас носител или те принуждават да изберете конкретна комуникационна платформа? Представителите на услугите говорят ли на вашия език или доставчикът е възложил екипа си за помощ?

Това са невероятно важни въпроси, които трябва да зададете на всеки от бъдещите си доставчици. Много вероятно е счетоводният софтуер на ниво предприятие да предложи 24/7 поддръжка, особено ако желаете да извършвате петцифрени годишни плащания или повече. Ако обаче се опитвате да изберете сред списък с безплатни и платени SMB инструменти, ще искате да проучите внимателно възможностите за услуги.