Преглед и рейтинг на Асана

Любителите на производителността обичат Асана - и то с добра причина. Този инструмент за сътрудничество в екип е специализиран в управлението на работния поток, но също така обработва алумидния дизайн на задачите. Въпреки това Asana не бива да се бърка с пълния софтуер за управление на проекти, въпреки новата си функция на Timeline. Тя не включва нито собствено проследяване на времето, нито други усъвършенствани инструменти, които очакваме да видим за цялостно управление на проекти. Но за управление на задачи и работни потоци, това е гъвкав и елегантен инструмент, който можете да наведете по волята си. Asana е едно от най-добрите приложения за сътрудничество и производителност за екипи и избор на редактор.

Цени и планове

Ако искате да видите какво представлява Асана, услугата предлага безплатен слой за акаунти за екипи от 15 членове и по-малко. Единствените други големи ограничения са, че не можете да използвате изглед на Timeline, Asana, разширени табла за управление или разширени инструменти за търсене. По-късно ще обсъдим подробно всички тези характеристики. Потребителите на безплатни акаунти получават всички други функции за управление на задачите, включително възможност за създаване на задачи, назначаване на хора към тях, добавяне на срокове за запис, писане на коментари и прикачване на файлове. Също така няма ограничения за броя на задачите или проектите, които можете да създадете. Препоръчваме да използвате безплатния акаунт поне няколко седмици с малка тестова група, преди да надстроите до платено ниво на услуга.

Asana Premium струва $ 119, 88 на човек годишно или $ 11, 99 на човек, ако плащате месечно. Премиум акаунтът включва всичко в безплатния акаунт и премахва ограниченията за размера на екипите, таблата за управление и инструментите за търсене. Премиум акаунтите идват с няколко допълнителни предимства, включително функцията Timeline Timas, частни екипи и проекти, персонализирани полета, зависимости от задачи, административен контрол и приоритетна поддръжка. Частните проекти са достъпни само за поканени членове, докато проекти, които не са частни, са достъпни за всички в екипа.

Много малки екипи от 15 души или по-малко, които искат Premium функции, плащат по-ниска ставка: 75 долара на човек годишно или 7, 50 долара на човек на месец. Студентските групи също могат да се свържат с компанията за безплатен шестмесечен пробен период на Asana Premium. Цената се увеличава през последните няколко години, но хората, които имат съществуващи и активни споразумения в Асана, могат да продължат с по-ниските темпове.

За сравнение, Todoist Premium струва $ 29 на година за лична употреба или $ 29 на човек годишно за екипи. От най-висок клас Podio започва от $ 9 на човек на месец или приблизително 86 $ годишно, ако се плаща годишно. Така че Асана е доста по-скъп от Тодоист, но е близък по цена с плановете на Podio Basic и Plus.

Асана има и функции на борда на канбан, така че други популярни приложения на канбан, като Trello, Wrike и Volerro, също са честна игра за сравнение. Trello таксува $ 119, 88 на човек годишно, същото като Asana. Volerro таксува само 7, 99 долара на човек на месец. Wrike таксува почти същата сума като Asana Premium за нейното професионално ниво на обслужване ($ 117.60 на човек годишно) и много по-висока тарифа за услугата в бизнес клас ($ 297, 60 на човек годишно)

Какво е Асана?

Asana е инструмент за управление на работния процес, който използвате предимно за управление на задачи. Тя се различава от традиционните приложения за управление на проекти именно поради липсата на структура. Асана е като тесте карти, докато софтуерът за управление на проекти е като настолна игра. Настолните игри са проектирани да се играят с поредица от предварително зададени правила. Необичайно е играчите да се отдалечават твърде далеч от тези зададени инструкции, въпреки че всеки може да се съгласи на някои изменения от време на време.

С тесте карти имате повече възможности. Например, можете да играете добре позната игра с установени правила, като теглене с пет карти или да измислите своя собствена игра. Да речем, че решите да играете роми. Всеки на масата първо трябва да се съгласи коя версия на руми да играе (прав руми, 500 руми, джин роми и т.н.). Има шаблон за играта, но точните правила трябва да бъдат предварително определени от всички играчи.

В случая на Асана има точно толкова предварително зададени начини, които можете да използвате, както има и персонализирани начини. Още една отличителна черта е, че Асана е по-подходящ за текуща работа, докато приложенията за управление на проекти обикновено са по-добри за проекти с ясни начални и крайни дати, както и резултати. Изграждането и стартирането на уебсайт за новини е проект. Писането на ежедневно съдържание за новинарски уеб сайт продължава работа.

По-конкретно, Асана следи кой е отговорен за задачата, информацията, свързана с всяка задача, и цялата друга информация, свързана с напредъка на тази задача. Ако това все още ви звучи объркващо, знайте, че настройването на Асана за вашите нужди е най-трудната част. След този първоначален период, откритата природа на Асана също е един от най-добрите й аспекти. Вижте ръководството на Асана за това как да започнете и евентуално да овладеете всички негови функции.

Структурата на Асана

Преди да отворят Асана пред всички в организацията, група администратори трябва да вземат окончателно решение за това как Asana ще бъде приложена и използвана. Макар че някои инструменти за сътрудничество показват простота, това наистина не е така с Asana. Асана е интуитивен, но след като започнете, пълната му липса на структура може да затрудни да се гмуркате без добро обмисляне. Асана наистина предлага някаква помощ в структурата с шаблони на проекти, за които обсъждаме по-късно, но перспективата за превод на организационна структура по начин, който има смисъл, може да бъде плашеща.

Що се отнася до основната йерархия на работния процес, всеки екип отговаря за поредица проекти с индивидуални списъци със задачи. Всяка задача може да има подзадачи, както и правоприемник, крайна дата, прикачени файлове, коментари, тагове и последователи. Използвате тези задачи и подзадачи, за да проследявате работата. Коментарите и други данни ви помагат да разберете какво се случва със задачата, така че да не е необходимо да обсъждате въпроси по имейл или по друг начин. Когато задачите и подзадачите са завършени, цялата им история и всичко, което се е случило, свършват към самата задача. Така всяко работно действие има смислен контекст.

В допълнение към способността си да следи подробностите, Асана е полезна и за по-широко представяне на отговорностите на всеки член на екипа. Персонализираните търсения, за които обсъждаме по-подробно по-късно, или дори просто разглеждането на списъка със задачи на някой друг, са ефективен начин да разберем дали някой е свръхкнижен или по-нисък. Можете да използвате тези прозрения, за да направите ефективни промени.

Поверителност и сигурност

Asana осигурява връзки към своя сайт, използвайки поне протокола TLS 1.1 и хоства своите данни в "сигурни SSAE 16 одитирани центрове за данни чрез Amazon в САЩ." Asana предлага и програма за баги за разкриване на уязвимости с услугата. Наскоро Асана спечели SOC 2 Type 1 сертификат. Одитите на Soc 2 се ръководят от Американския институт за CPA и според тази организация се отнасят до „контролите в сервизна организация, свързани с сигурността, наличността и целостта на обработката на системите, които организацията на услуги използва за обработка на данните на потребителите и конфиденциалността и поверителност на информацията, обработвана от тези системи. " Както при Slack, можете също да проверите състоянието на Asana чрез онлайн табло.

На ниво употреба Asana обхваща сътрудничество между всички членове на екипа. Със сигурност можете да запазите проектите и задачите частни в Асана, но естеството на инструмента е да разрешите на всички членове на екипа равен достъп да виждат, редактират и взаимодействат с информация в приложението. Въпреки това Asana ви позволява да маркирате проектите само като коментар или да присвоите това ниво на разрешение на отделни членове.

За екипите, които използват Asana като отворена платформа, е много важно да поддържат диалог относно правилата за ангажиране, за да се гарантира, че всички са съгласни да използват приложението по един и същи начин, да не презаписват работата на другия и т.н. Наскоро Asana добави нови опции за защита на предприятието, включително възможността да контролира кои приложения могат да се използват при интеграцията и да ограничи кой може да добавя гости.

Виж и се почувствай

Asana се предлага в мрежата и чрез App Store и Google Play Store, но не предлага настолно приложение. Някои приложения за сътрудничество, като Slack, предлагат варианти за настолни компютри, но това не е прекъсвач на сделката.

Уеб интерфейсът на Asana е ефективен и отзивчив, с достатъчно цветен и дизайнерски усет, за да бъде интересен и полезен, без да изглежда прекалено затрупан. Има и някои изненади, като празнични анимации, които се появяват на екрана от време на време, въпреки че можете да деактивирате тези допълнителни ефекти, ако не ви допадат. Asana също включва серия клавишни комбинации, наречени Hacks в секцията си с настройки, които добавят различни видове функционалност и индивидуалност. Например, натиснете TAB + B за малко котешко забавление, след като активирате свързания хак.

Таблото за уеб е разделено на три основни области: лява релса; главен прозорец, който се променя въз основа на това, което изберете отляво; и дясно информационно поле, което се вписва в онова, което гледате в главния прозорец. Основният прозорец също включва бутон за бързо добавяне на елементи като задачи или проекти, лента за търсене и икона на профил. В настройките на вашия профил можете да добавите основна информация за акаунта, да зададете предпочитания за известия, да настроите предпочитанията за дисплея и гореспоменатите визуални ефекти и да конфигурирате интеграции с други приложения като Harvest и Zapier. Asana поддържа пълен списък на поддържаните приложения и интеграции.

След най-новата актуализация на дизайна, вие навигирате в интерфейса през менюто отляво, което също може да бъде напълно скрито, ако искате да се съсредоточите върху главната страница. От горе до долу основните ви опции са Начало, Моите задачи, Входяща поща и Табло за управление. Тези опции могат да се различават в зависимост от глобалните настройки на вашата организация. Начало е нов раздел, който показва вашите любими и скорошни проекти, докато My Tasks показва всичко, което ви е възложено или което следвате. Ако видите нов банер над всеки проект в раздела Начало, можете да го поставите с мишката, за да видите най-новата дейност. Входящата кутия е само емисия от дейности в Асана. Можете да добавите конкретни проекти в секцията „Табла за управление“, за да следите актуализациите и да получите преглед на изпълнението на задачата. Жълта точка се появява до „Вх. Поща“, когато имате непрочетени известия.

Продумният дизайн кара основния прозорец в Асана да се огъва спрямо вашите нужди. Например, когато щракнете върху проект отляво, главният прозорец изскача контекстуално меню под името на проекта с Timeline, Calendar, Conversations, Progress и Files. Можете също да сортирате артикули по Признак или Дата на плащане под който и да е изглед на задачи, или да изберете да показвате само изпълнени или непълни задачи. Задачите се плъзгат по екрана, когато щракнете и ги плъзнете, за да промените реда си, което прави преприоритизацията наистина проста. Ако искате, можете също да организирате задачи в секции, но имайте предвид, че тези раздели не засягат никакви класификации на задачи другаде.

Допълнителни функции и в употреба

Асана не спестява функции. Когато създавате задача, можете да я присвоите на член на екипа, да насрочите дата на изтичане или да добавите повтаряща се дата, да качите или да свържете към свързани документи, да пишете коментари, да добавяте маркери и дори да се абонирате или да се отпишете, за да получавате известия всеки път настъпват промени в задачата. Разделът Коментари е особено полезен, тъй като поддържа форматиране на богат текст, редактиране на коментари и директни споменавания чрез символа @ между другото.

Етикетите помагат за по-лесно търсене на задачи, а функцията за разширено търсене, в която ще се потопим по-късно, е доста добра. Интерактивните квадратчета ви позволяват да маркирате задачите, докато ги изпълнявате - и също толкова лесно да ги премахнете, ако вие или друг член на Асана удари нещо по погрешка. Асана също ви дава възможност да създадете потребителско поле. Можете да добавите поле, което показва приоритет на задачата (нисък, среден, висок) или можете да използвате персонализирани полета, за да посочите състоянието на задача (в очакване, в процес на очакване на окончателно одобрение).

Асана също така интегрира календар, който можете да използвате, за да следите датите. Като положителна нотка, Асана изглежда възприема сериозно отзивите на потребителите. След като получи прекалено отрицателни отзиви за промените в календара, Асана върна актуализацията и работи по осигуряването на запазването на наследените функции в допълнение към подобренията на производителността.

Асана не предлага функции за чат, което е разочароващо, макар че се интегрира с Slack и Microsoft Teams. Асана предоставя пространство, наречено Разговори, табло за съобщения, на което членовете на екипа могат да обсъждат въпроси помежду си, които не са пряко свързани с нито една конкретна задача. Например членовете могат да обсъдят обхвата на бъдещите проекти, творчески идеи или процедура. Все пак това не е ефективно за директни съобщения или непринудени разговори.

Асана също не е най-умелото средство за проекти с интензивна графика, но се подобрява с годините. Гледката на канбан, за която говорим по-късно, е едно подобно подобрение. Можете да качвате изображения към задачи, но не можете да ги маркирате в самото приложение. Можете обаче да визуализирате прикачени изображения, обаче, от формата.

Шаблони и изгледи

Ако не сте сигурни как да създадете проект, Asana предоставя серия от шаблони, които можете да използвате. За да започнете, натиснете бутона Plus> Проект. Шаблоните е средният раздел. Примерите за предварително проектирани шаблони включват дневния ред за срещи, пътната карта на продуктите и борда на служителите. Разбира се, можете да създадете свой собствен шаблон, както и да не се придържате към тези структури. Мислете за тях като за отправна точка.

Друга полезна функция е способността на Асана да създава зависимости между задачите. Да речем, че имаме задача A, задача B и задача C, влезли в Асана. Ако задача C не може да бъде изпълнена, докато задачите A и B са завършени, можем да добавим зависимости между тези три.

Естествено тогава може да очаквате Асана да има някаква функционалност на диаграмата на Гант. Въведете сравнително скорошния изглед на времевата линия. Тук потребителите могат да видят всяка една от задачите си, изложени във формат на Гант. Зависимостите са представени с редове между задачите и можете да правите промени по желание. Диаграмите на Гант са особено полезни за това как да видите как забавянето на една задача или продължителното отсъствие на член на екипа може да повлияе на целевите дати надолу по линията. Асана също така разгърна възможността да организира задачите в изгледа в секции. Проекти за работа в екип предлага изглед на диаграма на Гант, но той не е почти толкова добре проектиран.

Kanban Boards в Асана

Сега Асана включва изглед на борда, предназначен да даде на екипите начин да управляват работата, използвайки kanban. Приложенията на Kanban са специализирани в това да ви помогнат да визуализирате цялата работа, която трябва да се свърши и цялата работа в ход, с акцент да се гарантира, че екипите не се претоварват с толкова много задачи, че губят фокус и стават по-малко продуктивни. Kanban прави това, като ограничава броя на задачите, които могат да бъдат възложени на дадено лице или отдел в даден момент.

Trello е друго приложение за производителност, което използва стил kanban. Един от методите е да настроите няколко колони, които корелират със състояние на завършеност. Може да има смисъл да има например колони за DEV, QA и Production. За да преместите задача от един етап в друг, просто го преместете на следващия.

Имайте предвид, че използването на този изглед на борда изисква да създавате проекти специално в този стил. С други думи, не можете просто да преминете от изгледа на задачата по подразбиране към този стил към момента на този преглед. За да промените изгледа си, по време на фазата на създаване на проекта, просто погледнете под секцията за оформление и изберете опцията Board.

Както беше споменато по-горе, изгледите на Board могат да бъдат по-полезни за екипи, които работят с визуални материали, тъй като можете да зададете корични изображения за всяка задача в колона. Точно както при другите изгледи на Асана, можете да създавате персонализирани полета, когато в изглед на борда и да коментирате флага директно на хора със символа @, полезна, но по-малко често срещана функция сред специализираните приложения на kanban. Асана обаче няма всяка желана функция на канбан. Липсват плавни платна и ограничения за работа. KanbanFlow има всички тези функции.

Разширено търсене и отчети

Asana включва отлична разширена функционалност за търсене. На най-горното ниво при заявка за термин можете да определите дали търсите задача или разговор. Други полета по подразбиране включват: Присвоено на, в проекти; и последвано от. Освен това можете да определите дали дадена задача има прикачен файл, ако е завършена, както и датата на падеж. За да добавите още повече, можете да добавите Филтри за персонализирани полета, Хора, Тагове, Зависимости и дори Подзадачи. Ако не можете да намерите това, което търсите с тези инструменти, най-вероятно не съществува на първо място.

Асана улеснява запазването на всяко от тези сложни търсения като интерактивни отчети, които се намират в менюто отляво за бърз достъп. Тези отчети се актуализират, тъй като новите елементи съответстват на условията и можете да редактирате условията за търсене във всяка точка. Оценяваме тази функция, тъй като тя може да бъде безценна за мениджърите, които търсят да разберат кой е продуктивен. Дори за хората това е добър начин да се проследи напредъкът на отделните хора във времето.

Мобилни приложения на Асана

Asana предлага безплатни мобилни приложения за Android и за iOS. За тестване инсталирахме Asana на Google Pixel, работещ с Android 9.0. Нямахме проблеми с изтеглянето на приложението и пеенето в акаунт.

Приложението е настроено малко по-различно, отколкото в мрежата, но интерфейсът запазва изчистения си вид. Например, повечето от навигационните връзки и структури са от дясната страна на екрана, а не отляво. След като влезете, Асана ви отвежда директно в списъка със задачи, който вероятно ще прекарате по-голямата част от времето си. Въпреки че цялата основна функционалност, включително възможността за създаване, проследяване и изпълнение на задачи, е в приложението, Асана е склонен да работи най-добре на голям екран, където можете да видите много информация наведнъж, така че малкият размер на екрана не е ' t идеален.

Въпреки това, определено е възможно да бъдете продуктивни от телефона си и оценяваме, че можете да получите достъп до Асана от всяко място, където имате интернет връзка. По-специално, приложенията също имат доста офлайн възможности. Когато работите офлайн в мобилните приложения, виждате сиви облаци, показващи, че съдържанието все още не е синхронизирано, така че никой от вашите сътрудници няма да може да го види, докато устройството ви не се свърже отново и не се синхронизира.

Колода карти

Замисленият дизайн на Asana, интерактивните интерактивни елементи и щедрото разпределение на членове в безплатната му версия го правят мощно приложение за управление на задачи за лични проекти и работа в екип. Неговата гъвкавост, обширен набор от функции и разнообразие от изгледи на работния процес също са похвални. Поради всички тези причини Асана печели избор на редактор за приложения за сътрудничество. Въпреки че не е евтин и липсата му на структура може първоначално да предизвика тревожност, обещаваме, че е инструмент, който си струва да се използва.