7 начина да направите безпрепятственото надграждане на вашия телеком

Независимо дали се премествате от стара, обикновена стара телефонна система (POTS) или просто мигрирате съществуващата си услуга Voice-over-IP (VoIP) към друг доставчик, превключването на гласови услуги е трудно и потенциално опасно за производителността на вашите служители. Важно е да се подготвите. Има няколко важни стъпки, които трябва да предприемете, преди да се активира услугата ви, за да се гарантира безпроблемната работа. Честотната лента, натоварванията на повикванията и извънредните ситуации са сред важните фактори, които трябва да се вземат предвид по време на процеса на подготовка.

Разговаряхме с Джеф Валентин, главен маркетинг директор в NetFortris Fonality, една от нашите услуги за избор на редактори за бизнес VoIP, за да обсъдим стъпките, които вашият бизнес трябва да предприеме преди надстройка на VoIP, за да гарантираме, че няма смущения. В по-голямата си част процесът на настройка на VoIP е повече наука, отколкото изкуство. Това е добра новина за вас, защото означава, че ако следвате съветите на Свети Валентин и този на избрания от вас доставчик на VoIP услуги и интернет услуги (ISP), тогава трябва да имате лесна реализация.

1. Уверете се, че вашата интернет връзка е готова за VoIP

Ако имате прилична скорост на интернет за офис без настройка за VoIP, тогава трябва да се свържете с вашия интернет доставчик и вашия доставчик на VoIP, за да определите дали той може да се справи с добавения товар, който VoIP разговорите ще поставят върху него.

„Причината номер 1 за проблеми са лошите интернет връзки“, каза Валентин. Той препоръчва да тествате връзката си за скорост и качество и ако определите, че няма да може да се справи с напрежението на VoIP данни, има две неща, които можете да направите, за да подобрите качеството на разговорите, без да променяте услугите. Първо, за да разберете дали връзката ви може да се справи с VoIP, той съветва да стартирате пробна версия с вашия доставчик по избор.

"Ако ви звучи добре, по-вероятно е да имате добра връзка", каза той. Ако установите, че връзката ви причинява прекъсвания, той предлага частна линия между вашия бизнес и вашия VoIP доставчик, за да създаде частна връзка за честотна лента, която няма да бъде нарушена от други процеси в офиса.

Второ, Валентин съветва клиентите си с лоши връзки да инсталират хибридна VoIP / аналогова система, за да поддържат натоварването до минимум. Общото правило за инсталиране на VoIP система е, че трябва да увеличите честотната лента със 100 Kbps. Така че за всеки 10 потребители трябва да имате 1 Mbps пренос на честотна лента във вашата мрежа.

2. Купете рутер с функции за качество на обслужване

Някои маршрутизатори са в състояние да разпръснат трафика за качество на услугата (QoS). Тази функция е предназначена за сегментиране на пропускателната способност на VoIP от всички ваши други мрежови честотни ленти. По принцип той ще ви позволи да изберете конкретни приложения, които работят в мрежата ви въз основа на подписа им за трафик, и след това да разрешите на вашия ИТ администратор да определи приоритети или гарантиран процент от общия ви капацитет на тръбите на тези приложения въз основа на това колко са важни за вашия бизнес. Това означава, че вашият VoIP трафик винаги преминава, така че да не се прекъсвате при разговори, ако някой реши да предава Netflix по време на обяд. Днес има много малко маршрутизатори, които не са способни на QoS под някаква форма, но трябва да поговорите с вашия доставчик, за да видите дали имат предпочитан партньор.

Едно нещо, което трябва да имате предвид, е, че маршрутизаторите няма да могат да ви помогнат, ако мрежата на вашия VoIP доставчик е претоварена. Те ще помогнат само ако вашата проблем е вътрешната мрежа, което ни води до следващия ни важен момент.

3. Проверете надеждността на вашия доставчик

Този е не-мозъчен, защото, ако вашата VoIP услуга е деактивирана, няма значение колко е евтина или колко ясни са вашите разговори. Повечето облачни VoIP услуги ви позволяват да видите каква е средната им продължителност на работа, за да определите колко често цялата им система се проваля. Ако те не публикуват тази информация на своя уебсайт, трябва да ги попитате директно.

Ако предпочитаният от вас доставчик има петнист запис за управление на продължителността на работа, може да загубите телефонна услуга в най-важното време на деня или годината. Прекъсване на услугата като това може да бъде осакатяващо за телефонни фирми.

4. Отделен VoIP трафик през VLAN

В допълнение към маршрутизаторите на QoS, можете да използвате виртуална локална мрежа (VLAN) за сегментиране на гласовия трафик. Можете да мислите за VLAN като мрежа в мрежата. VLAN мрежите могат да се базират на няколко характеристики, включително местоположение, устройства, потребителски групи и, да, тип трафик. В случай на VoIP, VLAN просто ще сегментира този трафик в рамките на общия ви капацитет на мрежата, за да осигури по-незабавна реакция. Това е особено полезно за компании с повече от 50 служители, използващи VoIP услуга.

Можете също така да опитате да дефинирате софтуерна мрежа с широка зона (SD-WAN), която осигурява интернет връзка, която се намира на върха на съществуващата ви интернет връзка. Например, ако имате Time Warner интернет, SD-WAN рутер ще пренасочва трафика през виртуална частна мрежа (VPN) през вашия трафик на Time Warner, за да се увери, че трафикът стига до мястото, където е най-необходимо. Или ще ви позволи да включите втора VPN услуга във вашата VPN, за да определите коя услуга функционира най-добре в момента, за да насочите трафика към тази мрежа.

5. Определете правилното зареждане на повикването

Valentine препоръчва съотношение 1 към 1 между броя на служителите, използващи VoIP, и общото натоварване на разговорите, налично във вашата система. Това означава, че вашата VoIP услуга трябва да може да се справя с всеки един служител, който извършва VoIP разговор в точно същото време.

Това ще изисква малко предвидливост от ваша страна, тъй като може да се наложи да разширите или извадите броя на служителите във вашата компания. Така че, ако имате намерение за основна работа за наемане или ако планирате съкращения, вземете предвид това какъв трябва да бъде максималният ви обем на повикване.

6. Оценете повече от един SIP телефон

Основният протокол, който свързва VoIP разговори и периферни устройства заедно, е Session Initiated Protocol (SIP). Почти всяко VoIP устройство - включително маршрутизатори, комутатори и ръчни устройства - ще поддържа SIP, освен ако не е част от собствено решение, което използва собствен протокол. Когато търсите телефони с възможност за VoIP, SIP ще бъде протокол, който почти винаги ще видите в списъка като „поддържан“. Но това не е всичко, което има за VoIP телефон.

Определено трябва да тествате няколко различни разновидности на SIP телефона, за да видите как работят с избрания от вас доставчик на VoIP. Вашият доставчик обикновено ще има предпочитани хардуерни партньори и дори може да има услуга, която предварително да конфигурира тези телефони за вашата преди изпращане, така че можете просто да включите и играете, след като пристигнат. Въпреки това, не позволявайте на това удобство да ви люлее излишно, тъй като има и други съображения.

От една страна, трябва да тествате вашите телефони, за да видите как те работят с избраната от вас платформа за маршрутизиране, както и с всички приложения, които ще имате, които се намират на върха на вашата VoIP мрежа или се свържете с нея - неща като платформата ви за помощ, вашият клиент приложение за управление на взаимоотношения (CRM) и със сигурност вашите инструменти за управление на ИТ. И накрая, ако предоставяте безжични VoIP обаждания на мобилни устройства и някое от тях идва от вашия мобилен оператор, тогава трябва да ги тествате и старателно. Voice е критична комуникационна платформа и със сигурност зряла технология, но VoIP все още има много клопки за непроверени или небрежни; уверете се, че не сте сред тях.

7. Създайте план за спешни телефонни разговори

Ако следвате стъпките, изложени по-горе, вероятно ще имате лесен преход. Трябва обаче да сте подготвени за сценарии на бедствия. Един от начините да гарантирате, че ще имате време за работа е да изградите хибридна локална / облачна VoIP система. По този начин, ако облакът на вашия доставчик се понижи, можете да използвате вътрешните си ресурси за прехвърляне на повиквания. Или ако във вашия квартал има наводнение, тогава можете да прехвърлите цялото си натоварване в облака на вашия доставчик.

"Това се случва с все по-голяма честота", каза Валентин. "Ако една сграда загуби енергия, бизнесът, който разчита на телефони, е без работа. Ако се преместите в облака, можете да избегнете проблема с локални прекъсвания. Но ако облакът има прекъсване, вашият доставчик може да бъде в състояние да изпрати разговори по телефонни линии, а не интернет връзка."

Ако телефонната система не работи както на облачно, така и на местно ниво, тогава е изключително важно да насочите трафика на телефона към други методи за комуникация, като чат и имейл. Клиентите ви все още ще се ядосват, но вероятно ще изберат да изкажат недоволството си на вашите чат агенти, а не да вентилират в социалните медии.