7 съвета при избора на услуга за voip за вашия бизнес

Разбира се, доставчиците на гласови над IP (VoIP) в бизнес клас са най-популярният избор сред малките фирми и стартиращи компании в наши дни. В крайна сметка, получавате цялата функционалност на голям бизнес централа за част от парите и това, което се таксува месечно и на потребител в повечето случаи. На всичкото отгоре получавате изцяло нов пейзаж на гъвкавост, защото вашите телефонни разговори вече са данни.

Това означава, че те могат да бъдат интегрирани с други системи, като например управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM) или система за обслужване на бюра, а също така могат да бъдат извлечени за нови проучвания как се чувстват вашите клиенти към вашия бизнес и каква демография съставя основната ви публика.

Ако сте решили да надстроите до VoIP услуга, но се чудите откъде да започнете, краткият отговор е: Движете се бавно, правете домашната си работа и не оскъпявайте основното внимание. Има куп невероятни бизнес VoIP системи, но всяка от тях има различен набор от функции и различна структура на ценообразуване, така че изборът може да бъде труден. RingCentral Office е един от нашите избори за избор на редактори, но това не означава, че трябва автоматично да стартирате до техния уебсайт, за да го купите. В действителност, други системи могат да се съсредоточат върху различни възможности, като Freshcaller със специализацията си в функции на кол центъра.

Така че трябва да направите домашната си работа, за да сте сигурни, че избраната от вас VoIP услуга е подходяща за вашия конкретен бизнес. Имайки това предвид, ние съставихме този списък от важни критерии, които трябва да вземете предвид, преди да изберете бизнес VoIP система.

1. Планове и цени

Можем да започнем с най-важната характеристика: цената. Каква полза е изборът на бизнес VoIP услуга с всички звънци, ако не можете да си го позволите? AT&T Collaborate, другият ни победител в редакционния избор, има фантастичен избор от функции, но той започва от $ 34.95 на месец на потребител за пакета си за основно гласово решение, въпреки че това е намалено до $ 17.48 на потребител на месец, ако се купува онлайн. RingCentral предлага подобни базови и междинни цени, започващи от $ 19.99. Ако преминете към премиум ниво, ще започнете от $ 44, 99 на потребител на месец, но това ниво носи нови възможности, включително многостепенно автоматично присъединяване, входящо име на обаждащия се, записване на повиквания и някои възможности за управление на идентичността,

Има обаче по-евтини решения от нашия избор на редактор, обаче, например Grasshopper, който започва от $ 26 на месец (не за потребителски аспект), но ще търгувате функции тук. Например, с Grasshopper няма да можете да преписвате съобщения за гласова поща и вашата система няма автоматично да записва всяко повикване за потомство. Това са страхотни услуги за компании, които правят всичко от своите лаптопи или таблети, но не са толкова добри, колкото RingCentral или AT&T Collaborate за компании, които обработват голям обем от входящи и изходящи обаждания.

Как да разберете какво е подходящо за вас? Спрете да се фокусирате върху цената и помислете само за функциите, от които се нуждаете. След като картографирате функции към бизнес процесите, които се нуждаят от глас, ще знаете какво ще трябва да поддържа вашата минимална гласова платформа. Оттам е просто сравнение за пазаруване.

2. Персонализирани мобилни приложения

Вашите служители вероятно са в движение поне през известно време, така че ще искате VoIP услуга, която може да пътува с тях. За съжаление, не всички доставчици на VoIP предлагат мобилни приложения, които доставят същата стойност и услуги като настолните приложения. Повечето от системите, които разгледахме, предлагат както мобилни приложения на Apple iOS, така и на Google Android, но качеството варира и това определя функцията между това, което се предлага на пълноценния софтфон на работния плот, и това, което ще намерите в мобилния клиент. Понякога, например, мобилното приложение няма да може да създаде дневник за тези обаждания, нито да създаде преписи на гласова поща, ако на повикването не се отговори.

3. Управление на обажданията

С напредването на VoIP платформите, наборите от функции се приспособяват за конкретна аудитория. Това означава, че не е задължително да намерите същите възможности дори в продукти, които се конкурират директно помежду си. За организации, които инвестират в VoIP заради неговия софтуерен „мозък“, което означава, че ще трябва да бъдете много внимателни, за да сте сигурни, че разумните нужди на бизнеса ви всъщност са в продукта. Управлението на повикванията е добър пример, тъй като това е чадър термин за почти всичко, което системата може да направи с типично телефонно обаждане.

Например, ако имате голям обем обаждания, влизащи в определен набор от телефонни номера (като сервизно бюро) или натискане на системата в определено време на годината (празнично повикване), може да ви е необходима опашка за повикване, където VoIP системата може да разпределя интелигентно разговорите между различни разширения въз основа на наличност, география или други критерии. Друг пример може да бъде управление на разширения, при което системата не само присвоява разширения на отделни потребители, но също така може да управлява директория с имена, която се интегрира с мрежовата директория на вашия IT отдел.

4. Интеграция на трети страни

Това е една ключова теглене на VoIP. Тъй като това е софтуер, тези системи често имат списък с предварително изградени интеграции с каквито и приложения да вярва, че доставчикът им харесва. RingCentral например предлага здравословна доза разширения, включително Desk.com, Dropbox и Google Drive.

Използвайки тези разширения, клиентите могат да създават персонализирани работни процеси, за да им помогнат да работят по-ефективно. Например входящо телефонно обаждане на клиента чрез RingCentral може да стартира софтуера на RingCentral в приложението за помощно бюро Desk.com. Сервизният представител може да приеме повикването и съгласно стандартната процедура да попълни билет за проблеми, който се съхранява в Dropbox като файл с документи, който също е свързан с номера на билета в базата данни Desk.com. Но като част от интеграцията може да съхранявате и автоматичен запис на разговора като.wav файл, който е свързан както с текстовия файл на билета, така и с номера на билета на Desk.com, така че всеки път, когато някой извика този запис на билети, и тези файлове се показват като подкрепяща документация.

Ако искате да разработите свои собствени персонализирани интеграции, потърсете доставчици, които поддържат API за интеграция, или като опции за допълнителни разходи, или свободно достъпни за изтегляне на клиентите. Обикновено те ще отговарят на стандарта REST, който се превърна в много често срещан начин за интегриране на различни облачни услуги.

5. Поддръжка

Както при всеки продукт, нивото на обслужване, което ще получите, е от решаващо значение за това колко добре функционират вашите услуги. RingCentral предлага 24/7 телефонна поддръжка за клиенти с планове за двама или повече потребители. Ако сте един потребител, ще можете да хванете някой на рога по време на 13-часови блокове от понеделник до петък. RingCentral също предлага 24/7 поддръжка за чат на живо. Ако управлявате глобален бизнес с денонощни нужди, ще искате да намерите доставчик на услуги, който може да гарантира, че вашите запитвания ще бъдат отговорени незабавно (или поне своевременно). Ако те не могат да предложат това, може да искате да потърсите другаде, особено ако телефонната ви система е основният метод за комуникация с клиенти.

Бъдете внимателни, докато добавяте възможности към телефонната си система, обаче, особено в случая на потребителски интеграции, споменати по-горе. Само защото RingCentral предлага добра политика за поддръжка на клиенти, не означава доставчик на всичко, което сте интегрирали с RingCentral. И дори да го направят, е малко вероятно те да подкрепят механизъм за интеграция, който е разработен вътрешно. Погледнете всеки компонент от цялостната ви система за гласова комуникация и се уверете, че знаете на кого да се обадите, кога да се обадите и защо. Освен това, ако ще разработвате персонализирани интеграции, наистина е добра идея да разгледате опции за поддръжка на премиум. Да, това са допълнителни пари, но наличието на експерти, както по време на разработката, така и за ежедневната работа, може да изплати огромни дивиденти в бъдеще.

6. Сигурност

Сигурността е задължителна за всяка облачна услуга, включена във вашия бизнес, а векторите за атаки се развиват всеки ден. За приложение, свързано с интернет като VoIP, което служи като център на вашите бизнес комуникации, мерките за сигурност отвътре-навън са още по-наложителни. Полагайте надлежното си старание на доставчиците, за да знаете къде се носи отговорността за данните, съхранявани в облачна услуга, и по възможност договаряйте условията за сигурност във вашия договор. Потърсете услуги, които предлагат криптиране от край до край, криптиране на данни в покой (ако има такива) и не само основна автентификация, но и разширени опции, особено многофакторна автентификация и биометрия.

Зад вашата защитна стена поговорете с Вашия ИТ персонал и се уверете, че сигурността също е най-добрата. Уверете се, че вашият локален мрежов хардуер е запознат с VoIP и има налични функции за сигурност от бизнес клас… след това се уверете, че са активирани там, където трябва да бъдат. Например, виртуалните локални мрежи (VLAN) често се използват за разделяне на гласовия трафик поради причини за качество на разговорите, тъй като имат специална мрежа за този трафик, означава, че данните на други мрежови приложения не могат да се намесват и да причиняват аудио артефакти по време на повикване или дори отказани повиквания. Но VLAN също са чудесни за осигуряване на VoIP разговори, стига ИТ да ги настройва с това на ум. За повече информация, разгледайте този списък от неща и не, когато става въпрос за осигуряване на вашите VoIP комуникации.

7. Единни комуникации

Вашият доставчик на VoIP услуги също може да бъде едно гише за всички ваши комуникационни нужди и повечето са внедрили тази възможност под обединени имена като услуга (UCaaS). Това означава да интегрирате вашата чат функционалност, конферентни разговори, имейли, телефонни обаждания, видео разговори и гласова поща в едно приложение. Всички прегледани от нас услуги предлагат някаква форма на този вид услуги, но не всеки доставчик на VoIP се справя по същия начин.

Например, платформи като нашите победители в избора на редактори, AT&T и RingCentral, имат много богати възможности за унифицирана комуникация, които покриват всички споменати по-горе канали, както и интелигентни срещи за срещи и подобни функции за сътрудничество. По-софтуерно ориентираните доставчици, като Dialpad, ще предлагат много усъвършенствани и силно унифицирани софтуерни телефони, но няма да могат да вграждат хардуерни телефони толкова лесно. И накрая, много евтини доставчици като Grasshopper може да не предлагат обединена комуникационна услуга или само един или два допълнителни канала, като факс и текст.

Да разберете кои канали вашият бизнес използва ежедневно, за да свършите работата си, е ключът към ефективното внедряване на унифицирани комуникации. Ако всичко, което използвате, е глас, тогава няма нужда да се притеснявате за това, но в този ден и възраст това е практически еднорог. Всеки бизнес комуникира, използвайки повече канали, които просто гласуват, а наличието на унифицирана система означава да можете да използвате тези канали по-ефективно. Без UCaaS приложение, ще използвате различни системи в SMB, без да следите кой е получил съобщение, на кое устройство и през кой носител.