Организирайте се: 7 лесни съвета, за да останете най-накрая без хартия

Колко парчета хартия има на плота ви в кухнята, трапезарията или на друго място, където те не принадлежат? Закачате ли разписки, в случай че отново се нуждаете от тях? Има ли куп документи от ветеринаря, които пазите, в случай че трябва да си спомните какви точно лекарства е взел вашият домашен любимец преди три години? Цялата тази хартия седи там и чака време, когато ще можете да се справите с нея, каквото и да означава това. (Това означава да погледнете всяка страница и след това да ги пъхнете всички в кошчето за рециклиране.) Време е да се отървете от хартията и цялата вина, която се трупа заедно с нея. Време е да отидете без хартия.

Бях без хартия почти десетилетие. Без хартия нямам предвид, че в живота ми има нулеви парчета хартия. Все още имам нужда от моето свидетелство за раждане на хартия и използвам малка книжна тетрадка за езиков клас, който вземам. В по-голямата си част обаче не вися на хартия. Вместо това сканирам важни документи в услуга за съхранение и съхранявам цифрови бележки в приложение за вземане на бележки. Също така пиша моя списък със задачи и списък за пазаруване в телефона си и прикрепям препоръки на ресторанти към онлайн карта. Има много прости начини да премахнете хартията от живота си.

Преминаването в цифров е лесно. Трудната част е да не накарате хартията да започне да пълзи обратно. Ако сте готови да се отървете от по-голямата част от хартията в живота си, ето какво трябва да знаете, за да започнете и да я поддържате.

1) Забравете закъснението

Може да ви звучи контраинтуитивно, но първата стъпка в процеса на работа без хартия е да забравите каквито и да са затрупани вече резервни части от хартията и вместо това да се съсредоточите върху новите навици, които трябва да възприемете, за да започнете без хартия. Не гледайте назад: Приемете подход за напред.

Един ден ще стигнете до съществуващите си купчини хартия - или не. Засега не позволявайте тези документи да ви задържат. Налагането на справяне с изоставането може да се почувства непосилно и когато хората се чувстват претоварени, те отлагат. Затова забравете за това засега. Вместо това полагайте усилия да се уверите, че изоставането няма да стане по-голямо.

2) Вземете тези пет приложения

Има пет приложения или услуги, които трябва да оставите без хартия. Те са:

• приложение със списък със задачи,
• приложение за сканиране,
• услуга за онлайн съхранение, където ще поставите цифровите си файлове (повече за това за момент),
• инструменти за електронно подписване (Adobe Acrobat е добър пример) за подписване на цифрови документи, без да ги отпечатвате, и
• услуга за доставка на документи за изпращане на официални документи, без да ги отпечатва.

Вижте препоръките ми за всеки тип приложение тук.

3) Изберете услуга за съхранение

Нека копаем малко повече на третото приложение, услуга за съхранение, защото е по-сложно от останалите. Услугата за съхранение е мястото, където ще съхранявате цифрови версии на вашите документи на хартия.

В идеалния случай искате услуга за съхранение, която прави вашите файлове достъпни, независимо къде се намирате и ги архивира. Единият вариант е да използвате онлайн услуга за съхранение и споделяне на файлове, като Dropbox или Microsoft OneDrive.

Друг вариант е да използвате услуга, която е създадена специално за хора, които искат да останат без хартия. Чист и файл Това са два примера. Те разполагат със специални инструменти за хора без хартия, като например възможността за автоматично етикетиране и етикетиране на типовете документи, които той разпознава, като данъци. FileThis също има услуга "извличане", която автоматично копира важни документи, които намира във вашия имейл акаунт.

Без значение коя услуга сте избрали, изберете една и се придържайте към нея, така че да можете да поставите всичките си цифрови документи на едно място.

4) Регистрирайте се за имейл извлечения и цифрови плащания

Ако все пак получавате хартиени сметки и извлечения, регистрирайте се, за да ги получавате по имейл, вместо където можете. Ако все още редовно изпращате чекове, вижте дали можете да преминете към извършване на плащания онлайн.

Докато комунални компании и банки дължат цифрови плащания от години, последните притежатели, които не винаги ги приемат, са наемодателите и управляващите компании. Ако сте заседнали в това затруднение, опитайте се да обясните, че те ще получат парите си по-бързо и по-надеждно, когато приемат цифрови плащания. Дори и най-малките фирми могат да приемат директни банкови преводи с малко или никакви такси. Когато можете да платите всичките си сметки цифрово, а не с чекове и пликове, вие достигате една стъпка по-близо до това, че нямате хартия.

5) Сканиране и раздробяване

Сега е време да започнете да развивате нови навици. Сканирането и раздробяването или рециклирането вероятно ще направите най-много. Много предпочитам да сканирате чрез мобилно приложение, но бихте могли да използвате и настолен скенер или функцията за сканиране на многофункционален принтер.

Направете правило за себе си, което има нещо подобно: Когато получа нов лист хартия, който трябва да дигитализирам, ще използвам телефона си, за да го сканирам веднага и след това да поставя хартията в купчината за рециклиране или раздробяване. Още по-добре, изхвърлете го директно в шредера. Защо да чакаш?

Принуждавайте се да следвате този навик може да е трудно. "Нямам време да сканирам това в момента", може да кажете. Практикувайте новия си навик, като сканирате документ или два от вашето изоставане, само за да го изпробвате. Колко време отнема? Кое приложение сте използвали? Може също да откриете, че сканирането на документи при естествена светлина върви по-гладко, отколкото да го правите с вътрешно осветление. След като усетите как да го направите и колко време отнема, може да имате по-лесно време след това.

6) Разработване на други работни процеси

Сканирането и нарязването е един работен процес. Когато се чувствате удобно с начина си на хартия без хартия, ще установите, че се нуждаете от повече работни процеси за други ситуации.

Ето пример: Когато купувате нов продукт, можете да правите снимки на ръководството, получаването, гаранцията и серийния номер на собственика или всяка друга подходяща информация. Качете тези снимки във вашата услуга за съхранение и след това се отървете от външните хартии.

Друг работен процес, който бихте могли да създадете, е да запишете купчина документи, които смятате, че трябва да раздробявате, но не сте сигурни в момента, и след това преминете през тях в определен ден. Изберете час и дата, независимо дали всяка събота или първата неделя на месеца, и използвайте това време, за да изчистите стека си.

Понякога може да искате да сканирате документи, като същевременно съхранявате оригиналите, в случай на застрахователни сертификати, документи на собственика на жилището и т.н. Дигитализирайки ги, създавате резервно копие и гарантирате, че имате достъп до информацията, която съдържат, дори ако не можете да получите ръцете си върху оригинала.

7) Не го преосмисляйте

Има някои документи, които ще поставите под въпрос дали да запазите оригиналите или да ги дигитализирате и раздробявате. Когато сте изправени пред тежко обаждане, не го преодолявайте. Да бъдеш без хартия, трябва да направи живота ти по-опростен и лесен - не по-стресиращ. Поставете оригинала в папка, свързващо с акордеон или шкаф за архивиране. Никой няма да дойде и да отнеме вашата карта без хартия, ако окачите няколко хартия.

Медицинските записи са трудни, тъй като се предполага, че ги дигитализирате и съхранявате само по електронен път, ако имате система, съвместима с HIPAA. Може да решите просто да ги пъхнете в папка или акордеон на акордеон и да пресеете през него веднъж годишно за всичко, което е готово да хвърлите.

Това каза, не се мотайте и не се занимавайте с цифровизиране на документи, които нямат никаква цел. Ако сте от типа човек, който усърдно виси на хартия, вярвайки, че правите отговорно нещо, може да се почувствате страшно да раздробявате и рециклирате каквото и да било . Но ще се нуждаете ли някога от разписката за сандвич или от обяснение на декларациите за обезщетения от преди две години? Настържете ги и го пуснете.