Организирайте се: 6 съвета за започване на управление на проекти

Управлението на проекти е трудна работа. Екипите и организациите се опитват да работят по-стройно и често това означава елиминиране на ролята на специализиран ръководител на проекти. Въпреки че все още е възможно да спечелите висше образование по темата, не е рядкост хората с малък или никакъв опит да се намерят в ролята на ръководител на проекти, често на върха на официалната си работа. Въпреки че това може да бъде превъзходно изживяване, на пазара има толкова много мощен софтуер за управление на проекти, че малък проект или два може да не изискват ръководител на проекти изобщо.

Ако нямате много опит в управлението на проекти, ето някои насоки, за да започнете. Много благодаря на Питър Кларксън, бивш Maestro Development, и Джейсън Уестланд, изпълнителен директор на ProjectManager.com, за тяхната представа за по-ранна версия на тази статия.

1. Уверете се, че имате проект

Преди да започнете да се опитвате да управлявате проект, уверете се, че имате проект! Този съвет може да звучи прекалено просто, но съм го чувал от време на време от експертни ръководители на проекти.

Проектът е набор от задачи, които имат начална дата, крайна дата и възможност за изпълнение. Доставчик е всичко, което се доставя в края на работата, като физически продукт или функциониращ уебсайт. Изграждането на къща е проект. Редизайнът на уебсайт (както е посочено на екрана от ProofHub, по-долу) е проект. Ако на теория бихте могли да предадете всички задачи на проекта на някой друг и да получите нещо обратно от този човек, това е проект.

Понякога хората бъркат текущата работа с проекти, така че нека да дам няколко примера за текуща работа, за да стане ясно. Писането на ново съдържание за уебсайт всяка седмица е непрекъсната работа, въпреки че можете да гледате на производството на едно и също писание като на свой малък проект. Предоставянето на поддръжка за код чрез непрекъснато поправяне е текуща работа. Отговарянето на имейли на клиенти или телефонни обаждания продължава работа.

2. Имайте период на откриване

Преди да започнат проект, някои хора препоръчват това, което се нарича откриване. Откриването на управлението на проекти е различно от откриването в правния смисъл. За нашите цели това е период от време, когато хората, които искат проекта, проучват какво искат да правят или да правят и защо. Това може да бъде среща, поредица от срещи или открит период за свободно мислене и изследване.

По-долу са някои въпроси, които да проучите, докато сте в откритие.

• Какъв ще бъде проектът? Колко конкретно можете да получите при определянето му?
• Каква е целта му?
• Какви резултати искате?
• Какви ресурси трябва да вземете за този проект?
• Кога се нуждаете от крайния продукт и разумен ли е вашият срок предвид вашите ресурси?

3. Определете обхвата

Може да чуете опитен ръководител на проекти да казва това: „Ако не е в обхвата, не е в проекта.“

Всеки проект се нуждае от ясен обхват. Обхватът на проекта определя точно какво ще доведе до проекта. Това е заключен списък на всички аспекти, активи, функции, резултати и други подробности, свързани с проекта. След като се заключи, не можете да добавите към него. Например, ако изграждате къща, обхватът ще определи колко истории ще съдържа къщата, нейните квадратни кадри, колко прозорци ще има, колко стълби, превключватели на светлината и т.н.

Причината проектите се нуждаят от ясен обхват, преди да започнете, е така, че никой не се опитва да добави нещо, което е извън обхвата, след като проектът е стартиран. Добавянето към обхвата на проекта, след като той е стартирал, отхвърля неговата времева линия, бюджет и налични ресурси. Ако продължавате да добавяте задачи към даден проект, той може дори да престане да се превръща в проект - може просто да стане текуща работа.

Определянето на обхвата може да се случи на среща за откриване или може просто да възникне от разговори между клиента или лицето, което иска проекта, и потенциалния водещ или мениджър на проекта.

4. Проведете среща на Kickoff

Кикоф среща е мястото, където всички, които ще работят по проекта, се запознават с него. Тази среща задава тона на бъдещата работа и гарантира, че всички от екипа на проекта имат ясна информация за това какво ще правят и защо.

Забележете как провеждането на среща с ритници дори не е близо до първото нещо, което правите, когато управлявате проект! Тъй като отворът помага да получите всички на една и съща страница, искате да сте сигурни, че имате ясно разбиране на проекта и обхвата, така че да го предоставяте на всички останали с увереност.

По време на среща с начален старт ръководителят на проекта трябва да определи поне тези четири неща:

• Обхват на проекта,
• Играчите и техните роли,
• Резултати и
• Важни събития.

Вече говорихме за обхвата на проекта. За играчите и техните роли водещият на проекта ще запознава различните екипи и участници един в друг. Освен това, срещата на кикофите е идеален момент за обсъждане на йерархия, тоест кой докладва на кого и кой се отписва от работа.

Дискусията на резултатите ще се припокрива с дискусията за йерархия, защото трябва да отговорите на въпроса: „Кой ще получи всяка доставка?“

Основни етапи (както е показано в софтуера за управление на проекти за избор на редактори в екип Проекти за работа по-горе) са точки в проекта, които показват ясен напредък към крайната цел. Когато изграждате къща, моментът, в който имате фундамент, излят и поставен, може да бъде основен момент. Когато разполагате с рамката, това е друг важен момент. По време на среща с начален старт, трябва да знаете какви ще бъдат етапите на проекта, дори ако все още нямате заключени дати за тях. Понякога се нуждаете от други експерти в екипа, като програмното устройство или дизайнерския кабел, за да разберете кога точно трябва да паднат тези етапи. Хубаво е да влезете в среща с начален старт с груба представа за крайните си крайни срокове, но дайте шанс на всеки отбор да претегля и да направи корекции в тях.

5. Определете сроковете на проекта си

По-рано говорихме за това как всеки проект има начална и крайна дата. Отбивката може да бъде вашата официална начална дата. Крайната дата трябва да отбележи абсолютното окончателно приключване на цялата работа. След тази дата не се работи по проекта. Това е истински момент на ръце, с моливи надолу.

След като сте имали начална среща, всички ключови играчи (като ръководителя на проекта и ръководството на екипа) могат да разберат точните етапи и датите на доставка и да ги очертаят в календар между началната и крайната дата.

Ако използвате софтуер за управление на проекти, това е, когато ще започнете да го използвате. Поставете всички важни дати в приложението. Можете също да качите друга документация, която сте създали досега, например обхвата на проекта. Сега е и подходящият момент да започнете да каните всички играчи да се присъединят и към софтуера. Докато хората се присъединяват към приложението за управление на проекти, те могат да получават задачи, да актуализират напредъка си и да си сътрудничат по други начини. Пример за цялата тази информация, очертана в диаграма на gantt в TeamGantt, можете да видите по-долу. За повече информация за диаграмите на Гант, можете да прочетете моята статия за 5 прости стъпки заG Първи стъпки с диаграми на Гант.

6. Задайте очакванията за комуникация

Както след срещата с началниците, така и по време на целия проект е важно да се поддържат отворени линиите за комуникация. Независимо дали вашата група има мениджър на проекти на пълен работен ден или не, който и да е основната контактна точка за проекта, трябва да бъде този, който насърчава и улеснява комуникацията. Не е лошо да се проведе поредната среща от всички ръце, преди проектът да се надигне, за да могат хората да зададат всички останали въпроси, които имат.

Задайте очаквания за комуникация рано. Ще водят ли отборите ежеседмично актуализиране на напредъка на своя екип? Колко срещи от всички ръце ще имате по време на проекта - понякога те изобщо не са необходими; от какво се нуждае вашият проект? Често по-малките екипи в рамките на даден проект, като дизайнерския или програмния екип, имат повтарящи се срещи за чекиране, при които всички резюмират направеното наскоро и създават потенциални проблеми. Колкото повече хора дават глас за потенциални проблеми рано, толкова по-добри са шансовете на всеки да ги осуети или да се справи с тях.

Движа се напред

Въоръжени с тези съвети за начало, сега можете да копаете в месото на проекта. Софтуерът за управление на проекти оказва дълъг път, за да помогне на всички участници в проекта да бъдат актуализирани за неговия напредък. Необходимо е също така много добро човешко взаимодействие и възможно най-голяма яснота относно проекта и неговите подробности.