5 съвета за ефективно управление на активи

Сега, след като сте закупили система за управление на ИТ активи, е време да започнете тежкото повдигане. Проследяването на вашите устройства, лицензи, инфраструктура и билети за помощни служби не е само процес „plug-and-play“. Ще трябва да създадете система, която да записва и автоматизира само най-важните елементи за вашия бизнес. Разбира се, можете да отидете на бандитите и да оставите вашия продавач да прецени от какво се нуждаете или можете да се съсредоточите само върху най-важните си активи.

, Ще разгледам няколко важни функции за управление на активи, на които ще искате да обърнете внимание. Всяка компания е уникална, така че ако нещо не се отнася за вас, преминете към следващия артикул. Само не забравяйте, че ще искате да бъдете особено внимателни, когато започнете процеса на настройка, защото влизането и извършването на промени в софтуера ви може да бъде сложно, колкото по-дълго го използвате.

1. Изчисляване на амортизация на активите

Доставчици като ManageEngine ви позволяват да следите колко дълго дадено устройство или компонент ще бъде ценно за употреба или за препродажба. Тъй като присвоявате все повече и повече устройства на служителите си, разбирането колко дълго ще работят операционните телефони, таблети и лаптопи е изключително важно да се гарантира, че няма да купувате нови устройства твърде скоро или да държите на устройства дълго, след като те са затрупани.

Не всеки доставчик предлага калкулатор за амортизация на активите, така че не забравяйте да посочите какъв е вашите опции. Налични са самостоятелни амортизационни решения, които вероятно можете да интегрирате с инструмента си за управление на активи, така че не забравяйте да разгледате тази функция възможно най-скоро.

2. Геолокацията е задължителна

Това вероятно звучи като безмозъчен, имайки предвид повсеместността на опцията „Намери моите“ на личните устройства. Въпреки това, седем от 10-те най-добри решения за управление на активи в нашия кръг не предлагат геолокационни услуги. Така че, по принцип, ако внедрите техните решения, ще трябва да проследявате загубените устройства, като използвате класифицирани реклами и ротационни телефони.

Дори нашите инструменти за избор на редактори като ManageEngine и MMSoft Pulseway не предлагат тази функция, така че не е просто въпрос на намиране на „най-доброто“ решение и извършване на покупка. Ако имате достатъчно късмет да разполагате с инструмент за управление на активи, който разполага с услуги за геолокация, използвайте го колкото е възможно повече. Тези инструменти ви казват къде са устройствата, на кого са назначени, как са конфигурирани и какъв софтуер е наличен на устройството. Можете също да използвате геолокация, за да насочите мобилните работници към най-близкия офис, да намерите устройства, работещи с конкретни програми, или да надстроите устройства, работещи със стар софтуер или компоненти.

3. Активирайте дистанционното управление

Това е още една функция, която трябва да бъде включена във всички най-добрият софтуер. За съжаление, три от най-добрите инструменти на пазара не предлагат тази възможност като интегриран набор от функции. Разстройството е, че дистанционното управление трябва да има за всеки ИТ отдел, независимо дали използвате софтуер за управление на активи или не. Почти грешно е, че инструментите за управление на активи не предлагат тази услуга извън кутията.

Дистанционното управление прави точно това, което смятате, че прави. Тя дава възможност на ИТ отделите да се свързват с устройства от далечни места. Ако вашият главен маркетинг служител (CMO) е на почивка в Хавай и той не може да получи достъп до VPN на вашата компания, ИТ може да поеме работния му плот, за да проучи проблема. Вашият доставчик вероятно предлага тази конкретна услуга или може да ви насочи в посока на интеграция, която работи добре с вашия инструмент за управление на активи. Обадете им се и настройте това възможно най-скоро.

4. Интегрирайте Active Directory

Повечето, но не всички от прегледаните от нас инструменти поддържат Active Directory на Microsoft. Има и други мрежови директории от фирми като IBM и Novell, но Active Directory е най-често използваният досега. Ако вашата компания не използва Active Directory, уверете се, че избраният от вас софтуер поддържа протокол за лек достъп до директория (LDAP), който е най-популярният стандарт, използван за свързване на различен софтуер и директории.

Ако се уверите, че софтуерът ви за управление на активи поддържа директория означава, че ще можете да съхранявате информация в устройства, потребители, пароли, права за достъп и други в директорията и след това да свържете всички тези данни обратно към вашия инструмент за управление на активи, без да се налага да прескачате напред и назад всеки път, когато данните трябва да бъдат променяни. Например: Без тази интеграция, ако запалите гнила ябълка, ще трябва да ограничите достъпа им и в двата инструмента, за да се отрази тази промяна в двата софтуера. А сега си представете какво се случва, когато компанията ви освободи цял отдел или изключи цял клон.

Active Directory може също да ви помогне да свържете данните за лицензи за софтуер с конкретни отдели и потребители, за да гарантирате, че компанията ви остава съвместима. Трябва да ограничите лиценза, тъй като сте близо до превишаване на надбавката? Направете промяната в Active Directory и тя ще бъде отразена във вашия инструмент за управление на активи.

5. Бъдете сигурни

Само една от най-добрите ни системи за управление на активи, MMSoft, позволява многофакторна автентификация (MFA). Използването на MFA означава, че защитавате системата си с помощта на повече от един-единствен механизъм, обикновено парола. MFA работи, като изисква два процеса на удостоверяване, преди да предостави достъп, обикновено парола във връзка с физически маркер като специален USB флаш или карта за сигурност. Този добавен слой за защита означава драстично подобряване на защитата, която предоставяте за вашите устройства, приложения и лицензираща екосистема.

Що се отнася до платформите за управление на активи, ако сигурността е вашата основна грижа, ние прегледахме само един самостоятелен избор за вас. Можете обаче лесно да добавите MFA към системата си, като внедрите доставчик на услуги за многофакторна удостоверяване, за да интегрирате добавената сигурност към цялостната си система. Ако използвате система за управление на мрежовата идентичност като Microsoft Active Directory (спомената по-горе), вероятно ще я използвате, за да осигурите достъп до вашия софтуер за управление на активи заедно с всеки друг мрежов ресурс. Като добавите MFA в слоя на директория, вие ще осигурите не само предимствата му за пакета за управление на активи, но и за всичко останало, контролирано от директорията. Това ще струва допълнително, но всъщност гарантира, че само вашите служители ще имат достъп до вашето решение за управление на активи.