5 Грешки, които трябва да избягвате при избора на счетоводен софтуер

Ако имате задача да намерите най-добрия софтуер за управление на книгите на вашата компания, трябва да имате предвид много важни фактори. На първо място, най-важното е да определите дали вашата компания се нуждае от онлайн счетоводна услуга за малки фирми или софтуер от бизнес клас, който може да се разраства с растежа на вашите операции. След като вземете това решение, има множество страхотни решения, които да ви дадат точно това, което ви е необходимо, за да поддържате профилите си във върховата форма.

За тези от вас, които се нуждаят само от нещо малко и пъргаво, не можете да сбъркате с Intuit QuickBooks и Freshbooks. И двете системи са идеални за малки магазини за мама и попчета, които не изискват много усъвършенствани технологии. Ако обаче сте решили, че вашата голяма организация се нуждае от някои счетоводни конски сили, трябва да проверите Intacct.

Независимо от вашия избор, има пет основни грешки, които трябва да избягвате, когато внедрите своя счетоводен софтуер. Трябва да знаете какви са те, защо да ги избягвате и как да използвате максимално новата си система.

1. Не бъдете евтини

Както споменах по-горе, големият бизнес се нуждае от големи системи. Сигурно, Intuit и Freshbooks предлагат достъпни и способни решения, които са лесни за изпълнение. Но компании с голям персонал и многонационални операции ще искат да похарчат малко повече монети за система, която може да мащабира и интегрира с инструменти от други направления на дейност. Например: Системите от корпоративен клас могат да обработват заявки в рамките на дори най-разширяващата се бизнес информация (BI), управление на проекти и управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM).

Освен това счетоводният софтуер за фирмен клас ви позволява да изградите уникална система въз основа на специфичните нужди на вашата компания. Те предлагат различни опции за различни вертикали и могат да бъдат пригодени да отговарят на различни географии и валути. Но ако изберете по-евтин софтуер, ще останете на затвора с помощта на система за добавяне и пускане, която е една-единствена за всички.

2. (Вероятно) Не ​​купувайте на място

Ако очаквате бизнесът ви да се разраства, не искате да купувате система, която зависи от инфраструктурата на вашия център за данни. Със системи, базирани в облак, ще плащате малка такса, за да увеличите инфраструктурните си нужди на вашия доставчик, но това не е нищо в сравнение с това, което ще платите, ако трябва да надстроите собствената си вътрешна екосистема.

Увеличаването на мащаба на локалния счетоводен софтуер ще изисква да плащате повече такси за лицензиране и поддръжка. Освен това ще трябва непрекъснато да надграждате хардуера си до по-способни и разширяващи се сървъри, за да се справите с допълнителните изисквания за данни, а това означава повече разходи за енергия и повече софтуер за наблюдение на работата на вашата мрежа. Както вече споменах, базираните в облака решения ще продължат да плащат малко повече, докато вашите нужди растат, но разходите няма да бъдат толкова драматични, колкото при локалната система. Сега, ако можете да си позволите да надстроите през целия съвет или просто се чувствате по-удобно да настаните данните си в собствения си център за данни, игнорирайте всичко в този подраздел.

3. Не пренебрегвайте базата данни

Независимо дали избирате вътрешен или външен софтуер, ще искате да имате предвид базата данни, която използвате, за да съхранявате цялата си информация. Ако изберете един потребител или система извън рафта, вероятно ще разчитате на базата данни на доставчика, за да съхраните всичките си данни. Някои доставчици ограничават обема на данни, които можете да съхранявате в техните системи, така че ще трябва да превключите на софтуер, ако вашата компания драстично се разшири.

За щастие, повечето решения от корпоративен клас могат да се справят с различни бази данни, така че е важно да определите дали базата данни и системата могат да работят добре помежду си, за да увеличите максимално ефективността си. SQL Server на Microsoft е способен и стандартен избор, който много от вас може би вече използват. MYSQL е друг популярен избор. Повечето счетоводни системи са добре и с двете бази данни доста добре. Работете с вашия IT отдел и счетоводен екип, за да определите коя система е най-добрият избор за синхронизиране с вашите данни, особено ако вашата компания използва ниша или уникален език за програмиране на база данни.

4. Не забравяйте да включвате HR

Вашият софтуер за управление на човешките ресурси (HR), като нашия избор на редактор BambooHR, ще взаимодейства с вашия счетоводен софтуер повече от повечето други системи, които приемате. Ако не осигурите плавна интеграция между двата инструмента, почти гарантирате, че ще трябва да превключите едно или друго в кратък ред.

Комбинирането на тези две системи ви дава гледка от птичи поглед как вашите служители въздействат на долната линия. Ще можете да разберете по-добре кръстосаното въздействие на всичко - от управлението на разходите, разходите за набиране и разходите за съкращения. Ще можете да оцелеете, без да интегрирате системите, но вашите операции ще бъдат по-бавни, по-малко интелигентни и по-малко автоматизирани от конкурентите, които са взели предвид този съвет.

5. Не пренебрегвайте мястото на продажба (POS)

Ще се изненадате колко счетоводни решения не предлагат POS интеграция. Това е огромен проблем, особено за тухлени и строителни фирми и ресторанти, извършващи куп малки транзакции в много места.

Правилното решение ще може автоматично да събира, организира и синхронизира транзакции в рамките на вашето счетоводно решение. Тази интеграция намалява драстично количеството ръчно въвеждане на данни, необходимо от вашия счетоводен екип, и дава на финансовите ви екипи контрол върху това къде и кога се генерират приходи. Да не говорим как този капитал може незабавно да се приложи към непогасените салда на компанията.