Преглед и оценка на проекти на Zoho

Настройка и интерфейс на проектите на Zoho

Сайтът Zoho Projects има изчистен и актуален външен вид. Сайтът е достатъчно интуитивен, че ако можете да използвате повечето основни онлайн приложения, като уеб поща, ще можете да разберете Zoho Projects след няколко минути. Тази лекота на използване и простота е необходима за малки фирми, които нямат специализиран ръководител на проекти за персонала.

Собствениците на фирми и ръководството на екипи ще оценят, че Zoho Projects подтиква хората да активират двуфакторна автентификация, за да помогнат за поддържане на профилите по-сигурни и по-сигурни. Двуфакторното удостоверяване помага да се запази по-сигурна цялата информация за компанията, която сте поставили в акаунта си в Zoho.

Оформлението на Zoho Projects поставя подходящи опции на една ръка разстояние в правилния момент. Настройката на акаунт, създаването на вашия първи проект, добавянето на етапи и задачи и поканата на повече хора да се присъединят към вас отнема минути. Когато се присъединят нови хора, сайтът им дава интерактивни съвети как да започнат и какво да правят след това.

Персонализирано табло за управление ви позволява да виждате какви диаграми или актуализации са най-подходящи за вас, така че когато влезете в акаунта си в Zoho Projects, да получите моментна снимка на важните проекти или състояние. Например, можете да добавите джаджа за състояние на задачата, която показва както диаграма на пай, така и брой на суровите числа на колко задачи са отворени спрямо затворени. Независимо дали се интересувате от графики или отделни работни натоварвания, можете съответно да промените таблото си за управление.

Комуникация и сътрудничество

Някои от нашите любими функции на Zoho Projects са свързани с комуникацията и сътрудничеството. Приложението ви предоставя достатъчно инструменти, някои от които можете да изберете да включите или изключите по време на първоначалната настройка. Една от причините да изключите някои от тези инструменти е, ако вашият екип използва някои други приложения за по-прозрачни екипни съобщения или сътрудничество и не искате комуникацията да се случва някъде другаде.

Един от инструментите, които харесваме, е кутия за чат, която е вградена точно в работното пространство. Наличието на кутия за чат означава, че можете да задавате въпроси на колегите относно проектите или задачите, над които работите, без да се налага да прелиствате към друго приложение.

Zoho Projects също има форуми, където можете да разговаряте с колеги асинхронно, поле за актуализация на състоянието, за да кажете на колегите какво правите, и емисия за активност, където можете да видите цялата активност в проекта в обратен хронологичен ред.

Друг комуникационен инструмент, който харесваме, е почти безпроблемна интеграция с Zoho Meet. На определени страници виждате бутон с надпис „Meet Now“ в горната част. Натиснете го и ви позволява да създадете онлайн видео или аудио среща в нов раздел. Преди началото на срещата се появява подкана за покана, за да можете да добавяте хора към вашата среща. Вашите колеги получават известие, съдържащо поканата и връзка към срещата в реално време. Те могат да се присъединят, без да се налага да отваряте други допълнителни приложения или да въведете идентификационен номер на среща.

Като цяло известията на Zoho Projects са добре изпълнени, защото някои от тях са интерактивни. Например можете да отговорите на или да коментирате важни въпроси от полето за уведомяване, вместо да свързвате страницата, на която се появява оригиналната информация. Това е добре за производителността.

Основни функции за управление на проекти

Секциите за задачи и основни етапи ви позволяват да въведете и актуализирате фините детайли на работата на вашия проект. Всяка задача може да има начална и крайна дата, а не само краен срок. Можете да прецените колко сте близо до свършената работа със задачата, като въведете процент.

Когато се гмурнете в подробности за задачата, има вграден таймер за проследяване на времето, прекарано в задача, въпреки че е ограничен до хора в акаунта на Express и по-високи планове (т.е. не е в плановете Free или Standard). Ако вашият бизнес сметки за час, ще ви хареса възможността или да запишете времето за изпълнение на заданието като таксуемо или неплатимо.

Друга опция ви позволява да зададете проект като „строг“ график, което означава, че не можете да определите датите за крайни етапи, които са извън времевия обхват на проекта.

Zoho Projects има зависимости, въпреки че измислянето как да ги настроите не е толкова интуитивно, колкото да използвате останалото приложение. В някои други приложения за управление на проекти, като LiquidPlanner, можете да създадете зависимости между задачите, като изчертаете линия от една до друга в изгледа на диаграмата на Гант. В Zoho проекти трябва да отворите задача и след това да изберете да добавите зависимост. Отваря се малък прозорец, в който въвеждате името на задачата, която искате да свържете с текущата, и новата задача трябва да бъде в същия списък със задачата.

Софтуерът е добавил изглед на канбан, който ви позволява да виждате задачи като карти в колони. Това не е толкова полезно като истинско приложение за канбан борд, защото не можете да персонализирате колоните в Zoho Projects. По-скоро можете да избирате от някои предварително подготвени опции, като Отворено и Затворено (не най-полезният изглед), Приоритет или Процент завършен. Има някои приложения за управление на проекти и управление на задачи, които включват изгледи на канбан, Асана е този, който ви идва на ум, но трябва да изберете да използвате канбан, преди да създадете проекта. След като сте решили да използвате този метод, няма връщане назад. Kanban всъщност не е "изглед" толкова много, колкото методология, която трябва да се придържате, след като сте избрали да я използвате.

Друга ключова функция за управление на проекти в Zoho Projects е отчет за управление на ресурсите. Помага ви да видите кой от членовете на вашия екип е натоварен с твърде много работа, недостатъчно работа или само точната сума през различни периоди от време. Тя е представена визуално в голяма диаграма, с малко баланс (като тенис тотер), показващ колко или малко работа всеки човек им е възложил за една седмица. За малките екипи подобно необичайно представяне на данни вероятно работи добре. За големи екипи с 50 или повече служители във всеки отдел, би било кошмар да се превъртате и да търсите извън баланс. Големите екипи, които се нуждаят от солидни инструменти за управление на ресурси, трябва да разгледат LiquidPlanner. Това е една от силните страни на приложението.

Накратко споменахме диаграмите на Гант, но това помага да знаете къде да ги намерите: под бутона Reports в най-лявата страна на приложението (ако е скрито, щракнете върху трите точки, за да го разкриете). Това е същата област, в която намирате използване на ресурсите, отчети за планирано спрямо действително и отчети за задачи. В диаграмите на Гант можете да плъзнете и пуснете ръба на лентата с гаечен ключ, за да промените дължината му, и има превключвател, който показва вашия критичен път. Ако се питате: "Какъв е критичният път?" тази дефиниция от 2020ProjectManagement.com може да помогне: „най-дългата последователност от дейности в проектния план, която трябва да бъде завършена навреме, за да може проектът да приключи на датата“.

Функционалност за проследяване на времето

Zoho Projects предлага основно проследяване на времето като част от цялостен пакет, фокусиран върху управлението на проекти като Mavenlink. Когато се потопите в детайлите на задачата, в горния десен ъгъл има вграден таймер за проследяване на времето, прекарано за задача, и той ще продължава да отмества, ако напуснете страницата. Таймерът е ограничен до потребители в Express акаунта и по-високи планове (тоест не е наличен в безплатни или стандартни планове). Ако вашият бизнес сметки за час, ще ви хареса възможността или да запишете времето за изпълнение на заданието като платимо или неплатимо.

Добавихме задача, наречена „Живопис в държавния офис“ в проектите, за да можем да проследим времето. За да регистрирате време, можете да щракнете върху времето в горния десен ъгъл или да въведете времето във вашия график със задна дата. Открихме, че опцията Weekly Log Time е лесен начин за проследяване на времето. Можете да намерите Week Week Log Type, като отидете в Timesheet и след това, в горния десен ъгъл, променете падащото меню от Add Log Time към Week Log Log Time. Можете да разгледате полетата и да въведете броя часове за всеки проект. Освен това щракването върху задача в календара е добър начин да видите историята на проекта. Можете да свържете подзадача, да регистрирате часове, да прикачите документи и да следите проблемите.

Друга функция, която ни хареса в Zoho Projects, е възможността да се обозначава работата като критична задача. Това действа като добро напомняне да влезете и да свършите работата. Плюс при Zoho Projects е възможността да се включите в няколко задачи наведнъж. Няма да намерите тази функция в други приложения за проследяване на времето, като Hubstaff или VeriClock, или дори TSheets, нашият избор на други редактори. Zoho Projects предлага по-стабилни функции за управление на проекти и проследяване на времето, но намерихме продукти като TSheets по-лесни за използване. Освен това няма да можете да проследявате бъдещото време, както можете в други програми, като Wrike.

Zoho Projects има силни функции на администриране на времето за проследяване. Можете да проследявате одобренията, като потърсите малката икона до модула Timesheet. Ако щракнете върху иконата, ще видите всички задачи и заявки за одобрение. Zoho Projects също така ви позволява да маркирате цялата работа като платима или не подлежаща на плащане, което помага при счетоводството.

За разлика от TSheets, Zoho Projects не ви позволява да отделяте акаунти, за да проследявате времето за администратор или служител. Просто задавате разрешенията кой може да гледа какво. Zoho Projects предлага впечатляващи опции за конфигуриране като VeriClock. В Zoho Projects можете да блокирате служителите да добавят график или можете да зададете разрешения, така че те да могат да виждат само своите.

Влязохме в мобилното приложение Zoho Projects и намерихме страниците на Feed и Home добре организирани. На страницата с емисии можете да видите списък на предприети действия, като назначаване на задачи. За да промените времето в мобилното приложение, изберете Timesheet и изберете задача за редактиране. Кликнете върху Редактиране и тогава можете да определите времето. След това щракнете върху отметката в горния десен ъгъл. Бихме искали да видим хронометър, лесно достъпен в мобилното приложение. Въпреки това, Zoho Projects казва, че потребителите на място могат да регистрират времето си след смяната им, тъй като клиентите могат да се мръщят на работници, които гледат на телефона си, докато са на работа като ремонтиране на дома. Все още бихме искали да видим тази функция.

Като цяло установихме, че функционалността за проследяване на времето в Zoho Projects е малко по-трудна за навигация от Hubstaff и TSheets, които се фокусират върху проследяването на времето. Ето защо Zoho Projects получава петзвездна оценка за избор на редактори в нашата кръгла програма за управление на проекти, но отстъпва малко зад TSheets за редактора на избор в нашето проследяване на софтуера за проследяване на времето. Като се има предвид пълната функционалност, която предлага Zoho Projects, инструментът за проследяване на времето трябва да има повече известност. Въпреки това, Zoho Projects все още предлага дълбок и впечатляващ набор от функции.

Проследяване на грешки, Проследяване на проблеми

Ако сте екип за разработка на софтуер, който се нуждае от стриктно проследяване на грешки като част от приложението ви за управление на проекти, имате няколко възможности. За един можете да импортирате грешки в Zoho Projects от CSV, XLS и XLSX файлове, както и от JIRA. Втора опция е да използвате включения IssueTracker, който се предлага с Zoho Projects. Този инструмент ви помага да изпращате, проследявате, организирате и коригирате каквито и проблеми да възникнат в проект за разработка на софтуер. Не всеки във вашия акаунт може да има достъп до данните, съхранявани в IssueTracker. Само администраторите и мениджърите имат право да конфигурират състоянието и работния процес на проблемите.

Zoho също продава IssueTracker като самостоятелно приложение, наречено Zoho BugTracker. Има безплатна версия за много малки екипи, но в противен случай можете да очаквате да плащате $ 480 на година за до 15 души, плюс допълнителни $ 36 на година за всеки допълнителен човек.

Интеграции и приложения за Zoho проекти

Zoho прави цял набор от бизнес приложения. От това следва, че много от собствените му програми са тясно интегрирани с Zoho проекти или поне могат да бъдат.

Вече споменахме как неговият инструмент за видеоконферентна връзка, Zoho срещата, се отваря по всяко време, когато се нуждаете от среща с колеги. Можете също да интегрирате Zoho проекти с Zoho Books и Zoho фактура, за да управлявате счетоводството си.

Zoho Projects също работи с Google Apps. Когато двата са интегрирани, можете да качвате файлове директно от Google Drive в Zoho Projects и да експортирате събития в календара от един на друг. Можете дори да използвате Gmail, за да създавате задачи и да работите часове.

Други поддържани опции за интеграция включват Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket и Zapier. Това не е особено дълъг списък, но той обхваща много от основните положения.

Zoho има мобилни приложения за много от своите инструменти, включително Zoho Projects и Bug Tracker. Приложенията са както на Android, така и на iOS. Приложенията за управление на мобилни проекти не са заместители на пълното уеб приложение, но поне позволяват на хората да бъдат в крак с важните дискусии и да видят какъв напредък всеки постига по проекта, независимо къде се намира.

Добре балансирано приложение за управление на проекти

Zoho Projects е добре балансирано приложение за управление на проекти. Той предлага всички инструменти, необходими за управление на сложен проект, като диаграми на Гант и джаджа за проследяване на времето, с справедлива цена и интуитивен интерфейс. Това е особено привлекателно за малки фирми, които управляват няколко проекта и хора, но не и стотици. Отнема малко време, за да научите по-фините точки на Zoho Projects, но не много. Като цяло, Zoho Projects е отличен инструмент за управление на проекти и продължава да бъде избор на редактори на PCMag.