Преглед и оценка на Papertracer

Създаден за покриване на нуждите на бизнеса за управление на документи (DM), PaperTracer (който започва от $ 15 на потребител на месец) е разумно и дълбоко персонализирано решение, изградено около подготовката, улавянето и управлението на документи. Гранулиран контрол и гъвкавост при работа с метаданни на документи го правят подходящо решение за управление на документи. PaperTracer надхвърля задържането на документи и предоставя на потребителите инструменти за събиране и проследяване на данни. Функциите за сътрудничество и споделяне не стигат и цените могат бързо да се раздуват, ако се увеличат възможностите за съхранение. PaperTracer попада точно зад нашите победители в избора на редактори Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online в нашата кръг за преглед на софтуер за DM за липсата му в тези области.

Потребители, роли и сигурност

От гледна точка на ИТ администратора, оценката на всяка система на DM означава да се следи внимателно сигурността, тъй като слабата сигурност може да доведе не само до загубени данни, но и да изложи организацията на нарушения, що се отнася до регулации, индустриални стандарти или корпоративни политики. Повечето от DM-системите, фокусирани върху предприятието, които разгледахме в тази група, включително не само нашите победители в избора на редактора, но и Adobe Document Cloud Standard, обръщат голямо внимание на сигурността поради тези причини.

PaperTracer ще задоволи изискванията за сигурност на повечето фирми поради широка гама от контроли за сигурност. Най-желаните сред тях са управление на потребители и групи, изчакване на сесията и прилагане на дължината на паролата (но сложността на паролата не може да се конфигурира). Системата PaperTracer е съвместима със Закона за преносимостта и отчетността на здравното осигуряване (HIPAA), с постоянен запис на целия достъп до данни. Системата има 2048-битова среда за криптиране, използва сигурна автентификация на потребителя и има възможност да произвежда пълен одитен запис на всички данни, актуализации и маршрутизиране на данни.

Разрешенията в PaperTracer са подобно здрави. Администраторите имат възможност да контролират достъпа на потребители или групи до отдел или по отделни полета за данни. Потребителите получават достъп и могат да гледат или добавят / редактират права на подробно ниво. Възможно е също така да се управляват разрешения за конкретни записи, което ефективно отменя разрешенията, присвоени на този запис по-рано, като се използват други методи.

В допълнение към всеобхватните възможности за разрешения, PaperTracer предлага отчитане, насочено към осигуряване на подходяща поза за сигурност. Докладът за достъп идентифицира разрешения, присвоени на различни ресурси, както и достъпът, достъпен за отделни потребители и групи. Функцията на журнала за одит може да се използва за проследяване на различни действия, извършени в рамките на определен период от време и / или от конкретен потребител. Записите, които се отнасят за преглед или маршрутизиране на документи, могат да бъдат скрити, за да се намали количеството данни, което да се пресее. В идеалния случай тези данни за одит могат да бъдат изнасяни в PDF или във файл на Microsoft Excel, но тази възможност не е налична.

Всичко е за данните

Друга важна характеристика на PaperTracer е възможността за персонализиране на полета на метаданни в изключително висока степен. Когато други системи за управление на документи ще ви позволят да персонализирате тези полета, PaperTracer обработва тези полета като традиционна система от бази данни, като ви позволява да дефинирате типа на полето, автоматичните стойности (въз основа на параметри, времеви отметки или потребителя, извършващ действие), потенциални стойности във формата на списък със стойности и дори конфигуриране на полета, както се изисква или само за четене. Полетата могат също да бъдат групирани, за да се представи на потребителя изглед с въвеждане на данни в раздели и могат да бъдат конфигурирани като с йерархия към тях, така че ако е избрана определена стойност, се предоставят допълнителни полета.

PaperTracer също има възможности за управление на данни, които се простират извън конфигурирането на персонализирани полета. От една страна, възможностите за отчитане са в съответствие с това, което бихте очаквали от помощната програма за управление на данни, предлагайки доста малко персонализиране по отношение на това, какви полета се използват за показване, филтриране, сортиране и групиране. Освен това, мениджърите могат да извършват групово импортиране с помощта на Microsoft Excel или масови промени с помощта на инструмента за групово редактиране, което ви позволява да намерите записи, съдържащи поле с определена стойност, и да ги актуализирате поотделно или всички наведнъж. Добавете тези възможности на платформата за данни заедно и много предприятия могат да използват PaperTracer не само за управление на документи, но и за управление на всички свои операции за събиране на данни.

Фокус върху управлението на договори

Управлението на договорите по своята същност има сериозни правни последствия и обикновено е внимателно наблюдаван бизнес процес по отношение не само на сигурността, но и на целостта и интеграцията на работния процес. PaperTracer включва възможност за създаване на договор с цел оптимизиране на връзката между договаряне и управление на документи.

Функцията за създаване на договор за PaperTracer може да бъде активирана от администратор и използва шаблони, определени от администратора, като се използват секции и клаузи на договора, всяка от които може да се популяризира с общ език, предоставен от корпоративния правен екип. След като се създадат тези раздели и клаузи, те се свързват с един или повече видове договор. Тези шаблони за договори могат да бъдат изградени чрез използване на полета за въвеждане на потребители, които позволяват на потребителите бързо да попълнят договора със съответната информация, било от полета в PaperTracer, или чрез ръчно въвеждане.

Потребителите със съответните разрешения могат да сключат договор, попълвайки полета с данни, които захранват езика на договора, като включват приложимите секции и клаузи, както и многословия, специфични за намерението на договора. След като договорът бъде създаден в рамките на PaperTracer, той може да бъде направен за одобрение и подпис, както всеки друг документ. Това може да бъде ръчен процес, задействан от потребителя, или работен поток може да бъде включен, като се координира с потребителите както вътрешни за организацията, така и отвън.

Цени и възможности

PaperTracer се предлага в две издания: Express и Enterprise. Експресното издание е насочено към малки и средни предприятия (SMBs) и се определя на базата на подбор на шаблони на работния процес, потребители и съхранение. Всеки шаблон на работния процес има разходи от 30 долара на месец и включва опции за индустрията като управление на активи, управление на клиниката, бордова работа на служители, управление на договори и управление на адвокатската кантора. Потребителите са допълнителни 15 долара всеки месец на потребител, а паметта е 25 долара на гигабайт (GB) всеки месец.

Изданието Enterprise включва по-практичен подход към внедряването, като PaperTracer подпомага вашия бизнес с персонализиране на работния процес, импортиране на данни и подготвяне на системата за работа. Цената за това издание зависи от вашите бизнес изисквания, но примерни оферти, които ни бяха предоставени, включват разходи за настройка от 2000 долара за първоначална настройка и лицензиране, 1000 долара за обучение на администратор и 30 дни при необходимост поддръжка, както и още 300 долара месечно за 3 GB на хоствано хранилище, пет вътрешни потребители и неограничен брой външни потребители.

Със сигурност има пазар за PaperTracer, особено сред бизнеса, който търси система за заснемане на данни, а не само документи. Разходите на PaperTracer обаче със сигурност трябва да се имат предвид, особено ако вашите изисквания за съхранение ще бъдат важен фактор. Долен ред: Не забравяйте да отближете внимателно нуждите си към възможностите на PaperTracer преди да закупите. Ако те се подредят, това е солидно решение. Но ако вашите нужди са по-масови, тогава може да искате да продължите да търсите.