Преглед и оценка на работното време

Преди няколко години, когато попаднах на OfficeTime, това приложение за проследяване на времето за работници, които плащат по час, ме впечатли със своята простота, лекота на използване и ниска цена. OfficeTime все още е чудесна опция за соло работници, които искат надежден офлайн проследяващ време, който включва прости инструменти за проследяване на разходите и фактуриране. Той обаче не е идеален за сътрудничество и не се интегрира с много други приложения и услуги. За използване в екип и по-модерни опции за фактуриране, Harvest е по-добро приложение и избор на редактор. Друг вариант за соло работниците на бюджет е безплатната версия на Toggl, която също е избор на редактор.

Цена и наличност

OfficeTime е приложение за изтегляне за Windows и Mac, като има и мобилни приложения за iOS и Apple Watch. Настолните приложения струват $ 47. Повечето други приложения за проследяване на времето се продават като абонаменти, но с OfficeTime плащате само такса за еднократна покупка.

Имайки предвид, че не плащате текуща тарифа за OfficeTime, цената е ниска. Други приложения за проследяване на времето обикновено струват някъде в диапазона от 8 до 12 долара на месец. Много от тези приложения обаче поддържат сътрудничество, което означава, че можете да проследявате и създавате фактури не само от времето си, прекарано за проекти, но и от времето на вашия колега. OfficeTime е само за самостоятелна употреба.

За едноличните търговци OfficeTime предлага голяма стойност, но има безплатни версии на други приложения, които предлагат подобна стойност. Безплатното ниво на обслужване на Toggl например е подходящо за много фрийлансъри. Toggl не включва фактуриране, но можете да го свържете с почти всяка друга услуга за фактуриране и разходване, която може да използвате.

Реколта, която иначе струва 12 долара на човек на месец, също предлага безплатна версия на приложението, въпреки че ви ограничава да управлявате само един проект наведнъж. Друго приложение, наречено TopTracker, е напълно безплатно, но е леко за функциите.

Настройка и започване на работа

За да получите OfficeTime, изтегляте приложението за Windows или Mac, което се предлага с безплатен триседмичен пробен период, преди да трябва да въведете информация за кредитната карта. Докато създавате акаунта, OfficeTime ви пита дали искате да започнете с някои манекен данни, които да ви помогнат да се ориентирате, или искате да преминете в настройка на собствената си работа, която да проследявате.

За да използвате OfficeTime (и наистина повечето приложения за проследяване на времето по този въпрос) ефективно, трябва да отделите няколко минути, за да сте сигурни, че имате ясно разбиране за това как са организирани вашите бизнес проекти. Много професионалисти имат това мълчаливо знание на една ръка разстояние, но понякога е необходимо малко обучение с опит и грешки, за да правилно да анализирате работата си. OfficeTime е достатъчно пъргав, за да ви позволи бързо да коригирате погрешните си стъпки.

OfficeTime запазва всички данни на вашия акаунт локално на вашия компютър или каквото и хранилище за съхранение, което посочите по време на настройката. Ако решите да използвате както приложението за настолни компютри, така и приложението за iOS, можете да синхронизирате акаунта си между тези устройства, но само когато те са свързани към една и съща мрежа (например същата Wi-Fi). Няма опция за синхронизиране между Windows Desktop приложение на OfficeTime и Mac версия на приложението. Контролите за синхронизиране се появяват само в приложението iOS, а не в настолните приложения.

Характеристика

В OfficeTime имате проекти, договорени покупки и категории. Договорените позиции са повече или по-малко едно и също нещо като задачите, въпреки че тук те също могат да бъдат разходи. Всеки проект съдържа договорени покупки и всяка договорена покупка може да бъде причислена към категория, като маркетинг, дизайн, проучване или каквото и да е друго, което създавате. Можете да зададете проекти и на категории.

Когато сте готови да започнете работа, създавате договорена покупка и натискате бутон за възпроизвеждане отляво вляво. Таймерът ви ще започне да проследява времето по минутите, което можете да видите в реално време, ако оставите прозореца в изглед. Във версията за Mac тя също така показва дисплея на активния таймер в менюто за състояние, така че можете да погледнете нагоре и да видите колко дълго работите върху задача. От същата тази икона на менюто за състояние можете също да направите пауза и да възобновите проследяването на времето, бързо да започнете да проследявате времето по ново задача, и създайте напомняне.

Функцията за напомняне, която е уникална за OfficeTime, доколкото знам, ви позволява да въведете всеки текст в свободна форма, който искате. След това OfficeTime ще ви напомня за това чрез изскачащо съобщение в момент, който сте задали.

Виждайки, че OfficeTime е настолно приложение, всичко работи офлайн. Някои онлайн проследяващи време, като Toggl, имат офлайн възможности, макар че не всички го правят. Когато тествах Toggl, прекъснах внезапно моя интернет, за да видя какво ще се случи с таймера, и той продължава да тиктака. Това не беше така с Everhour, който веднага спря таймера си в момента, в който компютърът ми откри, че е офлайн.

Ако започнете да записвате нова задача в OfficeTime, когато вече имате работещ таймер, приложението автоматично спира активната договорена покупка, което прави невъзможно случайно да таксувате два клиента или да записвате време за две задачи едновременно. Има начин да отмените тази настройка, ако трябва.

Позициите също могат да бъдат разходи, като например стокова фотография, която сте закупили за работа или транспорт на клиента, за да стигнете до среща. Вие записвате разходите, сякаш са били всяка друга договорена покупка, което означава, че ги виждате изброени точно заедно с цялото ви проследено време за всеки даден проект.

Въпреки че OfficeTime включва инструменти за фактуриране и разходване, той не покрива всички ситуации и условия, които понякога възникват при фрийлансъри. Например инструментите за фактуриране и проекти за OfficeTime не обработват проекти с фиксирана ставка. Да речем, че начислявам фиксирана ставка от 200 долара за консултация лице в лице или 5000 долара за изграждане на уебсайт, независимо от времето, прекарано в проекта. Други приложения, като Harvest и Paydirt, предлагат начини за проследяване по подходящ начин на проекта и таксуване за него, докато OfficeTime работи само за часове, подлежащи на плащане. Причината, поради която все още бихте искали да проследявате време за даден проект с фиксирана ставка, е да гарантирате, че не харчите твърде много време за него и по този начин го правите по-малко рентабилен.

Друга липсваща функция в OfficeTime, която се показва в няколко онлайн приложения за проследяване на времето, е възможността да се оцени колко време ще отнеме задача или проект. Този вид информация помага на хората да подобрят уменията си за управление на времето, което може да доведе до подходящо поемане или отхвърляне на нова работа.

Отчети и фактури

Инструментите за отчитане и фактуриране в OfficeTime работят добре и са ясни. Винаги съм доволен, че инструментите за отчитане не изискват да имам висша степен по бизнес жаргон, за да разбера какво ще покажат.

Както споменахме, OfficeTime не е идеален за използване в екип, въпреки че е възможно да се генерират отчети за много лица, като се качват данни на друг човек във вашия акаунт в OfficeTime. Това е ненужно тромав процес, който е предразположен към грешки, особено в сравнение с услуги, които просто поддържат множество хора в един акаунт. Реколта, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours , и други приложения предлагат истински услуги за проследяване на времето в екип.

Във всеки случай, отчетите се генерират лесно, като са фактури , От менюто можете да изберете отчет, като например Последния месец, и да видите обобщение на работата и проследяваното време се появяват заедно с диаграма на пай. Можете да коригирате показаното в отчета и когато сте готови, натиснете бутон в долната част, за да създадете фактура или да експортирате данните.

Когато генерира фактури, OfficeTime може автоматично да попълва подробности като информация за контакт за вашата компания и клиент, както и други стандартни данни. Тя обаче не разполага с усъвършенствана система за проследяване на получаването на плащанията, която Paydirt предлага, когато се регистрирате, за да може вашите клиенти да плащат чрез PayPal или Stripe.

интеграции

OfficeTime не поддържа много интеграции с други приложения и услуги. Можете да свържете приложението към iCal, но това е въпрос. Други приложения за проследяване на времето, по-специално Toggl и Harvest, ви позволяват да ги свързвате с други често използвани бизнес услуги, като QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet и други.

За проследяване на платими часове офлайн

OfficeTime остава силно приложение за проследяване на времето, ако това, от което се нуждаете, е надежден инструмент, който работи офлайн, за да поддържа записи на часовете и разходите, подлежащи на плащане. Не е идеално, ако работите с екип или ако понякога таксувате клиентите за проект, а не за час. Ако OfficeTime не отговаря на вашите нужди, помислете за Harvest или Toggl, изборите на редакторите в тази категория.