Как да събирате данни за здравето и здравето, без да плашите служителите си

Сега, когато отделът за човешките ресурси (HR) има затрудненията на смазващи числа, за да взима по-добри решения за управление на хората, това повдига въпроси относно личния живот на служителите. Това става ясно от последните доклади, в които подробно се описва как работодателите и фирмите за здравна анализа и застрахователите, с които работят, използват или злоупотребяват, в зависимост от това кой говори - данни за здравето и здравето на служителите.

Докато някои софтуер за управление на човешките ресурси предоставя данни за уелнес на базата на администриране на обезщетенията, все повече компании наемат фирми за анализи на трети страни, които да извличат данни, събрани от здравноосигурителни претенции, спонсорирани от работодатели здравни планове и други източници. Те използват информацията, за да идентифицират сегменти от своята работна сила, които могат да се възползват от информация за специфични здравословни или медицински състояния.

Звучи безобидно. Но аналитичните консултантски услуги Castlight Health могат да кажат кои служители могат да бъдат изложени на риск от диабет, коя е бременна или дори може да се нуждаят от операция на гърба, каза наскоро мениджърът на компанията пред Fortune . Данните на компанията започват алармени звънчета с групи за поверителност. Организациите твърдят, че работодателите - особено в по-малкия бизнес - биха могли да направят възпитани предположения за това, кои данни за служителите са включени в обобщени резултати. Въоръжени с подобна информация, те твърдят, че по-малко от етичните работодатели биха могли да уволнят служители, които са бременни или чието използване на здравни грижи може да доведе до общи разходи за ползи.

Федералният закон, а именно Законът за преносимост на здравната информация и отчетността от 1996 г. (HIPAA), забранява на предприятията да споделят поверителна информация за здравето на дадено лице. Фирмите за анализи на здравеопазването поддържат, че не нарушават разпоредбите на HIPAA, тъй като споделят само данни за здравето и здравето на служителите в обобщен вид, така че нищо не може да бъде проследено до един човек. Но дори и ако компаниите не използват външна фирма за анализи, HR отделите трябва да приемат това като събуждане за преразглеждане на практиките за събиране, използване и защита на данните за здравето и здравето на служителите.

"Не можем да подценяваме чувствителността около здравната информация - особено в области като бременност, където жените вече са свръх осъзнати за потенциални предубеждения и дискриминация от работодателя си", пише Дженифър Бенц, изпълнителен директор на консултантските услуги за комуникация с служители на Benz Communications.

За да спечелите доверие, бъдете прозрачни

Има правилни и грешни начини за събиране на данни за здравето и здравето, според ръководители на HR, консултанти и експерти по трудово право. За да спечелите доверието на служителите, бъдете напълно прозрачни какво правите и защо. Когато Боб Мерберг, мениджър уелнес програма на служителите в Paychex, изкара разширена уелнес програма с биометричен скрининг и оценки на риска за здравето, служителите на доставчика на ведомости от 12 000+ бяха скептични. За да се противодейства на това, Paychex беше на първо място относно начина на използване на оценката и други данни - и не скри детайлите в споразумението за услуги или отказите.

Paychex използва трета страна за събиране на здравни данни на служителите и „ние ги насочваме, за да ги държим свещени“, каза Мерберг. "Ние наистина се стремим да го съберем и да го предадем възможно най-малко."

Днес Paychex не среща съпротива на служителите по отношение на поверителността, каза Мерберг. "Доказахме, че се опитваме да спазваме поверителността. Но ключовото нещо трябва да бъде моделът на прозрачност във времето."

Позволете на служителите да се включат

Когато настройвате уелнес програма, е задължително включването на служителите. Програмите или плановете, които се отказват по подразбиране - в които служителите автоматично се записват, освен ако изрично не поискат да бъдат отстранени - не са големи за морала или за постигането на пълна ангажираност на служителите към програмата.

Тъй като днес толкова много данни се съхраняват в облака и личната информация е постоянно изложена на риск, служителите трябва да имат избор да се включат. Това е, за да гарантират, че разбират намерението на програмата, но също така и да имат яснота какво означава участието в програмата, т.е. според Марк Stelzner, основател и управляващ директор в консултантската фирма Inflexion Advisors HR (IA HR), която помага на компании с внедряване на HR технологии.

След като кажете на служителите какви данни събирате, не се отклонявайте от това. Може да е изкушаващо да събирате нова информация или да използвате данните, които събирате, по различен начин. Промяната на параметрите обаче означава, че служителите не са напълно информирани и това би могло да ви отвори до нахлуване на претенции за поверителност според Карла Гросенбахер, партньор в офиса на Вашингтон, окръг Колумбия, округ Колумбия, Сейфарт Шоу, съсредоточена в трудовото и трудовото законодателство. Тя е председател на техния труд и трудова практика във Вашингтон.

"Когато започнете да го използвате с друга цел, хората могат да кажат, че не са дали съгласие за това, и да плачат, " каза Гросенбахер. „Наистина е важно да накарате служителите да се чувстват комфортно.“

Поверителността на данните за служителите е един от големите проблеми, свързани с основните системи за управление на човешките ресурси, според изследователската фирма за HR технологии Sierra-Cedar. Той ще стане само по-голям, тъй като HR екипите натрупват опит, използвайки аналитична прогноза в повече аспекти на управлението на хората, включително правейки образовани предположения за бъдещото поведение на служителите.

Като работодател е изключително важно да се уверите, че информирате служителите за това, което събирате, как го използвате и какви опции трябва да се откажат, ако решат.