Организирайте се: кое е най-доброто средство за организиране на разрастващ се бизнес?

„Кой инструмент ще ми помогне да управлявам по-добре бизнеса си?“ Читател на име Рафаел ми писа миналия месец, за да задам този въпрос. Той четеше за някои от най-добрите инструменти за управление на проекти, софтуер за управление на работа, комуникационни програми и всички онези други приложения за производителност, които целяха да направят бизнес бум. Но не можеше да разбере кой всъщност ще работи най-добре за управление на работата си.

"Току-що започнах да работя за малка фирма за инвестиции в недвижими имоти", пише той, "и те наистина наистина се нуждаят от помощ при автоматизирането на своите процеси. Те управляват нещата главно по имейл (арг!) И с планове за разширяване, това не е мащабируема структура в този момент. Мислех да използвам или проекти за Асана, или за работа в екип, за да оптимизирам операциите и исках да дадем своя принос. За да ви дадем някаква перспектива, екипът е петима вътрешни служители, които работят с инвеститори, за да купуват и продават имоти."

Освен това Рафаел обясни, че смята всеки имот като "проект" и иска да може да създаде списък със задачи за всеки от тях, който ще бъде възложен на служителите според нуждите. Организациите управляват от 150 до 200 "проекта" наведнъж. И от време на време външните играчи се нуждаят от представа за процеса.

Той каза още, че гъвкавостта и екипното сътрудничество са от изключително значение, тъй като те са в много компании. Но той изглеждаше доста готов да използва или проекти за Асана, или за работа в екип. Ето моят отговор:

Колода от карти срещу настолна игра

Мислете за Асана като тесте карти и мислите за проекти за работа в екип като за настолна игра. С тесте карти можете да играете игра, която някой друг е създал, или можете да съставите своя собствена игра. С настолната игра играта идва с правила и можете да ги огънете, ако искате, но най-общо казано, настолната игра е предназначена да се играе с вас, придържайки се към правилата.

Според моя опит Асана изисква време, за да приложи правилно, но в крайна сметка можете да го използвате, колкото искате. Първите няколко дни ще бъдат наистина объркващи за всички, които се учат да използват системата. Причината е, че вашият екип ще трябва да определи правилата как да го използва. Няма правилен или грешен начин да използвате Асана.

След няколко седмици, надяваме се, че петимата служители ще бъдат на борда и вероятно в този момент те ще започнат да коригират правилата си. Асана приема опит и грешка. Освен това е необходима стабилна екипна комуникация, за да се гарантира, че всички използват инструмента по един и същи начин.

Сега да поговорим за проекти за работа в екип. Ще отнеме известно време на вашия екип, за да свикне с проектите за работа в екип, но по различна причина. Хората ще изследват всички функции и ще въвеждат задачи за първи път. Екипът ви вероятно ще създаде куп шаблони, които могат да използват отново за следваща продажба или покупка. Но при проектите за работа в екип, ключовото е, че ще се справяте с всяка покупка или продажба на недвижими имоти като проект.

Проектите винаги имат крайни дати и във вашия случай това е крайната дата. Обикновено имат основни етапи, може би влизат в договор или получават пари в дескрипция. А при проектите датите за тези крайни срокове и важни етапи са от значение. Нямам представа дали сроковете имат значение за вашия екип или не. Вашият екип казва ли неща като „Нека купим този имот до 1 октомври“ или просто „Да купим този имот“, без да знаем колко време ще отнеме? Ако имате определени срокове, проектите за екипна работа вероятно са по-добри.

Инструментите за управление на проекти, като проекти за работа в екип, ви позволяват да създавате зависимости между задачите, така че една задача да не може да се случи, докато не се появят всички зависими задачи. Например, ако не можете да отидете да сключите договор, докато не бъде извършена проверката, това е възможно да се настроите в проекти за работа в екип. С Асана вашият екип може да избере да играе по това правило, но това няма да е част от самата система. Можете да използвате и двата инструмента безплатно, за да разберете как работят, и след това да надстроите до платена сметка, която ще има повече функции.

Избор на инструмент

Регистрирах се с Рафаел няколко седмици по-късно, за да видя дали той е взел решение и как инструментът работи за неговия екип. Беше избрал да изпробва проекти за работа в екип. Точката на продажба, каза той, е способността да се създават зависимости между задачите. Настройката отне известно време, както се очакваше, но Рафаел имаше и няколко страхотни новини за споделяне:

"Едно разкритие, което си струва да се спомене, е, че има предложение за стартиране на Teamwork Projects, където те дават стартиращи програми на година безплатно на софтуера! Това беше много полезно при извършването на този ход", написа Рафаел.

Допълнителни ресурси

За съпътстващи съвети вижте 7 начина за опростяване на управлението на проекти в проекти за работа в екип и използване на Асана в бизнеса.

А за повече препоръки за бизнес приложения вижте най-добрия софтуер за онлайн бизнес сътрудничество.