Организирайте се: спрете да се борите с имейл с повече имейл

Претоварването на имейли е огромен проблем с производителността на работното място. През цялото време се срещам с хора, които се оплакват от имейл, казвайки, че ги затруднява, като искат да има изключен ключ за всички нови съобщения, които се изсипват във входящите им кутии.

Много от същите тези хора обаче фиксират имейла по такъв начин, че в крайна сметка да изострят проблема. Това, което виждам, са хора, които се опитват да се борят с имейла с повече имейл, което от своя страна генерира все повече имейли. Тъй като са затънали в мизерия по електронната поща, обикновено не могат да видят ясно какво се случва, така че нямат представа, че го влошават.

Има няколко начина, по които съм забелязал, че хората се стрелят в крака, докато се опитват да се справят с претоварването по електронната поща.

Не използвайте входящата си поща като списък със задачи

Първият пример за хора, които влошават проблемите си с електронната поща, са обикновените бюлетини , както обичам да ги наричам. Листовете за задачи оставят имейли във входящите си кутии, когато съобщението или съдържа задача, или задейства паметта на зададена задача. С други думи, те използват използването на входящата кутия като списък със задачи.

Помислете как хората обикновено възлагат задачи чрез имейл. Рядко е задачата ясно посочена в темата. Получателят трябва да отвори и прочете имейла, за да знае подробностите на задачата. По-вероятно е обаче, че съобщението няма да има цялата информация, от която се нуждае получателят, като например краен срок или други подробности относно задачата. Размяна на съобщения напред и назад изяснява задачата и в крайна сметка създава ново парче имейл всеки път, когато се случи. Накратко, имейл пощенските кутии са много лоши списъци със задачи.

Друг проблем е, че листовете за задачи трябва непрекъснато да проверяват всяка входяща поща, за да видят дали съдържа задача, а ако не, те се отърват незабавно от пощата. Листовете за задачи завършват плевенето непрекъснато.

По-лошото е, че листът със задачи свиква да проверява входящите си кутии за ежедневните си задачи и често пъти накрая им изпраща по имейл напомняния за други неща, които искат да свършат.

Ако имейл е проблем, защо бихте искали да създадете повече имейл по този начин?

В гъстата част на това обаче задачите на листите не могат да видят как системата им влошава въпроса. Те често спорят, че използването на входящата си поща като списък със задачи е единственото, което работи. Но ако същият този човек се почувства затрупан от имейл, очевидно това не работи. Има няколко решения и за момент ще стигна до тях.

Спрете да изпращате нула имейл

Наскоро говорих на корпоративно оттегляне за управление на електронната поща. За да се подготвя за беседата, разговарях с някои служители и научих, че много от тях управляват огромни обеми електронна поща, понякога 1000 съобщения на ден, използвайки Nudgemail. Те смятаха, че това е перфектно разумен начин за управление на потока.

Nudgemail е freemium инструмент, който ви позволява да отлагате по същество имейл, като зададете време, когато то ще се появи отново във входящата ви поща като ново съобщение. "По същество" е много важна дума тук.

Повечето функции за отлагане, като тези в SaneBox или някои от най-добрите приложения за електронна поща, скриват оригиналното съобщение от входящата ви поща и след това го показват отново като ново непрочетено писмо в избрания от вас момент. Nudgemail работи малко по-различно. Когато го използвате за отлагане на поща, оригиналният имейл остава във вашата пощенска кутия и в горната част на кутията ви се появява ново съобщение с цитирана цялата нишка от първоначалното съобщение.

Не ме разбирайте погрешно. Nudgemail е отличен инструмент и е чудесно решение при някои обстоятелства. Всеки, който разглежда входящата кутия като поток от информация, а не като точка за събиране на комуникация, която трябва да бъде обработена, може да е добре да я използва. Но когато работниците ми кажат, че чистият брой съобщения във входящите им кутии не ги позволява да вършат работата си, а 20 процента от съобщенията им са повтарящи се съобщения под формата на нужди, това е проблем.

Колкото и да се правят листчета за задачи, може да бъде отричането на факта, че системата им е счупена, някои потребители на Nudgemail го превръщат в патерица. Толкова са заседнали в настоящите си навици, че не могат да намерят по-добро решение.

Не отговаряйте толкова бързо

Много често отговарянето на имейл е начин за потвърждаване на съобщение на някой друг, без всъщност да се движи разговора напред. Представете си имейли на колеги, за да попитате мнението си за презентация. Все още не сте гледали презентацията. В зависимост от работното ви място може да е по-приемливо да отговорите бързо с „Не знам. Още не съм гледала“, отколкото да изчакате два часа, докато не потърсите и не сте съставили мнение. Когато прескочите да отговорите бързо, дори ако съобщението не е съществено, генерирате излишен имейл. Ако фирмената култура ви тласка към това поведение, по-добре повярвайте, че и други хора правят това на вас.

Човек, който бавно отговаря на имейла, може да се разглежда като мързелив или да не е екип играч, дори ако чакането да отговори на имейл е много по-логичен и продуктивен начин да го направите. Но това е напълно изостанало и трябва да се откъснете от него, ако се почувствате залят от имейл.

Това, което в крайна сметка се случва е, че хората отговарят на съобщения, само за да преминат долара. Да речем, че Радж пита мнението на Сара за нещо и тя отговаря: "Не съм сигурен. Какво мислиш?" Сега топката е отново в съда на Радж, а тежестта е върху него да отговори, само ако така Сара ще получи ново непрочетено съобщение във входящата си поща, което да я напомни, че всъщност отговаря този път.

Друг пример, който е често срещан за хората в отделите за поддръжка, като например ИТ, е, че те ще зададат общ имейл адрес на служителите, които да подават билети за помощ, като Когато служител се изплаши, че компютърът й е счупен, и тя трябва да бързо да получите помощ, тя може да забрави за общия имейл и вместо това да изпрати имейл на човека, когото познава в ИТ. Трябва ли този ИТ човек да се грижи за проблема? Игнорирате имейла? Отговорете и кажете на служителя, че трябва да използва правилния адрес за ИТ помощ? CC нейният шеф? Какво е правилното да направите?

Често отговорът, подхранван от паника и безсилие, просто генерира повече имейл (и създава напрежение). Отново това е пример за фирмена култура, създаваща очаквания за бърз отговор, който е в основата на проблема. Но можете да се откъснете от този модел, без да нарушавате спокойствието и да генерирате по-малко имейли в резултат.

Решения за излишен имейл

Как да спрем да генерираме прекомерни имейли? Някои решения са прости и бързи и човек може да ги направи без подкрепата на компанията.

В предишния пример, персоналът, работещ с информационните технологии, вероятно би могъл да прекъсне проблема в пъпката, като проведе разговор лице в лице (или телефонен разговор с отдалечен служител), вместо да отговори по имейл. Ако ИТ човекът отговори по имейл, нуждаещият се колега вероятно няма да го чете много внимателно. Не забравяйте, че тя вече е стресирана за проблема си с компютъра. Може да звучи много нискотехнологично, но изправянето лице в лице, спокойно и професионално, ще й помогне да запомни правилния протокол за подаване на помощни билети в бъдеще, особено ако ИТ лицата обясни какви други работни места са били приоритетни на момент. Личното обяснение преминава дълъг път.

Друг начин да спрете генерирането на прекомерна електронна поща за себе си е да намерите добри инструменти за асистент на имейл, които да ви помогнат да намалите имейла във входящата си поща, а не да го разпространявате, както прави Nudgemail. SaneBox (около 7 долара на месец) е решението, което препоръчвам. Mailbird е приложение за имейл клиент, което се предлага с опция за отлагане и други функции, които също могат да помогнат.

Спрете да използвате входящата си поща като свой списък със задачи, както за лични задачи, така и за работни задачи. Сега има толкова много страхотни инструменти, които са много по-добри в задаването на задачи, проследяването им, актуализирането на подробностите за тях и т.н., които не разчитат на имейл. Харесвам Todoist, въпреки че Wunderlist също е чудесно приложение.

Ако можете да убедите работния си екип или отдел да вземе по-добър инструмент за задачи, наистина ще бъдете в много по-добра форма. Освен приложенията за управление на проекти с пълна сила, има и други приложения за сътрудничество, които са леки, лесни за използване, по-бързи за настройка и те могат да бъдат по-добро решение за предизвикателствата на вашия екип.

За повече информация вижте другите ми съвети как да намалите претоварването на електронната поща в офиса.