Организирайте се: Jason shah, основател на do.com, за да направи срещите по-продуктивни

Колко време губите за срещи, защото хората, които ги ръководят, не са подготвени? Няма дневен ред. Колегите пристигат късно. Обсъжданото има нещо общо с вас или с вашата работа. Един час по-късно не сте направили нищо, не научихте нищо и не допринесохте нищо. Какъв беше смисълът?

Do.com има за цел да помогне на хората да имат по-добри срещи, като им предоставя ресурси за планирането и изпълнението им. В много отношения това е като контролен списък на нещата, които трябва да се правят преди, по време и след среща, за да се уверите, че е продуктивен за всички участващи.

Преди да се срещна с Джейсън Шах, основател и изпълнителен директор на Do.com, изпратихме имейл, за да намерим подходяща дата и час за разговор. След като се съгласихме, той отговори: „Смятам да ви се обадя по Skype и скоро ще изпратя покана за календар“. Миг по-късно, достатъчно сигурно, пристигна канетна покана.

В деня на нашата среща получих имейл от Do.com чрез Shah. Вътре намерих дневен ред, ясни начални и крайни времена за срещата, списък на хората, които ще участват в разговора, както и тяхната информация за контакт (само двамата в този случай) и връзки към основната информация. Всичко това ни помогна да се справим с преследването по време на разговора, тъй като Шах обясни какво прави срещата продуктивна, мотивацията му за стартиране на Do.com и как се променя естеството на срещите сред работниците, работещи със знанието.

Джил Дъфи: Нека поговорим за срещи и защо хората ги мразят.

Джейсън Шах: От това, което открихме, повечето хора посещават срещи, за които са неподготвени. Няма основателна среща да се случва. Няма предварително разпределен дневен ред. Хората се появяват късно и някой трябва да пренарежда нещата. Хората, които ги организират, не винаги се замислят за това кой трябва да бъде там и така в крайна сметка се стига до големи срещи, в които половината хора са незадължителни, а може би половината хора са основни, така че динамиката е изключена и това пречи на производителността.

Това се свежда до загубено време за заети хора.

Ако помолите някого да седи в една стая за 30 минути и да не постигне нищо, той ще помисли, че сте луд. Но това правят хората милиони пъти на ден на работното място.

JD: Как бихте описали продуктивна среща?

JS: Трябва да имате няколко основни съставки. Първо, това всъщност трябва да се случи. Ако нещо може да се обработва бързо по имейл, направете това. Но ако трябва да е среща, тогава добре.

Подготовката е ключова: разгръщане на това, което ще се обсъжда, кой е отговорен за това, такива неща, които водят до фокусиран разговор. По време на срещата: спазване, запазване на време, водене на бележки и завършване на време.

Времето на срещата също има голямо значение. Много хора просто по подразбиране на час. Забелязах, че сте много умишлени и казах 25 минути за този разговор. Мисля, че това е добра практика.

Това, което се случва след срещата, също е ключово. Ако Боб и Стейси кажат, че ще последват нова версия на слайд, и Марк казва, че ще ви изпрати номера за продажби, те всъщност трябва да направят това! Откриваме, че повечето хора казват: "Страхотна! Добра среща!" те си тръгват и няма последващи действия. И дори да има, това се случва в неподходящия момент, което предразполага друга среща или повече ненужна работа.

Така че подготовката, провеждането на срещата добре, последващото успешно след това са ключови компоненти на една добра среща.

JD: Инструментите за управление на проекти и други инструменти за управление на работата са предназначени да оптимизират работата. Идеята е да има по-малко срещи и (и по-малко имейл). Можете да си присвоите взаимно задачи и срокове, без да имате срещи за тях. От ваша гледна точка, тези инструменти променили ли са срещите в работната сила на знанието?

JS: Да. На макро ниво, да се надяваме, че имаме по-малко срещи в резултат на тези инструменти.

Например, ако видя, че макетите са актуализирани на Dropbox и мисля, че са добри, няма нужда да се срещам с дизайнера, за да ги обсъждаме. Дори не е нужно да ме уведомява. Просто мога да задействам съобщение, което гласи: „Ей, видях актуализираните файлове“. С нещо като Slack мога бързо да задам на някого въпрос, без да се налага да се срещам, за да обсъдим естеството на въпроса.

Преди хората искаха по-малко технологии, защото беше трудно, например, да се докопат до монитора или това беше разсейващо за хората.

Надявам се, че нарастването на тези инструменти води до по-малко срещи, но не знам дали има конкретни данни в подкрепа на това, освен пропагандата, която отделните компании излагат там. И в самата среща мисля, че естеството на тези се променя, защото сме по-технологично ориентирани. Ако използваме услуги извън една среща, тогава самите срещи трябва да са в крак с това.

JD: Обичам да имам работни срещи. Те са най-продуктивни за мен. Събираме се с група хора, сядаме и вършим работата, която трябва да свършим точно там, може би с нашите инструменти, проектирани на екран.

JS: Това ме кара да се замисля за обръщения модел на класната стая. Класната стая е място за вършене на работа, а не само за гледане на презентация, много като среща не трябва да се свиква, само за да прегледате тесте, с което някой лесно би могъл да ви изпрати имейл.

JD: Нека поговорим малко за Do.com. Дайте ми 30-секундното обяснение какво е Do.com и тогава ще поговорим по-подробно за това как го използвате.

JS: Do.com е софтуер за сътрудничество за срещи. Няма нищо общо с видеото и аудиото. Всичко е в продуктивността на срещите.

С „Do“ хората могат да задават дневен ред, така че да знаят за какво да говорят. Те могат да правят бележки в реално време и да назначават задачи, които взаимодействат с другите им работни процеси. Ние сме интегрирани с Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce и т.н.

Имаме повече от 1, 5 милиона души да участват в срещи в повече от 20 000 компании. По принцип помагаме на хората да имат по-малко срещи, по-добри срещи и да се надяваме да бъдат по-щастливи и продуктивни в работата.

Дж. Д.: И това е модел за свободна употреба.

JS: Така е. Можете да се регистрирате безплатно, а ние имаме достатъчно безплатни потребители.

JD: Едно от нещата, които ме впечатлиха в Do.com, е, че наистина насърчава хората да предприемат правилни действия, за разлика от това да бъде решението само по себе си. Мисля много за неща като мотивация и как не винаги се държим по начини, които са в най-добрия ни интерес. Така че мисля, че е чисто, когато намеря инструменти, които са по-скоро насоки към нас, отколкото да ни дадат нещо. Разбрах, че това е Do.com.

JS: Да, съгласен съм. Нашето убеждение е, че срещите са толкова много, колкото и проблемите на хората, колкото и технологичните проблеми. Например, не ни е необходимо приложение за електронна поща, за да предотвратим счетоводството на Боб да изпраща супер дълго съобщение, което е трудно за разбиране. Това вероятно има връзка с политиката на компанията, способността на Боб да бъде професионалист, динамиката на екипа, подобни неща. Някои потребителски интерфейс, заседнал в уеб браузър, няма да промени Боб.

Това е нещо, за което много мислех, когато работех в Yammer преди. Yammer се опитваше да направи компаниите по-прозрачни. Но честно казано, Yammer беше инструмент за прозрачни компании, защото е много трудно да се промени културата на една организация.

Do.com е много продукт, който се опитва да помогне на хората да бъдат по-добри и им предоставя технология, която им позволява да правят това, вместо да го правят вместо вас. Честно казано, дори не знам дали бихме могли да превключим ключ и да направим среща по-продуктивна. Това би било доста вълшебно!

Ние наистина вярваме, че това ще има постоянна сила. Ако ще работи, трябва да идва от хората и ние им даваме възможност да станат най-добрите си.

JD: Разкажете ми историята на произхода на Do.com и защо сте страстен за този проект и компания.

JS: Работих в Yammer преди Microsoft да купи Yammer. И както вероятно можете да си представите, след като Microsoft купи компанията, културата започна много да се променя, включително добавяне на много бюрокрация и срещи.

Претърсих около година, след това придобиване, да открия, че да се свършат нещата наистина е трудно. Беше ми безумно, особено защото бяхме компания, първоначално изградена, за да подобрим работата на хората!

Накратко, седях един ден на ужасна среща с 10 души и се отдалечавах и си мислех: "Какво правя тук?" Безумието от това просто ме порази.

Ако ви поканя на вечеря и не се подготвих предварително, за да взема съставките и имам някаква концепция, на която исках гостите да се наслаждават, и те се появяват и аз казвам: „Ей, да отидем в хранителния магазин и да направим това вечеря, "биха казали:" Това е лудост! Няма да разберем това с вас. Дойдохме тук за вечеря! " Но това са срещите!

Мислех, че е луд и ме сърбеше да напусна и да започна нова компания.

JD: Какви други приложения или услуги за производителност използвате? Имате ли най-добри практики за поддържане на производителност?

JS: Мога ли да дам нетрадиционен отговор? Мисля, че някои от най-добрите приложения за производителност всъщност не са приложения за производителност. Uber, например, ми дава по-голяма производителност от приложение като Asana. Ставам на места по-бързо и губя по-малко време да стоя наоколо в дъжда и да чакам кола.

Има още един инструмент, който използвам, наречен BetterSnapTool, и отново, това не е класически инструмент за производителност. Настроих монитора си с три колони и с Windows Snap натиснах клавиш за бърз достъп и всичките ми прозорци щракнат на мястото си.

Тук използваме и Trello и Slack. Използваме Instacart за нашите хранителни стоки в офиса. Фактът, че никой не трябва да се тревожи е полезен и по някакъв начин ни прави по-продуктивни.

JD: А какво ще кажете за най-добрите практики или личните навици за производителност?

JS: Започнах да блокирам времето си през деня си в календара, за да съм сигурен, че нещата няма да се преодолеят. Сутринта съм вдигнал медитацията, за да ми помогне да се ориентирам към нула и да разбера какво е важно.

Друго, което е нетрадиционно, е делегирането на неща. Това не е саундбит от Four Hour Work Week , но имам личността, която ме кара да искам да правя всичко сам. Осъзнаването на необходимостта от делегиране по подразбиране, а не по подразбиране да правя нещата, беше наистина въздействащо.

За мен това е смесица от това да съм по-внимателна, да боксирам времето и да делегираме. По-спокойно съм и съм съсредоточен върху двете-три неща, които са от значение всеки ден. Като основател можете да се разсеете от всичко, свързано с компанията, независимо дали става въпрос за инвеститорски отношения или PR-възможност и така делегирането ми направи по-продуктивна.

JD: Колко е вашият персонал?

JS: Десет души. Делегирането става все по-лесно, но това е супер малко, разбира се, за компания.

JD: Да, но за други предприемачи е важно да знаят, че дори и да работите с много малък екип, делегацията все още е важна.