Организирайте се: как да подобрите комуникацията за по-добро управление на проекти

По време на всеки проект значението как да се комуникира, както и кога да се използва услуга за управление на проекти за комуникация, е изключително важно. Комуникацията с всички ваши заинтересовани страни е единственият най-важен фактор за успеха на управлението на проекти, според доклад на Института за управление на проекти. Лошите комуникации твърде често са причина за други проблеми, които водят проект извън курса или го потъват напълно.

Какво означава ясна, открита и ефективна комуникация по отношение на управлението на проекти и как го правите? Графата Get Organized от миналата седмица разгледа как да започнете да управлявате проект. Основните постъпки бяха за определяне на проекта (и да се гарантира, че той е проект, а не просто текуща работа) и неговите изисквания, обхват, резултати, важни етапи и участници, включително заинтересованите страни. Ако все още не сте го прочели, препоръчвам да го направите, преди да се справите с тази статия.

Как лошата комуникация влияе върху управлението на проекти

Трите най-големи проблеми, които не позволяват на проекта да бъде успешен, са промени в обхвата, лоша оценка на фазата на планиране и лошо определени цели и задачи, според проучване на PricewaterhouseCooper. Но Джейсън Уестланд, изпълнителен директор на ProjectManager.com, вижда всички тези проблеми като проблеми, произтичащи от различен корен: лоша комуникация.

"Ако ръководителят на проекти няма намален обхват или ако играчите не знаят времевата линия, нещата се разпадат или това, което е доставено, не отговаря на изискванията", каза Уестланд, когато наскоро говорих с него за най-добрите практики за управление на проекти,

Уестланд, който също е написал жизнения цикъл на Project Management , добави: "Това, което обикновено се случва е, че ръководителят на проекта няма истинска справка за обхвата на проекта. Екипът всъщност не знае какво предлага. Никой наистина знае какви са крайните дати за основните етапи или ключовите резултати. И по време на целия проект никой не ги информира за цялостната визия, причината, поради която го правят. И нещата просто се изплъзват."

Уестланд израства в Нова Зеландия. Той сподели с мен аналогия между овцете-стада на терена на родината си и ръководството на проект.

Представете си младо момче, което трябва да премества 300 овце от един падока в друг, като не използва нищо повече от няколко кучета. "Вие сте в постоянна комуникация с кучетата си чрез свирка", каза той. „Кучетата се движат непрекъснато в разделени групи или обединяване на групи.“ Работата може да изглежда непоколебима за едно момче и няколко хрътки, но ако никога няма прекъсване в общуването и момчето продължава да напомня за целта си, това може да стане.

Вижте Голямата картина

По време на срещата за начален старт на проекта, всички участници, които ще работят по проекта, трябва да напуснат срещата с ясно описание на какво ще се състои крайният проект. С други думи, всеки трябва да има не само визия, но и писмени подробности.

Представете си проект, който отнема една година. Няколко месеца в проекта е напълно възможно зрението в окото на някого да се е пресъхнало малко от първия ден. Ръководителят на проекта трябва да напомни на всички за описанието на крайния проект и трябва да го прави често. Този вид комуникация с визия може да се случи по време на редовно насрочена среща (повече за това в един миг) или чрез привеждане от време на време на клиента на проекта, който да напомня на екипа за какво работи.

Освен това, всеки от екипа на проекта е отговорен за комуникацията, когато дадена задача или серия от задачи се отдалечава от следващия резултат или от крайното описание на проекта. Когато възникне задача, която не е в обхвата, работниците трябва да говорят и ръководителите на проекти трябва да слушат. Комуникацията е двупосочна улица. По същия начин, ако екипът вярва, че няма да стигне до крайния срок, те трябва да съобщят на ръководителя на проекта, когато са в опасност, а не след като е твърде късно. Ръководителят на проекта, който чува комуникация от този вид, може да взема решения съответно. И както може би се досещате, ръководителят на проекта трябва да информира екипа за каквито и да са промени и да поиска обратна връзка.

Обърнете внимание на финия детайл

Освен че често се връщат към визията и поддържат обхвата си под контрол, ръководителите на проекти трябва да знаят за всякакви фини детайли. "По време на проекта наистина е важно ръководителят на проекта да е напълно наясно с всяка задача и какъв е статутът на тази задача", каза Уестланд.

Проектите могат лесно да имат хиляди задачи, което е много информация за всеки един ръководител на проекти, който да запомни. Именно поради тази причина услугата за управление на проекти е толкова ценна. Два примера са Zoho проекти и проекти за работа в екип, въпреки че на пазара има десетки за екипи с различна големина и сложност.

Когато екипите използват платформи за управление на проекти, всички задачи се записват в системата и са видими за всички, които трябва да ги видят (или понякога са видими за всички, в зависимост от инструмента). Всяка задача има правоприемник и краен срок. Обикновено има и допълнителна информация, която описва дали задачата понастоящем все още не е в чийто табела, понастоящем активна или завършена. Някои платформи наблюдават с още по-големи подробности процентното ниво на изпълнение на всяка задача. Така че ръководителят на проекта може да се регистрира по дадена задача по всяко време, за да види състоянието й, без да се налага да ходи до бюрото на някого, докоснете този човек по рамото и попитайте. Той напълно променя естеството на общуването.

Инструментите за управление на проекти централизират информацията и предоставят на всеки достъп до нея. В крайна сметка документацията е просто друга форма на комуникация.

Питър Кларксън, директор на Maestro Development, която прави платформата за управление на проекти Maestro Project Office, е бивш ръководител на проекти, който е управлявал хиляди проекти. "Направих много одити на лоши проекти. Бях известен като изпълнител за спасяване", каза ми той. „Неизменно, обвързан с липсата на методология и липсата на познаване какво се случва в проекта: не документиране на срещите, проблемите, действията.“

Когато Кларксън описва деня си като ръководител на проекти, важността на комуникацията и ръководителя на проекта са свързани с всеки бит комуникация, става очевидна. "Като ръководител на проекти винаги съм твърдял, че съм мързелив, защото никога не съм възлагал нищо на себе си", каза той. "Всичко, което направих, беше да се разхождам и да говоря с хора, или да чета доклади, или да проверя в базата данни за проблеми, които се готвят и записват, но никой не правеше нищо. Бих чел протоколи за срещи от различни срещи, които не съм правил" всъщност отивам. " Той каза, че лесно прекарва една трета от работния си ден в какъвто и да е инструмент за управление на проекти и база данни, които екипите използват.

Продължавайте да провеждате срещи

Повечето проекти и проектни екипи разчитат на срещи до известна степен. Както Уестланд обяснява: „Преди онлайн инструментите ръководителите на проекти обикновено провеждаха седмична стендъп среща, на която всички просто заявяваха какви задачи работят, кои задачи са изпълнили и състоянието на други резултати или задачи“. Но с наличната платформа за управление на проекти, където цялата тази информация се записва и прави видима, все още има ли смисъл да се провеждат срещи?

Всъщност да. Въпреки че комуникацията се подобрява значително от онлайн инструменти, срещите все още са от полза. „Не е, че все още нямате стендъпъни, просто е целта да се променя. Вместо седмично базирано на задачи стъпка може да се превърне в двеседмична среща, в която ръководителят на проекта преразглежда визията и се уверява, че всички знае къде трябва да отидат, или привежда клиента да говори за причината, по която се изпълнява проектът. Това се превръща повече в сесия за стратегия, отколкото сесия за изпълнение ", каза Уестланд.

План за постмортеми

Комуникацията е от ключово значение за успеха на всеки проект, не само във фазата на планиране и срещата с начален старт, но и през целия процес на проекта, дори и след приключването му. Посмъртоносните срещи дават на членовете на екипа една последна възможност да съобщят какво е станало правилно и грешно в даден проект.

Членовете на екипа трябва да бъдат честни и отворени със своите отзиви, но също толкова важно е, че ръководителят на проекта трябва да изслуша обратната връзка, да я запише и да се обърне към нея следващия път, когато възникне подобен проект.

Платформите за управление на проекти също могат да бъдат чудесен източник на референтни материали след приключване на проекта. Повечето екипи се възползват от преглед на докладите и историята на проекта си, за да придобият по-добър представа за случилото се, когато нещо се обърка.

За повече съвети как да извлечете максимума от двете услуги за управление на проекти на PCMag за управление на проекти, можете да прочетете 7 начина за опростяване на управлението на проекти в проекти за работа в екип и 5 функции на Zoho проекти за организиране на вашия бизнес.