Организирайте се: как да накарате упоритите предмети да зачеркнат вашия списък със задачи

Когато започнах да пиша тази статия, имах две задачи в моя списък със задачи, които просто нямаше да помръднат. Поставих ги там през декември. Единият е свързан с полица за жилищно осигуряване, а другият - с преместване на някои пенсионни фондове. Нито един от тях никога няма да бъде критично важен. Нито един от тях няма реален, смислен срок. Те са неща, които наистина трябва да правя, но никога не искам да правя.

Повечето от нас имат упорити предмети като тези в нашите приложения за задачи, онези задачи, които сякаш никога не се справят, като например да вземете костюм на химическо чистене или да обгрижвате кучето. Нищо лошо не се случва, когато ние не ги правим, така че не ги правим, дори ако нашите разумни мозъци знаят, че трябва да се справят.

Какво можете да направите, за да изтриете тези дела от списъка си? Няколко варианта идват на ум, които ще споделя тук. Плюс това ще ви кажа какви трикове най-накрая ми помогнаха да проверя собствените си непоколебими доси.

Направете първо нещо сутрин

Много любители на производителността се кълнат, като се справят с тези малки досадни задачи първо нещо сутрин. Идеята е да свалите дребни задачи от чинията си рано, преди да се обвиете в по-важни работи, като най-трудните ви задачи, имейл, срещи и всичко друго, което ще ви разсее.

Този трик е чудесен, ако задачата отнеме по-малко от две минути и не зависи от времето или мястото. Ако имате навик да изхвърляте всяка задача, която отнема по-малко от две минути, преди дори да отворите вашата програма за електронна поща, можете да видите много повече движение в списъка със задачите си.

Когато дадена задача отнема повече от няколко минути или когато може да се извърши само през определено време или място, това двуминутно правило не работи. Двете неща, с които не мога да се справя, например, и двете трябва да се случат по време на тихоокеанския период на САЩ и тези часове не са в съответствие с сутрешното ми презокеанско. Имам нужда от още няколко възможности.

Накарайте някой друг да го направи

Ако в началото не успеете, дайте работата на някой друг. Шегувам се с този ред, но не се шегувам за делегиране на задачи, които досега не сте искали да завършите сами.

Честно казано, ужасно съм при делегирането. Трудно ми е да помоля за помощ. Притеснявам се за неудобството на хората. Обичам да контролирам. Може би се чувствате по същия начин.

Как хората като мен могат да станат по-добри при делегирането? Като начало можем да обмислим списък с потенциални делегати, дори преди да решим дали изобщо да делегираме задачата. Не изключвайте колеги, членове на семейството (включително отговорни деца на подходяща възраст), детегледачки или други настойници, а в някои ситуации и съседи. Също така помага да поставите обувката на другия крак. Как бих се почувствал, ако например съседите ми ме помолят да подпиша пакет или да пусна кабелния човек, ако не могат да бъдат вкъщи, за да го направят? Ако задачата отговаря на графика ми, няма да е проблем. Всички тези прости мисловни експерименти правят делегирането да изглеждат като разумен вариант.

Една от моите задачи всъщност е напълно подходяща за моя партньор, въпреки че помислете за това, той трябваше да го направи първоначално, а не, така че го делегирах на себе си! Що се отнася до финансовата ми задача, само аз мога да я изпълня, защото ще трябва да проверя самоличността си и да подпиша някои документи в процеса.

Създайте награда

Колкото и да не ми се иска да изпълнявам двете си задачи, мога да измисля няколко неща, които бих искал повече, като няколко часа в спа център или допълнителни 15 долара в месечния си бюджет за кафене. Определянето на награда за себе си може да повиши мотивацията.

Изследванията показват, че мотивацията е по-висока, когато не знаем изплащането си. Например в едно проучване участниците трябваше да изпълнят задача за пиене на вода. Те получиха или $ 1, или $ 2, за да свършат работата. Когато знаеха, че ще получат 2 долара, около 43 процента от предметите са завършили успешно. Когато не знаеха дали ще спечелят $ 1 или $ 2, 70% приключиха.

Как можете да използвате награди и несигурност в своя полза? Бихте могли да запишете две възможни награди за свършване на вашите задачи и след като завършат, обърнете монета, за да видите коя от тях получавате. Или бихте могли да поискате помощ за създаване на случайност във вашата награда. "Скъпа, ето два плика, пълни с различни количества пари. Когато най-накрая си свърша задачата, искам да ми дадеш един от тях и да върна другия обратно в банката."

Имам смесени чувства относно използването на храната като награда, защото често тя може да е в конфликт с други цели, като загуба или поддържане на тегло. Не знам също колко искам да бъда мотивиран от храната. Но имах някакъв изящен немски, покрит с шоколад марципан, който спестявах за специален повод и го запомних, докато пишех тази статия. Реших, че ако се погрижа за застрахователната ситуация, ще се отнасям с тях заедно с чаша любимо кафе. И какво знаеш? Свърших това гадно. Един надолу, един за тръгване!

Съблазнителни изкушения

Друга мотивационна техника, базирана на награди, наречена изкушение на изкушенията (както е описано от Катрин Милкман, доцент в The Wharton School, University of Pennsylvania), е особено полезна за упоритите дози, които се повтарят. Пример е получаването на тест за намазване на Пап, който трябва да се прави ежегодно.

Обвързването на изкушенията е актът да си дадете награда, докато сте в изпълнение на задачата, която не искате да вършите, вместо след това. В изследванията на Милкман тя дава на колежаните достъп до най-продаваните аудиокниги само докато са в салона. Нейните изследвания показват, че студентите, които се сдобиват с аудиокниги, ходят на фитнес залата по-често от контролна група и те продължават да ходят по-често дори след приключване на програмата за аудиокниги. Студентите бяха създали навик, който се затвърди положително.

Така че нека кажем, че мразиш да ходиш на годишната си среща с OBGYN. Можете да си купите виновно удоволствие, като например да четете боклучни списания или да се наслаждавате на млечен шейк с двоен шоколад (ако сте добре с наградите за храна) и да си позволите да се отдадете, докато сте в чакалнята на лекаря. Двете действия, които свързвате, трябва да се случат едновременно, въпреки че в моя пример ще кажа, че да сте в чакалнята на лекаря е достатъчно близо, тъй като не можете да направите нищо от нищо, докато някой ви натрие шийката на матката.

Задачите ми не бяха повтарящи се, така че не бяха създадени за пакетни изкушения.

Създайте последица

Ако положителното подсилване не намали горчицата, може би отрицателните последици ще има. Бихте ли дарили долар на най-малко любимата си политическа партия за всеки ден, в който не се справите със задачата си? Повечето от нас ще имат нужда от сериозно твърд приятел, за да се уверят, че сме се справили добре с нашето обещание, ако се опитаме да използваме негативни последици за стимулиране на положително поведение, но това не е невъзможно.

Има известна история на жена на име Зелда Гамсън, която се отказа от тютюнопушенето, когато нейният приятел създаде договор с нея. В договора се казва, че ако Зелда пуши някога отново, приятелят ще дари огромна сума пари на Ku Klux Klan. Зелда никога не е пушила друга цигара. Последствието беше твърде голямо.

Не мисля, че негативните последици биха работили за мен. Те наистина са трудни за избор и още по-трудни за изпълнение. Плюс това, всеки ден, когато не си свърша задачите, вече се чувствам зле от това. Защо бих искал повече негативизъм? Все пак те могат да бъдат добри стимули за някои.

Го съборят

Друга причина хората да се забият със задачи, които просто не могат да изпълнят е, че те просто записват грешна задача. Те обединяват серия от свързани задачи, вместо да разрушат по-големия проект. Същото се случва и с целите. Ако искате да постигнете успехи, трябва да научите как да ги разградите на техните съставни части. Всяка част трябва да бъде единична, подлежаща на измерване количествена оценка. Ето защо „джогингът за 30 минути днес“ е по-добра задача от „сваляне на пет килограма“. Загубата на пет килограма е целта, а не задачата.

Оказва се, че финансовата ми задача всъщност е три или четири задачи - вероятно повече. Всъщност нямам идея колко голяма е наистина задачата. Проблемът е, че записах „Разследване на прехвърлянето на пенсионната сметка“, а не първата стъпка, която всъщност трябва да предприема. Първата стъпка е да съберете документите и телефонния номер. Всеки път, когато си мислех за задачата си, си казвах: "Арга! Дори не знам къде е документите!" Така че намирането на документите трябва да бъде първата задача в тази серия.

Втората задача е да се обадите в банката. Третата задача е да питам за моите възможности. Четвъртата стъпка е, добре, все още не съм сигурен. Зависи от резултатите от другите стъпки. Ясно е, че имам още работа, която трябва да свърша тук, но след като разгледах работата си, имам по-добра представа как да я разбия на управляеми части. Това е напредък!

Финалната сума

Както споменах, изпълних една от задачите си, като се примамих с малко марципан. Толкова съм облекчена, че се прави. Другата задача все още виси, но поне сега я разглобих и реорганизирах в множество задачи, които изглеждат по-малко обезсърчаващи. Да се ​​надяваме, че тя и нейните съставни части скоро ще бъдат извън списъка ми. Надявам се тази статия да помогне на някои от вас да постигнат напредък в упоритите си задачи и ви каня да ми кажете за техниките, които използвате в коментарите по-долу.