Съдържание:
- 1. Проверете името си
- 2. Запишете файлове в облака
- 3. Поканете сътрудници
- 4. Когато редакциите в реално време не се появяват, обновете, за да видите промените
- 5. Заключете съдържанието за предотвратяване на промени
Видео: unboxing turtles slime surprise toys learn colors (Септември 2024)
Най-голямата нова функция в Microsoft Office 2016 е, че тя позволява съвместно редактиране в реално време. Разрешаването на повече от един човек да работи по даден файл едновременно и всички страни да виждат промените, тъй като сътрудниците ги правят, отдавна е точка за продажба на конкурентни офис пакети, а именно Google Drive със своите Документи, Таблици и други онлайн приложения за производителност Съвместното авторство на живо в Office е добре дошло, ако е просрочено, към приложенията на Office. Използването на функциите за съвместно редактиране отнема малко настройка и малко ноу-хау. Тези пет стъпки ще ви помогнат да започнете.
1. Проверете името си
Как хората ще разберат кой сте, когато влезете в техните файлове и започнете да редактирате? Отворете приложение, като Word или Excel, и отидете на Файл> Опции, след което в раздела Общи ще видите заглавие, наречено "Персонализирайте вашето копие на Microsoft Office." Потребителите на Mac ще намерят тази опция в Предпочитания> Потребител. Тук можете да актуализирате вашето име, инициали и друга идентифицираща информация. Вероятно ще видите някои данни, които вече са попълнени въз основа на вашия акаунт в Microsoft, или каквато и да е информация, предоставена от администратора на вашия корпоративен акаунт.
2. Запишете файлове в облака
Никой не може да работи върху файл с вас, ако файлът не е записан в споделено пространство. Ще имате по-лесно време за проследяване на вашите файлове, ако ги запазите в споделено пространство от първото движение, вместо да чакате Office 2016 да ви подкани да направите копие в споделено пространство (което ще прави всеки път, когато опитайте се да споделите файл, който е запазен локално).
Отидете на Файл> Запиши като и изберете местоположение в OneDrive (домашните потребители ще изберат тази първа опция), OneDrive за бизнеса или SharePoint.
3. Поканете сътрудници
За да поканите сътрудници, ще ви е необходимо менюто с опции за споделяне, което се намира в горния десен ъгъл. Потърсете иконата "човек със знак плюс". От тук можете да изберете „Поканете хора“.
Invite People отваря поле точно в същия прозорец, където въвеждате имейл адреси, добавяте незадължително съобщение и споделяте файла по имейл. В Mac версията на Office 2016 за Mac бутонът Share предлага също опция Copy Link and Send Attachment, която потребителите на Windows могат да намерят в панела File> Share. В долната част на панела за споделяне е избран избор „Вземете връзка за споделяне“, който копира връзка към файла в клипборда, който можете да поставите във всяка платформа за комуникация или сътрудничество.
4. Когато редакциите в реално време не се появяват, обновете, за да видите промените
Ако вие и всички ваши сътрудници използвате едно и също място на OneDrive за бизнес или SharePoint за запазване на файлове и всички използвате една и съща версия на Office 2016, трябва да можете да виждате промените във вашия файл, тъй като те се появяват, като всеки човек въвежда символи от цвят и идентифициращ набор от инициали или изображение.
Но ако вашите сътрудници имат достъп до файла, който сте споделили по различен начин, например чрез онлайн версията на Word, както направи моят сътрудник по време на тестване, може да не виждате промени в реално време. Трябваше ръчно да обновя или актуализирам файла си.
В най-долната част на прозореца потърсете ред, който гласи: „Налични са актуализации“.
Обновете документа, като щракнете върху този текст, и промените на вашите сътрудници ще се появят.
5. Заключете съдържанието за предотвратяване на промени
Понякога каните сътрудници да помогнат за редактирането на документ, но има някакво съдържание, което не трябва да се променя. Можете да го заключите с помощта на инструмента за блокиране на автори, който не е така интуитивно кръстен. Звучи, че ще отмени привилегиите за редактиране, когато всъщност просто заключва съдържание, което сте избрали от редактирането.
Маркирайте съдържанието, което искате да заключите. Отидете на преглед> Блокиране на автори. Маркираната секция вече ще има икона до нея, която показва, че никой освен вас не може да я промени.
