Организирайте се: не позволявайте на цифровите смущения да ви разрушат живота

Дигитално претрупване, физическо смущение, емоционално претрупване… Всичко това се отразява на живота ви. Джун Саруватари знае за претрупване. Тя е експерт по организация и производителност, както и автор на нова книга, наречена „ Зад преплънката: истината“. Любовта. Значение. Цел .

Тя е жена след сърцето ми. Много от нейните ръководни принципи за организиране са подобни на моите собствени, вкоренени в практиките на здравия разум, като доверие на вашата система и премахване на разсейвания.

Уговорих се да интервюирам Saruwatari по Skype, но прецаках датите и часовете на интервюто не веднъж, а два пъти. Когато имате колона и книга за организирането, както аз правя, и прецакате нещо толкова просто като датата и часа на среща с друг експерт по организацията, добре, иронията от нея оставя горчив вкус в устата ви.

Причината, за която се прецаках - и всичко това е свързано с работата на Саруватари - е, че в живота ми се случва твърде много, твърде много неща в главата ми, за да си спомням. Нещо трябваше да даде. Наскоро се преместих в нова държава, започнах нов начин на живот и в момента се подготвям да се преместя в нова държава. Saruwatari може да каже, че се нуждая от психичен дъмпинг, ежедневна практика, при която тя записва всякакви задачи, които си мисли, независимо дали вече е в списъка й със задачи. Тази чистка, според нея, ни освобождава да бъдем не само по-продуктивни, но и в мир със себе си.

Когато най-накрая се свързахме по скайп, Саруатари беше буйна, но все пак спокойна и се смееше често, дори когато описваше по-светските процедури за организиране. Тя започна нашето интервю, като отговори на първия ми въпрос, преди дори да имам възможност да го задам.

Джун Саруватари: Моята философия за претрупването, независимо дали е цифрово или физическо, е, че това е същият въпрос. Хората са склонни да натрупват дигитално струпване, защото не могат да го видят наистина.

Затрупването е незавършен бизнес. Пъзел остава в сбитост и вие го носите със себе си. Ако имате дигитални неща и не сте го пуснали и това не служи на някаква цел и сте определили, че не е полезно, тогава това е елементарно.

Недовършената работа на, да речем, всякакви задачи в ума ви, за които не сте се погрижили, или непрощаването в сърцето ви или нещо друго - благодарствени писма, които не сте написали, благодарността във вашия сърце, което не е изразено - това също е претрупано.

Значи има емоционален, има ментален, а след това има и цифрово претрупване. Има връзка между тях и физическото претрупване също.

Джил Дъфи: Говорете малко повече за цената на претрупването, независимо дали е цифрова или физическа.

JS: Хората се чувстват обезпокоени, неенергизирани, не оптимистични, сякаш са в низходяща спирала в живота си. Хората ми казват, че физически усещат, че се задушават, когато имат прекалено много затруднения. И това може да бъде не просто физическо претрупване, а претрупване в главата ви. Преодолимо е. Не можете да продължите напред! Хората се чувстват парализирани, обездвижени, обезвъздушени.

Независимо дали става въпрос за физическа или дигитална бъркотия, тя е свързана с емоционалното и духовното претрупване.

Дж. Д.: В книгата си влизате ли в цената на претрупване?

JS: Да, да! Супер страстен съм за това. От години преподавам управление на времето, наричам го разширяване на времето. Всичко е свързано.

Когато имате затруднения, това ви отнема два пъти повече, за да направите нещо или да стигнете до някъде. Ако мислите да сте вътре в къща, ако пътеката е препълнена с неща, ще ви отнеме два пъти повече, за да влезете през вратата. Дори не можете да стигнете до вратата, ако има много претрупвания!

По същия начин пътят към извършване на дейност може да бъде претрупан. Например, аз говоря с вас и искам да проведа ангажиращ разговор, но ако има претрупване, в главата ми ще има смут. Ако мисля за нещо друго, всъщност не присъствам с вас в момента. Така че това ни пречи да провеждаме ангажиращ разговор. Стоте имейла във входящата ми поща ме карат да си помисля: „О, Боже, какво има там, до което все още не съм стигнал?“

На ден са 86 400 секунди. Ако някой да даде един и същ номер в долари , така че 86 400 долара, в един ден и ви каза: „Не можете да го преобърнете, не можете да решите какво да правите с него на друг ден“, какво бихте направили? Бихте го инвестирали разумно. Ще започнете да изграждате фондация.

Много хора, които се занимават с производителността и страст към технологиите, се хващат за нови приложения и нови програми и забравят, че първо трябва да започнат с фондация. 86 400 секунди на ден, или 168 часа седмично, или 24 часа на ден - какво искате да правите с него?

Започвам с роли. Започвам с фондацията. Какви са ролите в живота ви? Сега помислете за това като диаграма с пай. Колко време искате да прекарате, играейки всяка роля? След това гледате на времето си като пъзел и движите неща наоколо.

Винаги има амортизация. Хората смятат, че имат 300 часа на седмица, но наистина това е 168.

JD: Какво казва това? Имате толкова часа в седмицата, колкото Бионсе?

JS: Обама, Мадона, Ганди, Буда, Исус - всеки има едно и също време за една седмица! Когато хората се оплакват, че нямат достатъчно време, аз казвам: „Спрете“, защото се борят с истината за това, което е .

Истина, любов, смисъл, цел. Когато работя с хора по тяхното време, питам: "Истина, какво правиш със своите 168 часа?" Първо трябва да разберат защо смятат, че имат дефицит и защо се чувстват претоварени. Тогава питам какъв е идеалът? Къде искате да сте с 168 часа?

Ето философията: Когато създавате ясни граници на времето си, вие сте безгранични в това пространство от време. Когато създавате ясни граници на нещата, можете да бъдете безгранични в това пространство.

Това, което правим, е дадено намерение. Така например, „В този час аз ще подготвя моя списък със задачи за отиване в Индия“. И това, което се случва, не отнема пет часа. Това отнема един час, защото вие сте задали това намерение.

JD: Значи става въпрос за реализиране на реалистичен лимит и работа в рамките на тази граница.

JS: Да. Реалистичен лимит или каквато е идеята ви за реалистична. Всеки има своя представа какво означава това. Когато създавате това време и сте посветени на него, вие сте фокусирани върху него лазерно.

JD: Какво виждат хората като зона, в която искат да прекарат по-малко време, след като всъщност погледнат как прекарват времето си?

JS: Някои примери влизат в заешката дупка на социалните медии. Също така, проверка на имейли през целия ден. По-добре е да го направите веднъж сутрин, може би веднъж следобед, след като се върнете от обяда, и веднъж в края на деня.

Друго е прекъсването. В офис много хора получават прекъсвания, ако имате политика на отворени врати, и аз винаги казвам, че трябва да научите хората как да се отнасят с вас. Шегувах се с една от клиентите си, че всеки трябва да вземе номер, преди да влезе в нейния офис, а не просто да влиза.

Всичко е в това да има системи. Ако имате прекъсвания по време на работа и сте мениджър, трябва да научите всички, които работят за вас, да уважават времето ви, може би като затворите вратата си. Бихте могли да имате работно време, сякаш сте професор, може би да кажете между 10:00 и 12:00, отворен съм за всеки, който има въпроси, но между 2:00 и 3:30, аз ще бъда правене на четене и изследване.

Отделете собственото си време, сякаш това е среща с някой друг.

JD: Това е чудесен съвет, за да се отнасяте към собственото си време като към среща.

JS: Да, или назначаване на лекар. Това е също толкова важно.

JD: Някои от любимите ми приложения и онлайн услуги са тези, които работят невидимо и без мен да се налага да предприемам действия, като IFTTT, RescueTime и EasilyDo. Имате ли любими приложения, които да ви помогнат да увеличите времето си или да запазите ценното си време?

JS: Напомнянията са страхотни. Това е все едно да имаш виртуален личен асистент. Перспективи също. Това е изпитана система. Можете да зададете сигнал. Можете да го отложите. Можете да го препратите на някой друг, който да се погрижи за него. Обичам го.

Опитвам се да го поддържам възможно най-просто и да нямам много програми. Както вероятно можете да кажете, аз съм като дете по някакъв начин и ако стане твърде сложно, се отегчавам и умът ми отива някъде другаде.

Ето пример: сканиране на приложения. Всички тези прекрасни програми за сканиране излизат всеки ден. Имах четири, които разследвах и просто исках да намеря нещо, за да мога да се отърва от едно от устройствата си. Намерих един веднага, така че с другите не ми отне много време да ги изпробвам. Когато пробвах другите, веднага щом разбрах, че не е за мен, изтрий!

Ако проучвате различни приложения и различни системи и установите, че нещо не работи за вас, трябва да го изтриете, дори и да сте платили пари за него. Съсредоточете се върху този, който чувствате, че резонира с вас, и го прекарайте докрай. Това, което се случва с много хора, е две седмици по-късно, те опитват нещо друго и след това отново имат дигитален затруднение.

JD: Забелязах същия модел. Хората, които обичат технологията, искат да изпробват всичко ново, а не да избират едно приложение и да бъдат посветени на използването му. Не гледат на това като на инвестиция в своето време.

JS: Те не го пускат! Ще гледам нечий затрупан телефон и те ще имат приложения, които са изтеглили преди година и никога не са използвали. Казвам им: "Изтрий, изтрий, изтрий!"

Хората се страхуват да изтрият закупените от тях програми. Но ще се върне отново, ако имат нужда.

Друга програма, която обичам е PaperKarma. Ако получите действителна физическа нежелана поща, просто правите снимка на пощенския етикет с баркода и те ще ви извадят от списъка. Тогава се връща при вас и казва: "Успех!" когато работи.

JD: Искам да се върна в Outlook за секунда. Казахте, че използвате напомняния много. Можете ли да дадете пример за деня и какви видове неща влагате като напомняния, за какво представляват блоковете от време и т.н.?

JS: Да, да започнем с това как тези напомняния влизат там. В началото на всеки ден искате да направите умствен дъмпинг на всички неща в главата си, които трябва да направите. Не категоризирайте само още. В края на две или три минути може да имате 25 неща там. След това, въз основа на вашата интуиция и къде сте днес, определете дата за всеки един, така че поемате ангажимент за това. След това трябва да имате определени категории за вашия списък със задачи и ще присвоите категория на всяка от тях. Това е една част от него.

Тогава другата част е, когато настроите графика си, трябва да имате ясни граници за времето си. В началото и в края на всеки ден искате да разгледате списъка си със задачи и да дадете приоритет кои от тях искате да свършите. Да кажем, че за вас като писател, имате категория „Пишете или изследвайте“. Може да не вършите тази категория задачи всеки ден. Може да го направите само във вторник и четвъртък.

JD: Изглежда, че умственият дъмпинг има за цел да освободи мозъчната струпване, да извади тези неща от ума си, да извади гърдите си, да ги свали и след това да се справи с тях едно по едно по много организиран и систематичен начин.

JS: Да. И това е най-важното: не искам да отидете и да проверите дали вече имате тази задача в списъка. Целият смисъл е психически дъмпинг. Ако напишете нещо и видите, че той вече е в списъка ви със задачи 10 пъти - и това е безумно! - показва колко пъти мислите за това. Сега става въпрос за разработването на система за запомняне на задачата и нейното изпълнение и доверие, че системата ще работи за вас, че можете да разчитате на тази система, че можете да разчитате на нея.

Първото нещо е да разберете системата, която работи за вас. Забравете какво правят всички останали.

Иска ми се хората да правят дигитален детокс за една седмица, за да разберат кое е наистина важно. Това, което се случва, когато сте залети с неща, е, че всичко става „важно“.

Какво е вашето наследство? Защо си тук на Земята? Ако сте мениджър във фирма или предприемач, каква е вашата цел или изявление? Толкова се увличате, че сте продуктивни в името на това, че сте продуктивни, че губите от поглед намерението, защо правите нещо.

Толкова е просто! Обичате ли времето, което прекарвате? Каква е истината за тази роля, която играеш? Каква е истината за времето, което прекарвате? Има ли значение за теб? Понякога отделяме време за неща, които имат значение за други хора и трябва да знаем каква цел служи. Истина, любов, смисъл, цел. Толкова е просто.

JD: Защо мислите, че толкова много хора трудно се връщат към изявлението си или целта си?

JS: Защото са затрупани със струпвания.

Казвам на хората да спрат и да се справят с тяхната истина, любов, смисъл и цел и да имат постоянна бдителност. Без претрупване всичко става много ясно.

JD: Ако бихте могли да насърчите заетите професионалисти да се откажат от един вид претрупване или едно нещо, което претрупва живота им, какво бихте ги посъветвали?

JS: Да имате входящата си поща нула.

JD: Бихте ги посъветвали да имат нулеви съобщения или бихте ги посъветвали да се откажат от тази цел?

JS: Казах на един клиент: "Ако можете да изчистите входящата си поща и да я получите на нула съобщения в края на деня, ще се почувствате като милион долара." Имам предвид това, че има система, за да можете да разгледате съобщение, да го докоснете и да решите дали това е нещо, на което ще отговорите, или да решите, че ще го прочетете по-късно и го поставите в Прочетете папката или решете, че ще се отпишете от списък - мисля, че това е единственото нещо за цифрови проблеми. Ако професионалистите могат да получат входящата си поща до нула, мисля, че това е чудесна цел. И нямам предвид, че ще предприемате действия по всяко едно нещо. Просто мисля, че ще ви помогне да се изчистите психически, така че да сте подготвени за каквото и да е денят за вас, или да се приберете вкъщи и да бъдете напълно присъстващи и ангажирани в семейството си, или ако щете на среща, да сте напълно ангажирани с партньора си. Това е духовна, умствена, емоционална практика.