Организирайте се: 7 основни съвета за слаби потребители

Много екипи преместват вътрешната си комуникация далеч от имейл и в приложения за съобщения, като Slack. Slack се превърна в един от най-популярните инструменти, които групите използват за комуникация и сътрудничество, но не е задължително да са по-ефективни от електронната поща.

За да извлечете максимума от Slack, трябва да сте сигурни, че използвате някои от основните функции, които правят приложението различно от имейла.

Много съвети за производителност, които видях за Slack, включват изучаване на клавишни комбинации, свързване на приложения на трети страни и настройване на автоматични команди с помощта на IFTTT. Такива неща наистина са полезни, но мисля, че можете да получите повече възвръщаемост на инвестираното време, като започнете съсредоточаването върху основните функции, персонализиране и най-добри практики. И двете са лесни за научаване и вероятно ще окажат извънредно влияние върху вашата Slack ефективност.

1. Добавете известия за ключови думи и фрази

За да имате продуктивен опит в Slack, една от първите настройки, които трябва да коригирате, са вашите известия. Трябва да се съсредоточите по-специално върху известията за думи, които имат специално значение за вас.

Кликнете върху името си горе вляво и изберете Предпочитания. Отворете Настройки за известия. Превъртете надолу до мястото, където виждате маркирани думи. Всякакви думи или фрази, които въведете тук, ще задействат предупреждение, когато някой ги използва.

Не е необходимо да използвате кавички за термини от повече от една дума и думите не са малки и малки.

2. Персонализирайте известия за канали

Не всеки канал, към който се присъединявате, е задължително толкова важен, колкото другите и може да не искате да чуете bing, звънене, динг, бръмчане или зареждане всеки път, когато някой от канала спомене, направи @everyone да извика. По същия начин може да има някои канали, които използват важни за вас ключови думи, но използването им в определен канал не е така. Можете да изключвате известия за ключови думи и фрази от избрани канали.

Започнете, като отидете на канала, който искате да коригирате. В горната част на страницата щракнете върху името на канала, след което изберете Предпочитания за известяване на канала. Направете корекциите си в полето, което се показва.

3. Използвайте @Everyone и @Channel умерено

Този съвет за производителност е по-скоро за етикета на Slack, отколкото за всяка специална функция или опция: Използвайте @everyone и @channel умерено.

Използването на някое от тези описания е еквивалент на изпращането на имейл взрив до всички, нещо, което вие и вашият екип може да се опитвате да избегнете, като използвате Slack на първо място.

4. Добавете „Отслабени имена на имейл“ към вашите контакти

Обичам, че екипите могат да изпращат съобщения в Slack, като препращат имейли на специален адрес. Но мразя, че имейл адресите са gobbledygook.

Направете си услуга, като добавите псевдонимите на Slack за електронна поща към вашата адресна книга и им дадете по-запомнящо се име. Например, ако използвате препращане по имейл, за да предупредите вашия екип за покритие в пресата, дайте име на Slack Press Покритие. Ако го използвате за изпращане на новини, наречете го Slack News. По този начин, когато мозъкът ви мисли да изпрати имейл до Slack, пръстите ви могат да започнат да въвеждат „Slack“, което просто има смисъл.

Намерете псевдонимите си за електронна поща (или ги настройте), като отидете на настройките за приложения и персонализирана интеграция на екипа. Ще се отвори нова страница. Изберете Конфигуриране горе вдясно. Потърсете имейл. За да получите вече зададен имейл адрес, изберете Редактиране на конфигурации. Можете да копирате и поставите псевдонима от там.

5. Въведете / за команди и преки пътища

Бихте могли да отделите много време за изучаване на команди и клавишни комбинации, но мисля, че по-доброто използване на времето за потребителите, които не са на захранване на Slack, е просто да си спомните, че можете да въведете челна черта в началото на всяко съобщение и да видите списък с опции за команди.

Изберете командата, която искате от списъка, като просто напишете следващата буква от тази команда.

6. Добавете напомняния

След като отворите света на бързите команди в Slack, едно, което си струва да научите, са „Напомняния“. Въведете "/ напомняне" и нека Slack ви подкани да попълните останалото.

Можете да добавите напомняния за себе си, за вашите съотборници или за цял канал. Можете например да зададете напомняне, за да предупредите всички от вашия екип да изпразнят хладилника в петък в 16:40

7. Добавете цвят към страничната си лента

Ако използвате Slack за повече от една група или цел, може да стане объркващо да прескачате от акаунт в акаунт, освен ако не зададете различни теми за страничните ленти.

Препоръчвам да изберете теми, които са най-различни една от друга, за да ви помогнат бързо и лесно да разпознаете в кой отбор се намирате във всеки даден момент.