Съдържание:
Видео: Fluix - Project Management & Document Workflows Software (Октомври 2024)
Fluix (който започва с $ 20 на потребител на месец за план Starter) е инструмент за управление на документи (DM), отбелязан за оптимизиране на задачите за въртене около корпоративните документи, подобряване на ефективността на работната сила и позволява спазването на бизнес процесите и законовите изисквания. Въпреки че предлага уеб приложение, това е ограничено по характеристики и функционалност в сравнение с приложението iPad, което предлага пълния набор от функции. Няма версия за Android обаче, която може да представлява конфликт за организации, които не са фокусирани върху Apple iPad. Докато фокусът на Fluix е върху документи, задачи като попълване на формуляра, маршрутизация, одобрения и подписи, Fluix също поддържа съхранение на документи с разрешения на базата на роли, както и връзки към няколко доставчици на облачно съхранение или съществуващи локални хранилища чрез стандартни протоколи. Въпреки това, недостатъците в опциите на устройството и дори основните възможности за съвместна работа го поддържат зад нашите победители в избора на редактори Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online в нашия кръг за преглед на софтуер за DM.
Първи стъпки с Fluix
За да се възползвате напълно от Fluix, има някои основни задачи за управление, които искате да изпълнявате в началото на процеса. Потребителите могат да бъдат добавяни един по един или чрез импортиране на CSV файл. Интеграцията с Active Directory (AD) на Microsoft се предлага само с плана за корпоративно обслужване, но клиентите, избрали да не вървят с корпоративния слой, не трябва да пропускат функцията твърде много. За тези, които не изискват връзка с корпоративна AD среда, следващата логична стъпка след създаването на вашите потребители е създаването на групи. Fluix използва групи за обработка на задачи на работния процес, както и предоставя повече подробности за някои елементи на конфигурация, включително работен поток и поведение на мобилни приложения, както и опции за споделяне.
Най-сложният процес на конфигуриране, който ще намерите във Fluix, както и при повечето системи за управление на документи, ще изгражда вашите работни процеси. Голяма част от създаването на работен процес във всяка система включва разбиране и дефиниране на бизнес процесите, които работният процес поддържа. След като това определение е въведено, можете да започнете да създавате правила. Като се има предвид акцентът на Fluix върху Apple iPad, ако процесът ви не включва това устройство, тогава най-добре решавате дали може или не и след това дали трябва или не. Ако отговорът и на двете е да, тогава можете да продължите с Fluix.
За да помогне с работните потоци, Fluix ви позволява да създавате правила, които извличат документи от различни папки във вашето облачно хранилище Fluix, както и каквото и отдалечено хранилище да използва вашият бизнес. За да улесни това, Fluix разширява директната поддръжка на различни популярни платформи за съхранение в облак на трети страни, включително Dropbox Business, Google Drive for Work и Microsoft OneDrive for Business, както и други хоствани хранилища, стига да е достъпен чрез използване на протокола за прехвърляне на файлове (FTP) или Webdav протоколи. Гъвкавостта за достигане до облачни бази за съхранение или локални ресурси е особено полезна функция и дава известна гъвкавост на Fluix, като се има предвид доста тесният фокус на устройството.
Fluix Security
Повечето системи за управление на документи предлагат някакво ниво на сигурност, било чрез ограничаване на достъпа до определени папки, ограничаване на функции или предоставяне на достъп до административни функции. Fluix се справя с това чрез използване на роли, които са функционално различни от групите. Ролите могат да бъдат създадени с помощта на шаблони, предназначени за различни административни или потребителски роли, или от празен шаблон, който можете да персонализирате. Ролите се възлагат на потребители (а не на групи) и обхващат различни категории разрешения. Глобалните разрешения включват достъп до области във Fluix, които обикновено са ограничени до административни или управленски потребители, като например таксуване, табла за управление, отдалечено съхранение, отчети, роли и настройки. Ролите могат да се използват и за управление на потребителски разрешения, когато става въпрос за изпълнение на административни задачи за папки, групи и работни процеси за съхранение.
Можете да използвате различни настройки за защита, за да контролирате неща като поведение на приложението за iOS, двуфакторна автентификация (2FA) за администраторския портал, сложност на паролата и периоди на задържане на документи. Други настройки, включващи споделяне на файлове, редактиране и синхронизиране, също влияят върху сигурността и могат да бъдат конфигурирани глобално или на ниво група.
Активирайте работна сила без хартия
Когато Fluix excels се справя с определени видове сътрудничество с документи. Предвид фокуса си върху iPad, не е изненадващо, че възможностите му за сътрудничество са особени на тези, които се срещат в повечето мобилни сценарии, като попълване на формуляра и електронно подписване. Наборите от инструменти в мобилните приложения Fluix са идеални за мобилни работници, които имат нужда от попълване на формуляр, събиране на подписи и изпращане на формуляра по електронен път с помощта на мобилно устройство. Отново ще намерите добра поддръжка за всичко това в приложението Fluix iOS. За съжаление, въпреки че има налично приложение за уеб браузър, ако искате да използвате вашия работен плот, то всъщност не е толкова пълноценно като версията за iOS, така че го оценете внимателно, за да се уверите, че необходимите ви функции са налични. А за тези, които искат да използват мобилно устройство, базирано на Android, това е или уеб браузър, или нищо. По време на писането на Fluix няма версия на Android за приложението си.
Друг недостатък на концентрацията му на iPad е, че повечето хора все още не създават документи на iPad, освен ако не са формуляри. Това е очевидно във Fluix, тъй като приложението не ви дава много по отношение на създаването на документи, нито по отношение на сътрудничество или инструменти за редактиране на документи. Дори и основни задачи като промяна на стила на текст или цвят на документа ще трябва да се изпълняват извън Fluix и споделянето е ограничено до изпращане на имейл с прикачения документ. Редактирането на PDF файлове във Fluix е ограничено до неща, като пояснения и промяна на реда на страниците. Тези пропуски на функции не оказват влияние върху основния фокус, който Fluix поставя върху активирането на безпроблемни бизнес процеси, но те са често срещано приложение за много фирми, които се вглеждат в платформа за управление на документи и просто не се поддържат с Fluix. Това може да направи трудна продажба в сравнение с по-пълнофункционални решения, Microsoft SharePoint Online или дори Adobe Document Cloud Standard.
Ценообразуване
Наскоро Fluix промени ценовите си планове. Планът за начинаещи е най-ниският и предлага 20 долара на потребител на месец (при минимум 10 потребители) с поддръжка за политики за пароли и споделяне на документи. Основното ниво вече е 30 долара на месец, но добавя множество функции, включително работен поток, разрешения, достъп до уеб приложението, спазване на няколко стандарта за поверителност и включване на поддръжка по телефона. И накрая, има Разширен план, чиято цена се покачва до $ 50 на потребител на месец. Но този план добавя контролни табла за отчитане и администриране, персонализирани споразумения за ниво на обслужване (SLAs), одитни дневници, интеграция с AD и подкрепа за интеграция с услуги на трети страни.
Единственото чукане на нивото на Starter на Fluix е, че максималният му капацитет за съхранение е само 5 GB и това ниво също не разполага с възможности за персонализиране на документи. Това е ключова област за бизнеса, който иска да премине в електронно управление на документи, тъй като често е ключова мярка срещу сериозни правни последици. За щастие, както Core, така и Advanced слоевете поддържат тази функция.
Като има предвид специфичния си акцент върху само определени възможности за управление на документи, както и силната му зависимост от iOS платформата, Fluix наистина има смисъл само за бизнеса, който е силно ангажиран с обработката на мобилни форми с помощта на iPad. Предизвикателството е, че други решения за управление на документи също могат да опростят тези задачи, може би с по-малко полски и малко по-сложни, но често с по-конкурентни цени и със сигурност с повече пространство за растеж на процесите, ако бизнесът се нуждае от промяна.
