Преглед и оценка на облачния Docuware

Що се отнася до системите за управление на документи, DocuWare Cloud отдавна се смята за силен конкурент в космоса, още от Microsoft дни 3.0, когато управлението на документи стана нещо. DocuWare Cloud е на цена от 300 долара на месец за екземпляр, оразмерен за малък бизнес с до четирима потребители и 20 GB хранилище. Платформата има силен корпоративен набор от функции, включващ отличен внос на документи и възможности за обработка на формуляри. Макар и ветеран от индустрията, той няма функционалност за интегриране и споделяне, намерени в нашите победители в избора на редактори Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online, но това е солидна оферта, която все още си струва да се обмисли.

Основите

Подобно на Adobe Document Cloud Standard, DocuWare Cloud попада изцяло в категорията на предприятието за системи за управление на документи със запалени звънци и свирки. Въпреки това, той върви по линията със своя потребителски интерфейс (UI), като предоставя на потребителите инструментите, които им трябват за изпълнение на общи задачи, като същевременно се набират по-разширени опции за потребители на енергия или администратори. Основният изглед, който повечето потребители виждат с DocuWare Cloud, е разделен на два основни изгледа. Навигационният прозорец отляво ви дава достъп до вашата пощенска кутия, търсене на документи, списъци, които са достъпни за вас, и задачи. От дясната страна има допълнителни опции, предлагащи преглед на документи заедно с инструменти за пояснения. Когато е избран документ, левият прозорец също ви дава възможност да редактирате индексни полета, ръчно или чрез щракване върху текст в документа, като автоматично се попълва индексното поле.

Списъците са основният контейнер за документи, видим за потребителите и се определят от администратора. Изгледът на списъка предоставя полезна опция за потребителите да създават пряк път директно до списъка, без да се налага да деконструират URL адреса. Списъците не само показват документите, налични в този конкретен контейнер, но също така ви позволяват да преглеждате, експортирате и споделяте индексните полета за тези документи под формата на CSV файл.

Левият панел за навигация предлага няколко интересни опции за свързване на документи заедно: телбод и клип. Както телбодът, така и клипът комбинират документи за използване по-късно и са обратими. Основната функция се прилага само за PDF файлове и ще комбинира множество PDF файлове в един PDF файл, или ще разбие многостранен PDF документ на единични страници. Изрязването позволява да се свържат няколко типа документи, като същевременно се поддържат различни документи.

Импортиране на документи

Има няколко варианта за влизане на документи в облака на DocuWare в широк спектър от сценарии за използване. Документите могат да бъдат импортирани чрез уеб клиента или приложението за сканиране в облак на DocuWare може да бъде инсталирано с цел сканиране на документи директно в DocuWare Cloud. Алтернативно, администраторите могат да конфигурират потребителски драйвери за принтер, така че потребителите да могат да оптимизират някои задачи за импортиране, като индексиране и работа с формуляри. Администраторите също имат възможност да конфигурират FTP папка, така че документите незабавно да се записват в конкретна област в DocuWare Cloud, което дава възможност за няколко сценария като групово качване, програмно или планирано импортиране или интегриране със софтуер на трети страни.

Друга област, на която DocuWare Cloud се отличава, е оптичното разпознаване на символи (OCR). Повечето системи за управление на документи поддържат OCR, но възможността за персонализиране на двигателя е функция, която не се вижда често. DocuWare Cloud позволява на администраторите да оптимизират OCR двигателя за производителност или точност въз основа на текущите бизнес нужди. OCR двигателят също може да се преподава, подобно на речник за проверка на правописа, да се качват списъци с думи, които могат да се използват често във вашия бизнес с цел оптимизиране на процеса на OCR.

Обработка на форми

DocuWare Cloud върши чудесна работа по създаването на електронни формуляри за вътрешна употреба или за сценарии, насочени към клиента. Процесът започва с администратор, създаващ шаблон за формуляр, използвайки инструменти за проектиране на форми. В облака DocuWare има два вида форми. Уеб формите са доста основни, тъй като крайният продукт приема облика на шаблона, проектиран от администратора. От друга страна, обединените форми вземат данните, събрани през шаблона на формуляра, и след това ги наслагват върху съществуващ документ въз основа на предпочитанията на администратора. И двата типа форми също се използват за попълване на индексни полета и могат да се използват и за други свързани с данни задачи и интеграции.

С помощта на дизайнера на форми на DocuWare Cloud можете да плъзнете различни елементи върху формата и бързо да ги поставите там, където искате. Можете да маркирате полета и да ги маркирате според изискванията и можете бързо да поставите инструкции и там, където са ви необходими. Сливането на формуляри изисква качването на изходния шаблон, полетата от шаблона на формуляра да бъдат интегрирани в изходния шаблон и основните опции за форматиране на текст, които да бъдат конфигурирани за всяко поле. И двата типа форми в крайна сметка водят до новонаселената форма да бъде поставена в магазина с документи по ваш избор, както и индексните полета да бъдат запълнени с данни от формуляри или статични стойности. И накрая, можете да конфигурирате разрешения по време на този процес, оставяйки отделни потребители да администрират или използват формата. Освен това имате възможност да правите формуляри публични, като оставяте на външни потребители да попълват и изпращат формуляри.

Административни функции

Enterprise администраторите ще бъдат много защитни възможности на DocuWare Cloud. Разрешенията могат да бъдат конфигурирани на няколко нива, но, подобно на Dokmee, са най-разпространени във файлови шкафове. Те могат да съдържат множество диалози, които са елементи, които позволяват на потребителите достъп или съхраняване на документи. Диалоговите списъци са колекции от документи, базирани на заявки, които са конфигурирани с помощта на графичен редактор или с помощта на SQL оператор. Диалозите за съхранение се използват за идентифициране на индексните полета, които се използват, когато документ е поставен в хранилище, докато диалоговите списъци с резултати определят полетата, използвани за изгледа на списъка с документи и формите за редактиране на полето за индекс. И накрая, диалоговите прозорци на папки се използват за идентифициране на структурата на папките, използвани за съхранение и навигация на документи. Структурата на папките е изградена чрез поставяне на индексни полета или статични стойности на различни нива на папки, за да се изгради йерархията по ваш вкус.

За администратори, които искат да улеснят живота на своите потребители, DocuWare Cloud също предлага известна помощ. Два примера са налагане на опции на полето за индекс и автоматизиране на бизнес процеси. Полетата за различни типове документи могат да бъдат конфигурирани да използват списъци със стойности за търсене и валидиране, или от статичен списък, такъв, генериран от данни в DocuWare Cloud, или дори стойности от външен източник на данни. Връзките на документите могат да бъдат определени, в рамките на един шкаф или между два шкафа, като се сравняват ключови полета.

Помислете за цената

Един от недостатъците при DocuWare Cloud е неговото донякъде мъгляво ценообразуване. За разлика от по-голямата част от конкуренцията му, ще трябва да се свържете с компанията за точни цени, тъй като DocuWare Cloud се определя на размера на инстанцията, а не на потребител. Както споменахме по-рано, облак DocuWare Cloud, оразмерен за малък бизнес, с до четирима потребители и 20 GB място за съхранение, ще ви осигури 300 долара на месец. По-голям екземпляр, поддържащ 40 потребители и 100 GB памет, струва по-близо до 1500 долара на месец. Независимо от вашите нужди на потребители и съхранение, ще искате да се свържете с екипа по продажбите на DocuWare Cloud, за да обсъдите вашите бизнес изисквания и как те ще се отразят на месечната ви ставка.

Като цяло, DocuWare Cloud предлага достатъчно функции, за да го направи примамлива опция в пространството за управление на документи. Възможностите около електронните формуляри са особено полезни за много бизнеси, а някои от административните функции също са задължителни. Макар да изостава малко зад избора на редактора си Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online по отношение на интеграциите и лекотата на използване, изоставането не е много. Поради това DocuWare Cloud остава вариант за управление на документи, който си струва да бъде проучен.