Преглед и оценка на Computhink contentverse

Много от системите за управление на документи, които разгледахме, като голям процент от ИТ системите като цяло, правят прехода от локални, клиентски и сървърни приложения към приложения, предоставени в облак, софтуерни услуги (SaaS), В повечето случаи това предлага ползи както за клиента, така и за продавача. Ръчно за ръка с този облачен преход е движение към по-опростени потребителски интерфейси (UI), насочени към поколение, отгледано с Apple iPads на Apple.

Computhink Contentverse (който започва с $ 15 на потребител на месец за Професионалния план) изкривява тези тенденции, избирайки вместо архитектура клиент-сървър или в локална, или в хоствана среда. Това е близо до приложението SaaS, но не съвсем същото. И докато някои от дизайнерските елементи, използвани в потребителския интерфейс, ще бъдат познати на потребителите на Windows 10, като лентата с инструменти в стила на Microsoft Office в горната част на екрана, едно прилагателно, което не можете да използвате, за да го опишете, е „просто. " С тези идиосинкразии тежи надолу, въпреки че предлага някои мощни, корпоративни функции за управление на документи, установихме, че изостава доста зад нашите победители по избор на редактори Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online.

Богатство на корпоративни функции

Няма малко съмнение, че Computhink Contentverse е насочен към предприятия, които искат да внесат последователност и съответствие в процеса на управление на документи. Computhink Contentverse предлага възможността да се създаде ориентирана към папка организационна структура, като се използва метафора на шкаф / чекмедже / папка. Това се използва за обработка на сигурността и управление на типове документи по такъв начин, че метаданните на файла трябва да бъдат попълнени по подходящ начин. Тези файлови метаданни, известни в Computhink Contentverse като "индексни полета", помагат да се опише документът, неговата цел или информация за собственост и да задействат по-разширени функции като задържане на файлове, търсене и работен процес. Важна забележка за ИТ администраторите: Много от по-сложните корпоративни функции се конфигурират чрез използване на отделно приложение за администриране, като например конфигуриране на типове документи, потребители, политики за запазване и други.

Политиките за задържане са основно изискване за корпорациите, опериращи в тежките предприятия. Предотвратяването на загубата на критични бизнес документи е решаваща характеристика за ИТ магазините, които искат да поддържат съответствие и ограничават юридическото излагане. Computhink Contentverse предоставя набор от инструменти за управление на политиките за задържане чрез администриращата конзола. Това включва конфигуриране на приложима папка, тип документ, състояние и действие. Тези правила, базирани на условия, ви позволяват да маркирате файловете, отговарящи на определено правило, само за четене, за да предотвратите модифициране или налагане на архивиране или изтриване след определен период от време. По желание можете да изпратите известие по имейл преди извършването на действието. Всяка политика се отнася за една папка и може да има само едно действие, което прави управлението им доста неефективно. В идеалния случай можете да приложите множество условия и действия към една политика и след това да я наложите глобално или в няколко папки; това е нещо, което се надяваме да видим в бъдещите издания.

Друга функция за управление на документи, която повечето компании искат да внедрят, е работният процес, нещо, което Microsoft SharePoint върши добре, заедно с по-малко известния играч Ademero Content Central. Когато е правилно приложен, работният процес за управление на документи може да подобри ефективността и спазването чрез автоматизация, задействана в индексни полета или папки. Работните процеси са малко по-сложни за конфигуриране от политиките за задържане, но Computhink Contentverse предоставя модул за конфигуриране на работния процес в приложението за администратор. Започвайки със стартов възел, който се задейства върху нов документ в папка, зададена е стойност на индекса или потребител ръчно избира работен поток, документите могат да се обработват по подходящ начин въз основа на критерии, които вашият ИТ администратор е избрал. Работните процеси могат да бъдат толкова прости, колкото маршрутизирането на документа към един потребител за одобрение, или достатъчно сложни за обработка на условни решения и насочване към множество подписали за многопластово одобрение.

Възможността за редактиране на документ, блокиране на чувствителна информация, е друго популярно изискване за много предприятия, които трябва да контролират каква информация се предоставя на различни потребители, клиенти, партньори и други класификации. Редакциите на документи в Computhink Contentverse се управляват от потребител, и включвайте използването на инструментите за поясняване на документи, за да изберете съдържанието на документа, което да бъде скрито. Редактираната версия на документ може да бъде прегледана от потребители със съответните разрешения, докато само потребители с паролата за редакция могат да преглеждат документа в неговата цялост.

Разрешенията за папки са една административна функция, която не е в приложението за администратор. Потребителите (ако приемем, че имат правилни разрешения) могат да управляват разрешенията в структурата на папките Computhink Contentverse. Този процес включва избор на група или потребител, и прилагане на разрешения като създаване на документи, редактиране и споделяне (чрез имейл, печат и т.н.). Разрешенията за папки могат да бъдат конфигурирани да наследяват от родителската папка, което позволява ефективно прилагане на разрешенията.

В допълнение към решенията за съответствие и контрол на документите, много бизнеси търсят опции за оптимизиране на споделянето и сътрудничеството на документи. Computhink Contentverse не дава голяма стойност в тази област, главно защото основните методи за споделяне са чрез имейл, факс или отпечатване на хартиен носител на документ.

Потребностите на потребителския интерфейс работят

Долен ред: Ние не сме фенове на потребителския интерфейс, предлаган от Computhink Contentverse и имаме списък с причините, поради които. Персонализираните панели имат своето предназначение, но половината от времето са просто загубено място, тъй като всъщност не показват информация, докато документ не бъде избран или редактиран. Освен това е доста трудно да се намери бутона за изпълнение на определена функция. Една от основните причини Microsoft внедри интерфейса на лентата, за да предостави централна (чувствителна към контекста) област за инструменти. Голям процент от функциите в Computhink Contentverse са достъпни само чрез контекстното меню или менюто с десния бутон. Въпреки че контекстното меню само по себе си е мощен инструмент, е неефективно и трудно да научите това като основен метод за навигация.

По ирония на съдбата, като се има предвид привързаността на Computhink към стандарта на потребителския интерфейс на Microsoft, перфектен контраст с потребителския интерфейс на Computhink Contentverse е победителят в избора на Microsoft SharePoint Online. Отдавна измамен заради сложността и липсата на използваемост, Microsoft положи сериозна работа, за да облекчи болката от това да започнете с тяхната система за управление на документи. Потребителите на енергия и администраторите все още имат възможността да използват разширени функции, но те са правилно разположени зад дизайн, който включва най-често срещаните инструменти, които потребителите изискват и се стремят да улеснят работата с корпоративните документи, а не по-трудно. Computhink трябва да свърши някаква работа, за да подражава на тези възможности с Computhink Contentverse.

Като цяло, извън функциите за споделяне на документи и за сътрудничество, което е значителен пропуск, наборът от функции Computhink Contentverse е конкурентен на най-добрите решения за управление на документи, които разгледахме. Ако това е достатъчно за вас, тогава знайте, че Професионалният слой на Computhink Contentverse струва 15 долара на потребител на месец в хоствана конфигурация, въпреки че е малко ограничен в функциите. Версията на Enterprise (която е тази, която тествахме) включва неща като пояснения и прибирания и повече поддръжка за изходни формати и ще ви носи 33 долара на потребител на месец. Ако изберете за място или хибридна архитектура за внедряване, тогава ще трябва да се свържете с компанията за информация за цените.

За съжаление, потребителският интерфейс е сериозно недостатък и трябва да се разгледа по отношение на цената му поради загубена ефективност или дори изисквания за обучение в сравнение с по-добре проектиран предложения като Microsoft SharePoint Online и Ascensio System OnlyOffice. Освен ако не успеете да преодолеете липсата на истинско споделяне на документи и вашите потребители могат да се справят с по-малко интуитивен потребителски интерфейс, повечето ще искат да се освободят от Computhink Contentverse, докато компанията не преработи предния си край.