Централен преглед и оценка на съдържанието на Ademero

Ademero Content Central (който започва от $ 35 на потребител на месец) има лоялни последователи на препълнения и сложен пазар за управление на документи (DM). Слави се, че разполага с широк спектър от възможности за персонализиране и решения за работния процес, за да покрие нуждите на повечето предприятия. Но потребителският интерфейс (UI) на Ademero Content Central не е толкова излъчен, колкото това, което предлагат някои конкуренти. От всички тествани инструменти DM открихме, че те придобиват стойност чрез наличието на метаданни полета, така че потърсете тези, когато избирате продукт от този клас.

Събирането на тези метаданни и използването им за подобряване на вашия бизнес е мястото, където се крие стойността на Ademero Content Central. Дори и с тази възможност обаче Ademero Content Central изостава от нашите победители по избор на редактори Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online по отношение на цените, както и опциите за споделяне и съхранение.

Вътрешна архитектура, облачно чувство

Дори в днешната ера на решенията на софтуер за обслужване (SaaS), не е необичайно да намерите бизнес системи, проектирани за локални корпоративни сървъри, особено в случая с DM системи, включително не само Ademero Content Central, но и Computhink Contentverse, Това е така, защото много фирми имат един или повече наследени файлови сървъри в своите шкафове за данни, често съдържащи огромно количество файлове, натрупани за няколко години. Откриването, маркирането и организирането на такива файлови магазини е мястото, където DM системите превъзхождат и често представляват голяма част от потенциала за възвръщаемост на инвестициите (ROI).

Ademero Content Central следва познат стандарт от гледна точка на архитектурата, използвайки Интернет информационните услуги (IIS) на Microsoft и SQL Server, за да бъде домакин на приложението Ademero Content Central и задния край на базата данни. И двата инструмента за бек-офис са познати на много ИТ професионалисти, но може би искат много от администратора на непълно работно време много малки, за да наемат средни предприятия (SMBs), които може би не са ги използвали преди - потенциално важен момент да вземете предвид преди да вземете решение за покупка. В съответствие с това, което очакват днешните малки и средни предприятия, компанията също така предлага Ademero Content Central като хоствано решение, като елиминира нуждата от много ИТ експертиза от страна на клиента.

Въпреки че основната архитектура на Ademero Content Central е староучилищна, потребителският уеб портал е по-добре съобразен с облачните приложения, които потребителите стават по-удобни за използване. Плоски цветове; големи, удобни за докосване бутони; и модулно табло са само няколко от основните функции в стандартния потребителски интерфейс на съдържанието по подразбиране. Ademero Content Central също така позволява персонализирани теми да съответстват на вашата корпоративна култура или брандинг.

Конфигуриране на каталози

За да помогне за популяризирането на фокуса си върху процесите, Ademero Content Central използва концепцията за каталози, за да се справи със структурата на най-високо ниво на вашето съхраняване на документи. Каталозите също така организират основни административни компоненти като разрешения, процеси на одобрение и работни процеси, типове документи и персонализирани полета, както и политики за запазване. Всичко това означава, че ефективното управление на каталога е критичен елемент за правилната конфигурация на Ademero Content Central.

Каталозите съдържат типове документи, всеки от които може да бъде конфигуриран със собствени полета. Глобалните полета, отнасящи се до всички каталози и типове документи, също могат да се управляват в административния панел за управление. И двата типа полета поддържат множество опции за конфигурация, включително тип поле, формат, опции за списък със стойности, дори издърпване на списък на валидни опции от външен източник на данни. Стойностите на полето също могат да се използват за създаване на структура на папки и за обработка на имена на файлове за различни типове документи.

Пакетите са друг вид данни, използвани от Ademero Content Central, които са съставени от множество документи със споделена стойност на полето на ключовете (номер на договор на договор или идентификационен номер на служителя). Шаблоните на пакети могат да бъдат конфигурирани да изискват определени типове документи и могат да подканят потребителя да предостави необходимите документи за завършване на пакет.

Зоналното разпознаване е една от по-хладните функции, предлагани от Ademero Content Central. Кажете, че вашата организация има стандартен документ за покупка или служител на борда, зоналното разпознаване може да се използва за определяне на области (зони) в този тип документ и попълване на стойности на полето въз основа на оптично разпознаване на символи (OCR) или стойност на баркод. Зоните се дефинират чрез посочване на разположението на зоната от горния ляв ъгъл на страницата, както и височината и ширината на зоната. Множество зони могат лесно да бъдат определени за конкретен тип документ, за да се улавят множество точки от данни.

Създателят на работния процес на Ademero Content Central не е толкова интуитивен, колкото някои други системи, които прегледах, особено Microsoft SharePoint или Fluix, но всеки един от тях е толкова мощен. Работните процеси се инициират с помощта на тригерни събития, които могат да бъдат всичко, от документ от определен тип, който се улавя, до поле, съвпадащо с определена стойност. Действията на работния процес определят какви стъпки ще бъдат предприети върху задействаните документи, включително промяна на приоритета или състоянието, копиране в папка, изпращане на имейл или дори изпълнение на външна програма. И накрая, правилата на работния процес могат да се използват за сваляне на задействания и действия, като ви дават гъвкавост за извършване на едно или повече действия на базата на един или повече задействания, дори ви позволяват да определите дали един тригер изпълнява действията или дали всички тригери първо трябва да бъдат изпълнени, Този модулен подход към работния процес позволява различните компоненти да бъдат използвани повторно, както е необходимо, за да се оптимизират вашите бизнес процеси.

Знанието е сила

Както при всяка база данни, един от по-сложните аспекти при прилагането на решение за DM е да придобиете колкото се може повече данни, без да правите процеса на събиране твърде досаден за потребителите. В много случаи потребителите не разбират защо информацията, която събирате, например, при продължителни формуляри, е ценна за бизнеса. Резултатът от процеса на заснемане на документи с тежки потребителски режийни от този вид често могат да бъдат потребители, които попълват полета с данни за боклука, които ще доведат до повече вреда, отколкото полза.

За да помогне в този процес, Ademero Content Central ви предоставя различни методи за заснемане, които могат да оптимизират процеса и да намалят стъпките при получаване на документи в Ademero Content Central. Освен това получавате необходимата информация, необходима за осигуряване на критични за бизнеса функции като търсене, одобрения, работни процеси и политики за задържане на файлове. Можете да добавяте документи към Ademero Content Central чрез качване на базата на браузъра, наблюдавани папки или включване на QCards чрез слушане по имейл.

QCards, които са сродни на заглавните страници, се генерират от Ademero Content Central и включват баркодове за идентифициране на типа на създадения документ, както и ключови данни, популяризирани от потребителя. В сценарии, при които администраторите изискват заснемане на допълнителна информация, наскоро добавени документи се добавят към опашка за кодиране, което позволява на потребителите бързо да идентифицират документи, нуждаещи се от допълнителна информация. Ademero предлага и клиентски софтуер CapturePoint, който предоставя някои сериозни възможности за ефективно заснемане на документи в насипно състояние. Тя включва улесняване на използването на OCR за попълване на ключови полета, особено удобно при сканиране на множество документи с един и същи формат.

Инструментите за рационализиране на използването на ключови полета за данни с вашите документи не спират, след като заредите документите си в Ademero Content Central. Компанията признава, че може да има полза от използването на метаданните за документи, събрани в Ademero Content Central за други цели извън вашето DM решение. За тази цел Ademero Content Central предлага интеграция с Intuit QuickBooks плащания и работен ден, като ви позволява да синхронизирате данни, пребиваващи в Ademero Content Central, с тези други бизнес системи. Освен това имате възможност да създавате шаблони за експортиране от вашите данни, което ви позволява периодично да извършвате експорт на данни, отговарящи на едни и същи параметри.

Ademero Content Central ви позволява да поддържате пълна история на ревизиите, която включва редакции, одобрения и актуализации на свойствата. Можете да получите достъп до по-стари версии на документите по всяко време. В допълнение, компанията предлага контекстуална помощна документация и 24-часова поддръжка в чат на живо.

Ценообразуване

Ademero Content Central наскоро опрости ценообразуването си, без повече цени за отделни модули или нива. Фирмите, които използват хостваната версия на Ademero Content Central, могат да очакват да плащат 35 долара на месец на потребител с налични обемни отстъпки. Онези, които изберат локално решение, търсят първоначални разходи от 500 долара на потребител за безсрочен лиценз. Функциите са до голяма степен сравними между двете опции, въпреки че вашият избор на архитектура може да добави сложност по отношение на опциите за работа в мрежа и съхранение.

Солиден претендент в пространството на DM, Ademero Content Central има достатъчно функции, за да го направи жизнеспособна опция за повечето компании и някои мощни възможности, които биха могли да го направят перфектен за другите. Ако функции като зонално разпознаване или опциите за интеграция с Intuit QuickBooks Плащания и работен ден биха могли да окажат положително въздействие върху вашия бизнес, тогава трябва да разгледате по-подробно Ademero Content Central.