Shoeboxed преглед и рейтинг

Повечето от мобилните приложения за сканиране, които оценихме в тази обзорна игра, играят различна роля. Shoeboxed (който започва от ниво на безплатни цени) насочва вниманието си предимно към подпомагане на собствениците на малък бизнес да управляват разписки и визитки. Други документи получават второстепенно внимание. Това не означава, че Shoeboxed счита това като маловажно, но към тях се отнася със забележимо по-малка спешност. За много фирми това е напълно добре; но ако търсите по-широк обхват от функции за сканиране, ще искате да разгледате нашите победители в избора на редактори Abbyy FineScanner и Evernote Scannible.

Можете да започнете с Shoeboxed безплатно, въпреки че ако се интересувате от оптично разпознаване на символи (OCR), безплатната версия „Направи си“ е по-скоро „Това правилно ли е за мен?“ пробен период; тя обработва само пет документа и една разписка на месец. Можете да събирате колкото искате документи, но с DIY версията трябва сами да препишете данните от изображението (напр. Да напишете сумата за получаване, доставчик, категория и т.н.).

Реално ще започнете с един от ценовите планове за начално ниво, като например план за един потребител (9, 95 долара на месец), който ви позволява да сканирате 50 документа и електронни разписки на месец. За 29, 95 долара на месец двама потребители могат да добавят 150 документа и да получат Intuit QuickBooks Online интеграция; $ 99.95 на месец план поддържа 1000 документа и повече от 10 потребители.

Всичко е разписка, освен ако не е така

Shoeboxed (който можете да стартирате на Android или iOS) настройва всичките му функции за малки и средни фирми (SMBs), които искат да управляват колебливата колекция от разписки на хартия, визитни картички и други ефимерни транзакции, които пълзят до дъното на туристическата раница, Shoeboxed може да бъде използван като специално, макар и ограничено решение за управление на документи, но силните му страни се крият на друго място. Ако основната ви нужда е да обработвате купчинки хартия, всеки от нашите Избор на редактори е по-добри възможности, като FineScanner може би държи лек ръб над Evernote, ако има много големи купчини хартия.

Shoeboxed обаче свети, когато го използвате по предназначение, което заплаща за улавяне на приходите и проследяване на разходите и в по-малка степен за улавяне на информация от визитки. По подразбиране Shoeboxed приема, че всеки документ, който фотографирате, е разписка за транзакция; ако искате да се отнасяте по различен начин, трябва нарочно да промените типа документ на „визитна картичка“ или „друг“.

Няма въпрос: Shoeboxed върши отлична работа по заснемане на разписки, с няколко начина за събиране на изображения и данни. Можете да изпращате разписки до специален имейл идентификатор, да импортирате съществуващи изображения от фотоалбум, да инструктирате Shoeboxed да автоматично импортира разписки от акаунт в Gmail, да използвате добавка в уеб браузър, за да изрежете касова бележка от уеб страница, да качите файл от вашата на работния плот или изпратете по пощата на плик, платен с пощенски разходи, пълен с парчета хартия (оставяйки ги да поемат тения). Shoeboxed също има мобилни функции с поддръжка на GPS за проследяване на пробег за целите на отчитането на разходите. Но тъй като този преглед е за Shoeboxed като мобилен скенер, това е мястото, на което насочих вниманието си.

Мобилното приложение ви помага да снимате документ и да го маркирате за по-късна обработка, като например „възстановими суми“ или данъчна бизнес категория („хранене“ или „самолетни билети“). Приложението Android и iPhone имат малко по-различни потребителски интерфейси; приложението за Android предполага, че всичко е разписка, докато приложението iPhone ви моли да определите дали изображението е разписка или визитна картичка. И в двата случая вие (по желание) добавяте категории и бележка („клиентски обяд“), когато въвеждате разписката или по-късно.

Точността на извлечения текст е изключително висока, защото е наблюдавана от хора. Когато изпратите разписка или визитна картичка на Shoeboxed за обработка, тя се подлага на извличане на данни и след това се проверява от реални хора. Компанията казва, че обработката може да отнеме до 24 часа, но обикновено е много по-бърза; докато установих, че на следващия ден твърдението е точно по време на моето тестване.

Така че, ако сте нетърпеливи, това може да е проблем, въпреки че крайните резултати са отлични. Освен това, тъй като всеки анализ на текст се брои спрямо месечния лимит за използване на вашия план, може да не искате да плащате за всеки документ. Във всеки случай Shoeboxed ви дава възможност за ръчно въвеждане на данните, което е адекватно за множество нужди на малкия бизнес. Повечето SMBs просто искат да проследят колко са изразходвани в магазина за батерии и да го поставят в данъчна група от "офис консумативи", без да се чувстват принудени да запишат коя кредитна карта е била използвана, дори ако е отпечатана върху разписката.

Управление на данни в уеб приложение

Каквито и изображения или данни да въведете, по всякакъв начин всичко се съхранява в централно хранилище в уеб приложението Shoeboxed, където данните и изображенията се организират, категоризират и могат да се търсят.

Табло за управление организира документите като касови бележки, визитни картички и други, с добър преглед, който показва текстовото описание на документа (тоест всичко, което сте въвели или обработвало компанията) и свързаното изображение. Лесно е да видите какво чака за ръчна или автоматична обработка на текст и да маркирате отделни елементи за „Просто ще го направя сам“. Въпреки че можете да въвеждате текст на ръка в мобилното приложение, със сигурност е по-бързо да го направите с истинска клавиатура и монитор, като например да увеличавате изображението, за да разберете нечий тайнствен правопис или мърморене за странни шрифтове на визитни картички.

Можете да експортирате визитни картички в Google Контакти, като архив на Evernote или като CSV файл (и по този начин да импортирате в LinkedIn, други мениджъри на контакти или дори цялостни платформи за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), като Salesforce).

Всичко може да бъде изтеглено като PDF, което е вероятната съдба за повечето сканирания, които заснемате като „други“ документи. Нито един от "другите" документи, които подадох на Shoeboxed за OCR, не се върна с текст, прикрепен извън текстовия етикет (в случая с текста на книгата на две страници това беше заглавието "50 храни" - нито един ред от текст на книгата). Във всеки случай документите „Други“ не се организират по никакъв начин, освен чрез собственото ви маркиране.

Но отново не забравяйте, че Shoeboxed е специално настроен за проследяване на разходите. Изключително лесно е да категоризирате и маркирате разписки, да създадете отчети (напр. Всички пътни разходи за този месец) и да визуализирате къде отиват парите. Shoeboxed също има много партньорства с други приложения на Софтуер като услуга (SaaS), като например директно свързване към Xero акаунт или автоматично архивиране на документи към Evernote, след като Shoeboxed ги обработва.

Ясно е, че Shoeboxed е добър да прави това, което казва - помага ви да събирате приходи и да следите разходите - и всичко останало, което постига, е приятна екстра. Не го молете да направи повече, отколкото обещава, и трябва да ви хареса просто.