Сап бизнес един професионален преглед и оценка

SAP SE е уважаван германски производител на софтуер, който се занимава основно с глобални 1000 компании и е специализиран в авангардни бази данни, планиране на корпоративни ресурси (ERP) и финансов софтуер, включително счетоводство на главна книга. SAP ERP (преди SAP R3) е едно от най-широко внедрените ERP приложения на световния пазар и се придържа към традиционния път за внедряване, обикновено изискващ широко персонализиране, многогодишни пътища за внедряване и стотици хиляди долари за консултантски такси.

Ето защо за този преглед разглеждаме SAP Business One (който започва от $ 82 на потребител на месец за хостваното Professional Edition); той представлява предлагането на малки и средни предприятия (МСП) на компанията. Тестваме го както от общото финансово счетоводство, така и от ERP перспективите. Версията, която тествах, беше SAP Business One за собствената база данни и аналитичен двигател на SAP; Въпреки това, Business One се предлага и във версия на Microsoft SQL Server (в случай, че сте по-удобни за това). Въпреки това, само Business One за HANA предлага мулти-валутна възможност, докато версията на Microsoft SQL Server е предназначена за използване само в САЩ.

Повечето счетоводни и ERP системи все още използват модулен подход, който ви позволява да комбинирате финансово счетоводство, управление на взаимоотношенията с клиенти, управление на човешките ресурси и сложно управление на инвентара. SAP Business One Professional (който също се предлага на цена от 3145 долара за локален лиценз за професионален потребител) има солидно счетоводно ядро, но интегрира функционалност във всички тези други области безпроблемно в множество модули (което означава, че можете да купите много повече от вас всъщност възнамерявам да използвам), като модула за администриране на ползите (BA), подробно описан по-нататък в прегледа.

Тази черта сама повишава сложността на Business One, но фокусът на софтуера за подкрепа на сложни и силно адаптивни изисквания за бизнес и операции го прави още по-сложно. Ако вашият бизнес може да се възползва от това ниво на приспособимост и нямате нищо против тежката крива на предварително обучение и внедряване, тогава SAP Business One много си струва усилията. Фирмите, които търсят нещо малко по-просто и предназначено за облака, ще бъдат по-добре с победителите в избора на редактора Intacct (от страна на финансовото счетоводство) и NetSuite OneWorld (за всички ERP системи).

Не мислете за това като за табло

Тествах Business One с помощта на връзка за отдалечен работен плот (RDP) към SAP сървър, работещ с HANA версия. Докато този тестов акаунт се поддържаше на собствените сървъри на SAP, важно е да се отбележи, че работех с локалната версия на софтуера, инсталиран на виртуални сървъри и хостван в облака. Версията на SAP Business One Cloud е различно животно, създадено специално за достъп само в облак и базиран на браузър, изпълняващ обслужващ слой, управляван изцяло от SAP.

Това вероятно е една от причините да имам проблеми с достъпа до моя тестов екземпляр с помощта на браузъра. SAP поддържа, че е достъпен и чрез уеб браузъра Firefox, който в момента е (и изненадващо) единственият поддържан уеб браузър. Това никога не работи за мен, но SAP ме уверява, че работят по него. Независимо от начина на достъп до системата, първият екран, който ще видите, е таблото за управление на кабината на SAP „Cockpit“. Кокпитът е много адаптивен, показва подходящи данни на ниво потребител и служи като полезен портал за навигация на системата като цяло.

Тази навигационна система се състои от три части - лента с лента в горната част на пилотската кабина, вертикална странична лента на менюто от лявата страна на екрана и джаджи, показани на таблото за управление. Горната лента на лентата е лесен начин за анализ на записи. Например, ако сте във файла Поръчки за покупки, в лентата с инструменти има стрелки за придвижване напред и назад.

Менюто на лявата странична лента може да ви отведе до всяка транзакция, екран за въвеждане на данни или отчет в системата. Той е разделен на функционални области като администрация, финансови, продажби, покупки, възможности (по същество CRM) и други, включително раздел, обозначен с отчети. Инвентаризацията и ведомостта са също в главното меню. Щракването върху заглавие отваря равнища. Можете да въвеждате или преглеждате транзакции или да генерирате отчети, включително основни финансови отчети. SAP Business One предоставя три от четирите основни финансови отчета. Отделен отчет за промените в неразпределената печалба не е един от отчетите, но е достатъчно лесно да се генерира в Microsoft Excel, ако всъщност се нуждаете от него.

Кокпитът предоставя още един начин за въвеждане, достъп и отчитане на данни. Виджетите на екрана са подвижни, което означава, че можете да ги добавяте и изтривате в зависимост от индивидуалните нужди на потребителя, а има и налично значително количество предварително изградени джаджи. Можете също да редактирате съществуващи джаджи или да създадете своя собствена съдържаща информация, която ви е необходима за вашата конкретна позиция. Задържането на курсора върху точка от данни в джаджа показва малък екран с повече подробности за тази точка от данни. Това е дефинирано в приспособлението и като повечето аспекти на системата е редактируемо и персонализирано. Като цяло този стил на представяне на данни в джаджи е типичен за по-големи счетоводни и ERP приложения и ще го намерите в голяма част от конкуренцията, включително дори приложения, насочени към облака като Intacct или NetSuite OneWorld. Можете да създадете нови джаджи с помощта на избора Pervasive Analytics в менюто на страничната лента.

Две от джунджуриите са особено забележителни. Общата функция джаджа е таблица с преки пътища към операции, които извършвате най-често. Намирах за удобен начин да настроя персонализиран набор от преки пътища за конкретен човек, въпреки че това би било приложимо и на ниво отдел. Друга ценна джаджа е Workbench. Workbench се състои от всички документи и доклади, отнасящи се до конкретен работен процес. В тестовата компания, която създадох за тестване, тази джаджа беше създадена за Процеса на продажбите и по същество беше блок-схема през целия процес, от генериране на оценка чрез системата за вземане на сметки. Има малък балон със стрелка надолу до иконата за подпроцес и щракването върху него извежда отчетите, отнасящи се до тази част от работния процес. Осигурени са четири работни групи - продажби, покупки, инвентар и финансови средства.

Има две други навигационни помагала, които често използвах по време на тестване. Когато се отвори прозорец на диаграмата, щракването с десен бутон или двойното щракване върху номера на реда извежда всички подробности за транзакцията на реда. Често има значително повече подробности за данните от тази, показана на отворения прозорец. Някои от записите в реда също ще имат оранжева стрелка, сочеща към един или повече от елементите, показани в реда. Това показва, че можете да разгледате тази част от данните. Например, в отчет, показващ артикул с инвентара, щракването върху оранжевата стрелка би довело до описанието, местоположението и цената на артикула, както и номера на склад или ако артикулът е на поръчка.

Независимо от организационната ви структура, системата за номериране на сметки е достатъчно гъвкава, за да се справи с нея. SAP Business One предоставя четири сегмента на профила по подразбиране (общия акаунт, подразделение, регион и отдел) и можете да определите до 10 сегмента, за да осигурите повече подробност на профила.

За моите тестове за счетоводство по обща книга разгледах предимно раздела „Обща книга“ на цялата система, но SAP Business One Professional има еднакво мощни задължения за плащане и вземане, ведомост, дълготрайни активи и инвентар. По-специално инвентаризацията е мястото, където системите за счетоводно обслужване на начално ниво често не достигат. Системата за инвентаризация на Business One предоставя възможността да се използват различни методи за остойностяване на различни видове материални запаси, както и обработка на кайт и BOM (законопроект за материали).

Възможностите за многостранна валута във версията на приложението HANA са стабилни и можете да запазите валутните деления в други географски области, като конвертирате в американска валута в края на периода. Business One прави това преобразуване в реално време само при затваряне на период, но може да симулира сближаване на реализацията за отчетите от средния период. В зависимост от вашите нужди, невъзможността за реално преобразуване на валута в реално време във всеки ден или час може да представлява проблем, макар че за повечето потребители преобразуването в края на периода, използващо оценяване на деня на затваряне, ще бъде достатъчно.

Добре ли е да отида?

Има и добри, и лоши новини за мобилните потребители. Лошата новина: по време на това писане уеб-базираната версия на SAP Business One Professional поддържа само един браузър - Mozilla Firefox. Добрата новина е, че Firefox се предлага за операционни системи iOS, Android, Windows и Mac. Въпреки това SAP все още глади тази възможност за достъп. При моето тестване не успях да осъществим достъп до системата SAP Business One, използвайки Firefox, дори от моя компютър.

SAP е наясно с тези проблеми, разполага с ресурсите, които трябва да носи, и знае стойността на мобилния достъп и BYOD (донесете вашето собствено устройство), така че имам малко съмнение, че мобилният достъп ще бъде въведен и функциониращ за кратко време. Съветвам обаче, ако тази функция е важна за вашия бизнес, уверете се, че продавачът, с който работите, може да демонстрира работещ достъп до Firefox на вашите устройства.

Ползи Администрация

В нашия по-задълбочен поглед върху другите, незадължителни модули и възможности на SAP Business One, започнахме със счетоводството и след това се преместихме надолу по азбуката към администриране на ползите. Както при всички останали модули за добавки, които вашият бизнес може да включи в SAP платформата, модулът за управление на ползите е много конфигурируем за сложни и подробни планове и пакети за ползи в предприятията. Подкомпонент на mySAP HR модула, BA модулът е интегриран с модула за заплати на SAP и разчита на гъвкава рамка и автоматизирани работни процеси за оптимизиране на HR администрирането.

Модулът е разбит на няколко ключови компонента. За администраторите на предимства SAP предлага набор от инструменти, който включва съветник за записване за конфигуриране на персонализирани планове и предимства в медицинското, стоматологичното и зрителното покритие. Той също така включва инструмент за проверка на допустимостта и се интегрира с основните доставчици на план, за да използва подробности за покритието. Както при BA софтуер като BambooHR и Именно, модулът включва и функции за отчитане на ползите за обобщаване и обобщаване на данните за ползите за служителите и плановете, заедно с възможността за изграждане на отчети за персонализирани ползи.

От страна на служителите, BA модулът има портал за самообслужване на служители, където потребителите могат да преглеждат плана им и обхвата на ползите и да правят промени в избора си на ползи. Модулът не се задълбочава в премия и предимства, но покрива основни здравни планове, застрахователни планове, гъвкави разходни сметки (FSA) и спестовни планове като 401k.

Потребителското изживяване (UX) е в съответствие с принципите на SAP в дизайна, което означава, че има дизайн на старите училища, баребони, подобен на този на Fairsail HRMS. Той предлага дълбока гранулирана персонализация, използвайки собствените схеми на дисплея и параметрите на инфотипата на SAP. Модулът като цяло е ценно допълнение към всички ERP възможности на организацията, макар че нейната самостоятелна БА стойност и изпълнение е далеч от характеристиките, функционалността и интуитивното UX на редакторите на избор на полезност.

Добрата връзка е важна

CRM е ключов компонент на всяка съвременна организация за продажби на предприятия - дотолкова, че SAP реши да не маркира своите CRM функции „CRM“, а вместо това да ги обозначи „Възможности за продажба“. Клиентите (и потенциалните клиенти) се настройват в секцията „Поръчки за продажби“ на системата, импортирани от Microsoft Outlook, или се въвеждат през екрана „Възможност за продажби“. Екранът „Възможност за продажби“ ви позволява да импортирате съществуващ клиент или да доведете, като щракнете в полето „Код на бизнес партньорите“, което след това показва списък на бизнес партньорите. Други полета в този запис ви позволяват да въведете възможността (тоест какви артикули или услуги искате да настроите), очакваната дата на закриване и етапа на този процес на продажба.

Етапите на продажбите са взети от създадената от вас таблица, която етапи на процеса на продажби от водещи до срещи и котировки или други важни етапи и (надяваме се) най-накрая завършва с поръчка. Вие също въвеждате прогнозен процент на закриване на всеки етап. Не е нужно да преминавате през всеки етап с всяка преднина, но процентът на затваряне се използва за прогнозиране на вероятността действително да получите поръчка. Колко полезно е това зависи до голяма степен от вашите собствени оценъчни показатели, но подходът на Business One със сигурност е интересен.

Документацията на SAP Business One "To Go", която е основно ръководство за потребителя, описва подробно този процес (и други) и е документ, който трябва да бъде прочетен за всеки бизнес, който има предвид софтуерната система. Както всяко CRM приложение, SAP Business One има възможността да създава и управлява кампании, главно чрез своя съветник за управление на кампаниите, който намерих за лесен за използване. Като част от процеса на продажба също е включена възможността за създаване и поддържане на договори за услуги, карти за клиентско оборудване и създаване на разговори за услуги.

Силно управление на запасите

SAP Business One Professional очевидно е добър в управлението на голямо разнообразие от търговски организации, но също така е добър в управлението на леки предприятия за производство и съхранение - въпреки че способностите му са малко по-малко от тези, които са специализирани в тази вертикала, като например Epicor.

Инвентарят на SAP Business One Professional е особено подходящ за пазара на малки и средни предприятия (МСП). Въпреки това, въпреки че има някои функции, необходими във веригата на производствените инвентаризации, тя не предоставя достатъчно, за да поддържа истинска операция в магазина. И все пак, дори в рамките на модула за инвентаризация, системата SAP Business One Professional разполага с богат анализ и прогнозиране.

Модулът за планиране на ресурс на материалите (MRP), който липсва в няколко системи на първо ниво като Sumgar Mountain Denali Summit, ви позволява да извършите доста голям анализ и прогнози, а тези възможности след това се засилват допълнително във функцията за интелигентно прогнозиране. Тази функция използва или „Тройно експоненциално изглаждане“, или „Линейна регресия с амортизирана тенденция и сезонна корекция“, за да генерира точни прогнози за бъдещите ви нужди от продажби и инвентар, като приложението избира най-подходящия метод, като се има предвид количеството и вида на данните, които въвеждате. Този резултат на прогнозата може да се използва като вход към MRP Wizard, който ви превежда през процеса на въвеждане на параметри, необходими за генериране на прогноза за поръчки и инвентара, необходим за изпълнението им (т.е. поръчки за покупка). Или, ако го използвате с модулите за производство, след това за производствените поръчки, необходими за производството на инвентара, който след това отговаря на изискванията за продажби. Можете да зададете минимални и максимални нива на запасите и да извършите анализ на количеството икономическа поръчка (EOQ), за да поддържате оптималното ниво на запасите, за да посрещнете прогнозираните продажби, като същевременно сведете до минимум общите разходи и вероятността за състояние извън наличността.

За оскъпяване на инвентара си SAP Business One Professional предлага функционалност за четирите основни метода на разходите, включително First-In First-Out (FIFO), Средна подвижна стойност, Стойност на разходите и Серийни / Партидни разходи. Методът за сериен / пакетен разход ви дава възможност да присвоите разходи за отделни артикули в инвентара, което по същество е специфичен разход за артикули. Това, което няма да намерите, е поддръжка за метода Last-In First-Out (LIFO), но този начин на правене на нещата не е в полза, така че е малко вероятно по-новите, по-малки операции да се нуждаят от това.

Функциите за инвентара в SAP Business One Professional са ориентирани около склада. Можете да посочите склад като склад за капки, като склад за кошче или просто като „склад“. Веднъж посочен като склад за кошче, всеки артикул трябва да бъде присвоен на кошче, въпреки че можете да имате "общ" кош, който може да съдържа множество различни елементи. След като склад е създаден с кошчета, всяка транзакция (получаване, доставка, прехвърляне, поръчка на производство или покупка) трябва да има свързан с него номер на кошче. Номерите на кошчетата могат да бъдат кодирани с баркод и системата може да поддържа билетни материали (BoMs), китиране и избиране на списъци, използвайки тези задания за кошчета. BoMs се създават и поддържат в модула за производство, въпреки че запасите, продажбите, покупките, MRP и производството са плътно интегрирани и тези функции протичат между модулите в зависимост от конкретния артикул и транзакция, до която потребителят има достъп.

SAP Business One Professional не предоставя огромен брой отчети за консерви, въпреки че съдържа отчетите, които най-вероятно използвате често. И можете да определите кои ключови показатели за ефективност (KPI), свързани с инвентара, които искате да се показват на целевата страница с инвентара, което също е полезно. Ако имате нужда от персонализирано отчитане, тогава не забравяйте, че двигателят за отчитане за повечето SAP продукти, включително Business One Professional е Crystal Reports, който всъщност е продукт на SAP. Въпреки че това е чудесен инструмент за отчитане, той не е особено лесен за използване. Така че да имате някой вътрешен или консултант, запознат с това приложение за докладване, вероятно е добра идея.

Като цяло, както и при останалите компоненти на SAP Business One Professional, аз намирах модула Inventory за малко труден за използване. Някои от екраните с данни могат да бъдат тъпи и неинтуитивни и не винаги е ясно какво да въведете в поле или къде да намерите необходимите данни. Все пак компенсирането на това е много изчерпателна система за помощ и отлична документация за желаещите да положат усилия.

Нагоре и отвъд

SAP Business One предоставя цялостна и усъвършенствана финансова система, която също лесно се разширява, за да добави функциите на истинска ERP система, включително модули за производство, HR, CRM и MRP. Има дори възможност за проследяване на проекти и извършване на прогнозна бизнес анализа, като се използват разширени функции на базата данни SAP HANA.

Недостатъкът на цялата тази способност е, че цялостната система е доста сложна. Стигането до определена функция е лесно. Обикновено има множество начини да стигнете до определена транзакция или отчет, както и множество слоеве, като това означава, че можете да получите толкова подробни, колкото повечето потребители ще искат или имат нужда. Сравнителната диаграма показва около 150 налични стандартни отчета, въпреки че тази цифра е малко измамна. Както при всички налични опции за отчет, можете да получите почти всякакъв вид отчети, който искате или имате нужда.

Въпреки това, в много случаи наличието на всички налични опции за отчет на няколко нива може да направи генерирането на нестандартния отчет значителна задача. За щастие е много лесно да експортирате отчет в Microsoft Excel и да го манипулирате там. Crystal Reports също е на разположение и ако имате някой от вашия бизнес с опит в това приложение, може да е по-лесно да генерирате някои от отчетите си с това. Основната база данни както на Microsoft SQL Server, така и на HANA е достъпна чрез Studio Manager на системата, което ви позволява да формирате сложни заявки, както и да генерирате екрани на форми и да създавате приспособления.

Долния ред

Прекомерното богатство не е рядкост в системите за МСП и SAP Business One страда от тази „болест“, както и много от другите ERP системи за МСП, включени в тази група. И с всички тях решението е да преминете към внедряването с ясна представа какви роли ще играят вашият персонал и дистрибутор / партньор при инсталирането и конфигурирането на системата.

И накрая, един от най-важните фактори за преминаване към система като SAP Business One е да осъзнаем, че гладкото ставане и работа ще бъде бързо. С по-малки счетоводни приложения като QuickBooks и много от по-новите средни, облачни базирани счетоводни системи можете да инсталирате системата сами или с помощта на вашия счетоводител след няколко дни и да обучите някой да я използва само за ден-два. Не очаквайте, че това е така със SAP Business One или с някое от другите приложения за среден клас, тествани в този кръг, особено ако те са изградени върху по-традиционни рамки в стил ERP, като Open Systems Traverse.

Реално трябва да планирате внедряването, конфигурирането и тестването да отнеме няколко седмици. Трябва също така да получите ясна оферта от вашия SAP партньор или VAR за това колко тези услуги ще добавят към общата цена на системата. За да получите някаква представа за това какво включва използването и промяната на приложението, обърнете се към YouTube. Има десетки демонстрации и уроци, които трябва да ви дадат достойна представа за това, което можете да очаквате.

SAP Business One е здрава система и с подходящия дистрибутор / партньор ще бъде отличен избор за много МСП. Имайте предвид обаче, че вашият бизнес ще се нуждае както от счетоводни, така и от ИТ експертизи, за да може наистина да използва продуктивно системата.