Преглед и оценка на отворените системи

Open Systems и нейната платформа за финансови услуги Traverse може да не са "име на домакинство" сред операторите на малки и средни предприятия (SMB), но всъщност това е много дълго време. Основана през 1976 г., Open Systems първоначално предлагаше базирана на миникомпютри система за счетоводство по главна книга, написана в Business Basic. През годините компанията освободи хардуерното си подразделение и предложи актуализирана версия на софтуер за счетоводство на отворени системи (OSAS), който все още предлага за операционни системи (ОС), различни от Windows, включително Linux, Mac OS X и Unix.

Траверсът на Отворените системи, който разглеждаме тук (който започва от $ 175 на потребител на месец), е модулно счетоводство и планиране на ресурси за предприятия (ERP), общо счетоводство и система за управление на инвентара, която е достъпна на място или като пакет за софтуер-като-услуга (SaaS). За разлика от много други счетоводни системи за малки и средни предприятия (МСП), Open Systems Traverse се предлага не само чрез дистрибуторската мрежа на Open Systems, но и директно от доставчика. Все пак, въпреки че гъвкавостта му при закупуване и внедряване е изключителна, сложността на Open Systems Traverse на ниво манипулиране на данни го държи малко зад победителя от избора на редактора Intacct в тази обзорна програма.

Обикалям наоколо

Вместо диаграма или процесна диаграма, като това, което можете да изградите с Intacct или Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse използва интерфейс тип Windows File Explorer, с разширяеми функционални категории, показани на панел, заемащ от лявата страна на екрана. Персонализираният дисплей на таблото заема по-голямата част от останалите недвижими имоти на екрана. От лявата страна панелът, подобен на Explorer, е разделен, като долната част показва икони на папки с файлове, обозначени с модулите за приложение, налични в инсталираната система. Кликнете върху едно от тях и приложението се разширява до горната половина на панела, като показва функциите и отчетите, налични в тази под-книга. Същите части на цялостната система са достъпни чрез падащи менюта на лента с лента, простираща се хоризонтално в горната част на екрана.

За по-подробно проучване щракнете върху точка от данни на графика на таблото (задържането на курсора показва детайлите на тази точка от данни). Налични са и допълнителни проучвания, но само чрез повечето отчети.

Малко объркващо

За да получите пълна стойност от всяка счетоводна или ERP система, обучението е задължително. Въпреки че дистрибутор може да инсталира и да извърши първоначалната конфигурация, повечето счетоводни или ERP системи за МСП все още са достатъчно сложни, за да се нуждаят от обучен персонал (или отдел) за поддръжка, за да помогне при ежедневните задачи, като конфигуриране на екрани за персонализиране на данни и отчети. Това е особено вярно при Open Systems Traverse. С въвеждането на данни транзакциите се съхраняват в подходяща таблица за транзакции до публикуването на партидата. Има различни таблици за транзакции за различни видове транзакции (A / R, A / P, G / L) и разбирането на връзките между таблиците за съхранение на данни е от решаващо значение за правилното конфигуриране на екраните и отчетите. Това е така, защото като настройка по подразбиране, Open Systems Traverse извършва партида, а не публикуване и обработка в реално време.

За щастие, Open Systems Traverse включва Design Studio, инструмент за визуални администратори, използван за настройка и персонализиране на форми и екрани. Това е нещо, с което администраторът на Traverse системите вероятно би станал специалист бързо. Използвайки Design Studio, администраторът може да създава персонализирани екрани за въвеждане на конкретни данни от бизнес процесите и след това да създава индивидуални отчети.

Твърде много от доброто нещо?

Както бе споменато по-рано, Open Systems Traverse е една от малкото счетоводни и ERP системи, които можете да закупите директно от доставчика. Но освен ако нямате много силен ИТ отдел, който може да работи в тясно сътрудничество със своя счетоводен персонал, почти сигурно ще ви е по-добре да се справите с партньор на Open Systems, който може да ви помогне бързо и ефективно да персонализирате и инсталирате системата. Без този вид помощ, първоначалното внедряване, конфигуриране и персонализиране и дори много ежедневни операции са не само предизвикателни, но излишно отнемащи време и скъпи.

Там, където може да се нуждаете от съвет, е обединяването на правилните модули, които да съдържат вашата система. Наличните модули за отворени системи Traverse включват CRM, дълготрайни активи, управление на складове и производствен инвентар, наред с много други. Ще ви е необходима експертна помощ при очертаването на бизнес процесите на вашата компания и съпоставянето им с функциите, налични във всички тези модули, не само за да сте сигурни, че получавате това, от което се нуждаете, но и за да избегнете излишък, припокриване и ненужни разходи.

Също така ще искате да обърнете внимание на това, което виждат вашите потребители, особено използвайки тестваната в облака версия, която тествах, тъй като това е най-лесно достъпната версия от различни мобилни устройства. Тествах мобилен достъп, използвайки браузъра Chrome (същия браузър, който използвах на компютъра за останалата част от теста), използвайки таблет Lenovo Android, Apple iPad Air 2 и таблет Microsoft Surface 3, работещ под Windows 10. И тримата ми позволяват достъп и придвижване в приложението, но беше забележимо по-лесно на двата таблета (iPad и Surface 3), които имаха допълнителни клавиатури, заедно с тъчпада. Определено бих препоръчал на мобилните потребители да имат опционална клавиатура или може би Bluetooth мишка, ако се нуждаят от достъп до системата Open Traverse в движение.

Някои интелигентни отчети

Друго място, където Open Systems Traverse показва своята зрялост, е отчитането; Open Systems изброява над 800 налични отчета. За щастие, това не е всичко за потребителите с главна книга, но за напълно извадена ERP система. Все пак модулът за главна книга, който разгледах, включваше всички стандартни отчети, които бихте могли да пожелаете, като единственият забележим пропуск е отделна декларация за неразпределена печалба. Въпреки това, с филтрите за отчети на Open Systems Traverse и Design Studio, изграждането на този отчет е проста работа; малко обстоятелства всъщност изискват отделен четвърти финансов отчет така или иначе.

Един доклад, който забелязах, е работен пробен баланс (понякога наричан коригиран пробен баланс), нещо, което е доста рядко в наши дни (но е включено в изданието на счетоводителя на QuickBooks Desktop Enterprise. Този отчет се използва по време на приключване на периода или в края на годината, и се състои от списък на нерегламентирани салда по сметки, корекции за затваряне и коригирани баланси на сметките. Работен пробен баланс е много лесно да се изгради в Microsoft Excel, но беше хубаво да го видите, че е включен в наличните отчети.

Изграждане на системата

Ако решите да развиете Open Systems Traverse от средночестотно счетоводство до пълно ERP, тогава ще се радвате да знаете, че е лесен процес за завършване. Но се уверете, че неговият набор от функции за ERP е в съответствие с нуждите на вашия бизнес. Както при много от ERP системите, разгледани тук, Open Systems Traverse е по-силен в някои области, отколкото в други. Докато добавките могат да предоставят търговско планиране (POS), разпродажба на дребно и обслужване на бизнес услуги, както и функционалност за изпращане и маршрутизиране, най-силните страни на Open Systems Traverse се състоят в дистрибуцията и производството.

Въпреки това, няколко подсистеми са приложими за широк спектър от видове бизнес, включително управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и управление на дълготрайни активи. CRM е често срещана, почти основна, ERP функция, а Open Systems Traverse се справя добре. Освен стандартната информация за връзка с клиентите, която е разработена в модулите за продажби и вземания, CRM на Open Systems Traverse ви позволява да взаимодействате с Microsoft Outlook и Microsoft Office за разработване и проследяване на кампании за продажби и кампании и електронни имейли.

Повечето от модулите в Open Systems Traverse ви позволяват да дефинирате собствените си полета, а CRM също поддържа тази възможност, така че можете да добавите свои собствени дейности и друга информация, която смятате за полезна, ако е свързана с клиентски запис. Можете също така да установите връзки между контакти в една и съща организация, като например показване на org диаграма отгоре надолу, например. Това е полезно, когато имате работа с различни хора в една и съща компания за различни продукти или услуги или за отбелязване на подходящия контакт за конкретни проблеми или дейности.

В крак с амортизацията

Управлението на дълготрайните активи на Open Systems Traverse не е необходимо толкова универсално приложимо като CRM, но е близо. Не всеки бизнес трябва да проследява дълготрайните активи, но много от тях имат активи, които ИРС изисква, да се амортизират в продължение на няколко години, а не просто да се отчитат като разходи, когато са закупени. Модулът "Fixed Asset" на Open Systems Traverse прави това лесно, тъй като автоматично изчислява амортизацията на определен актив, използвайки всеки предписан метод на амортизация. Той също така предоставя до четири групи книги за ситуации, при които отчитането трябва да се изчислява по различен начин. Например, IRS може да изисква различен метод на амортизация от начина, по който искате актива да бъде отразен във вашите книги и финансови отчети. В този случай бихте могли да поддържате два или евентуално три комплекта амортизационни записи.

Модулът с фиксирани активи има няколко други полезни функции. Възможността за анализ „Отдаване под наем срещу купуване“ е полезен пример, както и функциите му „Пробна амортизация“, които ви позволяват да изпробвате различни сценарии, преди да направите покупка. Освен това отчетът за данъчната справка в края на годината отразява формуляра 4562 на IRS, което е удобно. И докато много системи с фиксиран актив пренебрегват амортизацията, тъй като тя наистина не се прилага за амортизируемите активи, Open Systems Traverse има калкулатор за амортизация на кредитите, който е полезен за създаване на схеми на амортизация за такива неща като заеми и предплатени разходи.

Управление на инвентара

Невъзможно е да се прегледа ERP, без да се отбележи, че финансовото счетоводство е голямо парче от пая. Например, когато говорим за възможностите за дистрибуция, ние не просто разглеждаме едно приложение, а по-скоро е взаимосвързана система от дискретни функции. Дистрибуцията и производството се свързват в много тясно отношение с инвентара, въвеждането на поръчки за продажба и закупуването например - да не говорим за важна интеграция с не-счетоводни модули като управление на складове и планиране на производствените изисквания (MRP).

Тясно обвързана с това е цялостното управление на инвентара, където Open Systems върши солидна работа. Това ми беше лесно очевидно, тъй като тестовата система, която използвах за този преглед, беше конфигурирана с това, което Open Systems нарича дистрибуционен пакет. Това включва инвентаризация, законопроект за материали (BoM) с кит, управление на складове и планиране на изисквания в допълнение към приложенията за продажби и поръчки. Всички те са тясно интегрирани, но се предлагат и като отделни модули за приложения или в различни комбинации. Всички модули поддържат мулти-валутна операция.

Модулът Traverse Inventory поддържа множество складове и артикулите могат да съществуват в няколко склада, ако е необходимо. Предметите също лесно се прехвърлят между складовете, за да се срещнат внезапни промени в търсенето. Прехвърлянията на склад могат да включват цената на превода при изчисляване на цената на артикула. Можете също да проследявате движения на артикули в склад.

Traverse осигурява поддръжка за всички общи методи за остойностяване и включва бин или сериализирано калкулиране, както и специфични разходи за артикули. Използвайки модула за инвентаризация за изпълнение на поръчка, можете да определите алтернативни артикули, които да бъдат изпратени, когато нивата на запасите са ниски, като се приеме, че артикулите са еквивалентни. Open Systems поддържа мобилни устройства и сканиране с баркод, но повечето от възможностите в тази област се намират в приложението Sales Order, където артикулите могат да бъдат сканирани или въведени в поръчка за продажба от устройство. Поддържа се и импортирането на физически преброявания, така че можете да провеждате броя на инвентаризации или чрез използване на генерирани от системата работни листове, или като ги импортирате от електронна таблица, ако физическият брой на инвентара се записва при този подход. Екраните на отчетите с инвентаризацията имат отличен капацитет за подробно проучване и въпреки че няма прекомерно количество отчети за инвентаризацията, тези, които са предоставени, са подходящи и полезни.

Сметката за материалите (BoM) е сравнително стандартна и включва комплектиране, за да се осигури по-подробен подход, когато вашият BoM има подсглобки. Можете да използвате BoM за изграждане на несериализирани елементи, които съдържат сериализирани подразделения и комплекти, и отделно да проследявате цената на компонентите, но да присвоите общата цена на комплекта. Можете също така да създавате партиди за обработка на инвентаризация въз основа на ABC класификацията (където "А" артикулите осигуряват най-добри приходи, а "С" артикулите са най-малко рентабилни). Траверсният инвентар също ви позволява да посочите различни цветове на предупреждение за нивата на запасите, така че ниските условия или условията на запас да бъдат по-видими.

Планирането на изискванията се извършва в един модул, а не изисква интегрирана операция по планиране на материалните изисквания (MRP) и планиране на изисквания за разпространение (DRP), както е по-често. Отчетите за прогнозиране са гъвкави и можете да показвате прогнозираните изисквания в букетирани или без кодове формати и в различни дисплеи като графики или таблици. Прогнозите се извършват с помощта на исторически данни и не изглеждат толкова сложни, колкото множеството методи, налични в SAP Business One Professional. Те обаче трябва да са достатъчни за много потребители.

В много отношения Traverse Inventory е доста общ модул за приложения, дори и в конфигурацията на Suite Suite, която тествах. Той има основните изисквания и трябва да може да се справя с ежедневните операции за повечето компании. Има студио за дизайн, което ви позволява да създавате персонализирани отчети, а инвентаризацията поддържа определени от потребителя полета за тези, които се нуждаят от малко персонализиране. Въпреки че има по-изчерпателни и усъвършенствани модули за инвентаризация от други доставчици на ERP, като например нашите избор на редактори Syspro и Acumatica, широката селекция от налични модули за приложения дава на добър избор за компания, която иска да изгради система, по-тясно пригодена към неговите нужди.

Всичко е за продукта

Докато някои от ERP системите, които разгледах, като Epicor ERP и NetSuite OneWorld, включват възможности за управление на проекти (до и включително диаграми на Гант и определяне на критичния път) като част от техните ERP възможности извън изходящите кутии, Open Systems Traverse се концентрира върху управление на производството. Това звучи подобно, но на практика това е всъщност повече от порядъка на MRP. Тази функция свързва данни за поръчки за продажби, както и инвентаризация и ведомост, за да можете да определите какво трябва да се направи в цялата организация, за да се изпълнят поръчките за продажби. Управлението на производството предполага, че вие ​​всъщност произвеждате предметите, които продавате (т.е. произвеждате), а не ги купувате за разпространение. Крайният продукт е производствена поръчка, в която подробно се описват артикули и материали, които ще ви трябват от инвентара, за да съставите продуктите, посочени в поръчката за продажба. Ако това отговаря на вашия бизнес процес, тогава това е добре способен модул. Това е добре способен, защото ви позволява да пробиете доста под обикновения производствен инвентар, когато подробно описвате какво е необходимо за попълване на поръчки за продажби (включително анализ на необходимите разходи за труд, инструментална екипировка и други).

Като цяло харесвам Open System Traverse от ERP перспектива. Със своята модулна ориентация той може бързо да бъде конфигуриран като подходящ за много по-малки фирми, които се нуждаят от функционалност на корпоративния клас. Той може да побере тези компании с множество местоположения и дъщерни дружества и дори поддържа нужди от мулти-валута. Open Systems Traverse е достъпна и не е трудна за използване, след като я закачите. Въпреки това, много потребители все още ще искат да работят с консултант или дистрибутор - поне чрез първоначалната инсталация и конфигурация - само за да помогнат за фина настройка на системата. Софтуерът спечели отлична оценка в нашия преглед на неговите възможности за General Ledger и запазва същата оценка от гледна точка на ERP.

Цени на Compete

Повечето доставчици отказаха да ни дадат конкретни цени, но Open Systems беше много отворена за техните. Open Systems Traverse включва локален постоянен лиценз, който се определя на базата на броя на едновременните потребители и кои приложения са закупени. Например закупуването на шест потребители с пет приложения ще бъде 11 000 долара плюс разходи за поддръжка, поддръжка, обучение, внедряване и подобни разходи с добавена стойност. Ценообразуването в облак работи 175 долара на потребител на месец, което включва абонамента за Open System Traverse и виртуалната среда на Microsoft Azure, изпълняваща облачните сървъри на системата.

Траверс има всички звънци и свирки, които бихте могли да искате в счетоводната система за МСП и може да се превърне в пълен ERP, ако е необходимо. Както при други счетоводни и ERP системи в този пазарен сегмент, предоставянето на изключителна гъвкавост също води до известна сложност, особено що се отнася до манипулиране и персонализиране на данни. Но с опит и Design Studio, Open Systems Traverse може да бъде персонализиран според вашите оперативни нужди и след като бъде напълно персонализиран, предлага мощно решение, което е собствено на всеки конкурент.