Microsoft onedrive за преглед и оценка на бизнеса

Microsoft OneDrive for Business (който започва от $ 5 на потребител на месец, таксува се ежегодно) е отговорът на Redmond на Google Drive for Work и сравними услуги за съхранение на бизнес облак. Microsoft OneDrive for Business може да бъде сдвоена с онлайн версии на Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и Microsoft Word за безболезнено споделяне и екипно сътрудничество. Можете също да го комбинирате с Microsoft Office 365, който има повече приложения, както и настолни версии на гореспоменатите програми.

Ако имате нужда от по-стабилни инструменти за сътрудничество и управление на документи, опитайте Zoho Docs Standard, нашия избор на редактори в тази категория. От страна на съхранението, Microsoft OneDrive for Business е солидно решение и не се занимава с тези, които са се стандартизирали в платформите на Microsoft Office, Office 365 или SharePoint. Когато обаче става въпрос за съответствие и интегрални функции за сътрудничество, тя изостава малко след Dropbox Business, победител в нашия избор на редактори в категорията за съхранение на бизнес облак.

Можете да закупите самостоятелен акаунт за Microsoft OneDrive for Business, като се регистрирате за един от два плана. План 1 струва 5 долара на потребител на месец и включва 1 TB място за съхранение на потребител, качване на файлове до 15 GB и възможност за синхронизиране на файлове на всички ваши устройства (Mac, PC, смартфон и таблет). План 2 струва $ 10 на потребител на месец и включва 5 TB облачно съхранение на потребител за абонаменти с най-малко петима потребители (в противен случай 1 TB). План 2 добавя предотвратяване на загубата на данни, по-здрави административни инструменти и възможност за запазване на изтрити и редактирани документи.

Microsoft OneDrive for Business е включен в пакетите за Microsoft Office 365 Business and Enterprise (които започват от $ 8, 25 на месец), който включва онлайн версии на Microsoft Excel, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint и други програми на Microsoft. Той също така включва офлайн достъп и 24/7 поддръжка по телефона. Всички планове на Microsoft Office 365 имат едномесечна безплатна пробна версия без изискване за кредитна карта. Ако обаче имате нужда от повече време, за да вземете решение, можете да продължите пробното изпитание с още 30 дни, като добавите данни за плащане.

Първи стъпки с OneDrive

Регистрацията не е пот: Просто предоставете малко информация за контакт, създайте потребителско име и парола и сте готови да продължите. Вашето потребителско име в този случай е yourcompany.onmicrosoft.com . Освен това, ако вече имате абонамент за Microsoft, можете да добавите Microsoft OneDrive for Business към съществуващ акаунт. Можете също да изтеглите настолно приложение, което се синхронизира с вашия акаунт. Налични са приложения за Android, iOS, Windows Phone и дори Xbox.

Потребителският интерфейс на Microsoft OneDrive for Business (UI) е много чист и донякъде подобен на Google Drive for Work. От лявата шина е меню с връзки към всички файлове, скорошни файлове и файлове, които са споделени с вас. В горната част на таблото за управление се намират бутони за ново, качване и синхронизиране. В горния десен ъгъл е въпросителен знак; щракване върху въпросителен знак се плъзга в модул за помощ с малко информация за започване от дясната страна на екрана.

След като влезете за първи път, ще бъдете подканени да синхронизирате всичките си файлове в Microsoft OneDrive for Business. Ако имате много гигабайти файлове (и кой не), ще бъдете насърчени да използвате настолния клиент. Можете също да качвате отделни файлове и папки и да каните други към тях. За да споделяте файлове и папки, можете да получите обществена връзка или имейл адреси или имена на всички, които вече са поканени в акаунта ви. След това можете да изберете дали да изисквате влизане и дали да изпратите покана по имейл или не. Това означава, че можете свободно да споделяте документи с външни потребители. Разрешенията са ограничени за преглед или редактиране. От този изскачащ прозорец можете също да видите с кого вече сте споделили документ или папка и да спрете споделянето.

През юни Microsoft обяви, че ще добави известна функция за преместване на папки (KFM) за OneDrive, за да позволи на един бутон да прехвърля съдържание от папките Desktop, Documents и Pictures в OneDrive. Известните папки са указатели, които ви позволяват да прехвърляте документи, десктоп и снимки в OneDrive.

Споделяне на документи и сътрудничество

Въпреки че Microsoft OneDrive for Business споделя много прилики с Google Drive for Work, Microsoft не препоръчва OneDrive for Business като платформа за споделяне. Вместо това той сочи екипните сайтове, хоствани от Microsoft SharePoint Online, който предлага споделено табло за управление. Все пак Microsoft OneDrive for Business може да се използва подобно на Google Drive for Work за споделяне, редактиране и коментиране на файлове с колеги. Можете да споделяте папки и файлове на специална основа и да използвате онлайн програми на Microsoft Office за сътрудничество. От вас зависи дали искате да използвате и двата продукта заедно (Office 365 включва един екипен сайт) или не.

Ако синхронизирате вашите файлове на Microsoft OneDrive for Business с приложението за настолни компютри, тогава можете да получите достъп до тях, дори когато сте офлайн, което е удобно за пътуващите. Можете също така да получите достъп до документите си, като използвате мобилните приложения за Android, iOS и Windows Phone.

Microsoft предлага огромна библиотека от помощно съдържание, включително информация за начина на работа и отстраняване на проблеми. Понякога може да бъде объркващо, тъй като винаги има множество версии на операционната система (ОС) и нейния софтуер, така че трябва да имате това предвид, когато търсите. Има и онлайн общност, където можете да задавате въпроси на други потребители и модератори. Можете също така да задавате въпроси чрез виртуален асистент, но това просто изтегля резултатите от търсенето. Ако закупите Microsoft OneDrive for Business като част от Office 365 for Business, получавате 24/7 телефонна поддръжка. Можете също да създадете билет за поддръжка или въпроси за туит към @MicrosoftHelps.

Интеграция и сигурност

OneDrive for Business има добър избор на лесно достъпни интеграции с популярни уеб услуги. Те са добри, но както бихте очаквали, когато OneDrive блести е в дълбочината си на интеграция с други продукти на Microsoft (по-специално Office 365), серията за Back-End услуги на Office Online, включително SharePoint Online, както и набора от десктопи на Продукти на Office 2016. От 2015 г. има и специален интерфейс за програмиране на приложните програми (API) OneDrive for Business. Подобно на повечето API за уеб интеграция, той се основава на REST и се вписва много добре във всеки бизнес, ориентиран към Microsoft. Макар броят на съществуващите продуктови интеграции да е от първостепенно значение, има голям потенциал за ново развитие. Това би трябвало да е вълнуващо за компаниите, които имат значителен дял в използването на продуктите на SharePoint и Microsoft Office като цяло, и с огромната партньорска екосистема на Microsoft, можете да очаквате да видите нарастващ брой интеграции с добавена стойност, които стават достъпни във времето.

Изненадващо, предвид мащабните си инвестиции в глобални центрове за данни с разширени възможности за сигурност, Microsoft не гарантира, че OneDrive for Business е съобразен със Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване (HIPAA), макар че Microsoft посочи, че това е преди всичко, защото няма известна сертификация за HIPAA спазване. Той подчертава, че продуктът е преминал одит, за да гарантира спазването на ISO 27001 и че ще подпише споразумение за HIPAA Business Associate. Но това по никакъв начин не гарантира спазването на HIPAA във вашата организация - това ще бъде между вас и вашия одитор. От плюс, всички данни са криптирани към и от клиент до сървър чрез SSL. Данните в покой се криптират с помощта на AES 256-битови кодиращи ключове, които се съхраняват в свързаната база данни на SharePoint Content. Тъй като ключовете се съхраняват под контрола на Microsoft, достъпът до данни е възможен, но стриктно контролиран чрез система за заключване, която позволява на администраторите да получат одитен достъп до данните за кратък период за целите на отстраняване на проблеми.

Едно основно предимство, което OneDrive for Business има, е вградената интеграция с услугата Active Directory (AD) на Microsoft и това се разширява и върху него, базиран на облак, колега, Azure Active Directory. Докато AD е единствената опция за единичен вход (SSO) в момента, това не е твърде лошо, тъй като AD е най-често използваното управление на идентичност в бизнес клас и SSO платформата. Има и вградена функция за удостоверяване в две стъпки, която може да бъде активирана или деактивирана от настройките на акаунта, така че можете да добавите допълнителен слой сигурност, ако това ви подхожда.

Просто споделяне на файлове, голямо съхранение

Microsoft OneDrive for Business предлага много облачно съхранение на потребител (1 TB или 5 TB, в зависимост от плана). Но той работи най-добре, когато е интегриран с Microsoft Office 365, който включва онлайн и настолни версии на софтуера за продуктивност на Microsoft, както и Microsoft SharePoint Online, което позволява споделяне на документи и сътрудничество с екип. За магазин за сътрудничество на едно гише обаче помислете или за Ascensio System OnlyOffice, или за победител в избора на редактор Zoho Docs Standard. Това каза, като самостоятелно решение за съхранение на бизнес облак, това е отлично самостоятелно решение, особено за малки и средни предприятия (SMBs), които са стандартизирани в другите инструменти за производителност на Microsoft.