Как се развива счетоводството за облак първи свят

Възходът на по-мощни облачни счетоводни услуги променя начина, по който и счетоводителите, и клиентите, които обслужват, управляват бизнес финансите. Софтуерът, базиран на уеб, засяга бизнеси от всякакви размери, но осигурява още по-голяма полза за малки и средни предприятия (МСП) и еднолични търговци, които получават по-голям достъп до счетоводни и финансови инструменти от всякога, за да оптимизират своя бизнес.

Облачният доставчик на счетоводни услуги AccountantsWorld използва този технологичен преход за подобряване на производителността на бизнеса във връзка с дължима и вземане, счетоводство, инвентаризация, отчитане и ведомост, с философията да върне властта в ръцете на счетоводителите и да остави собствениците на малкия бизнес да се притесняват за бизнеса вместо това. През 2003 г. AccountantsWorld продаде своя бизнес с данъчен софтуер на Thomson Reuters и насочи вниманието си изключително към създаването на облачни решения за счетоводители. Компанията сега обработва 30 000 заплати на компанията годишно, използвайки своя софтуер, според д-р Чандра Бхансали, съосновател и изпълнителен директор на AccountantsWorld.

PCMag говори с Bhansali за това как базираните в облак решения променят начина, по който счетоводителите и SMB правят бизнес, технологичните тенденции, засягащи индустрията, и как развиващите се мобилни възможности и проблемите със сигурността оформят бъдещето на счетоводството.

PCMag: Кои бяха някои от счетоводните проблеми, които сте решили да решите, като използвате облачната технология и интернет?

Д-р Чандра Бхансали: Запитахме се какви са проблемите, които можем да разрешим, използвайки силата на Интернет? Разбрахме, че предлага огромни възможности, които десктопът не го прави. Едно нещо, което забелязахме, беше, че ведомостта за заплати по същество е счетоводна функция, тъй като е свързана с данъци, но по това време много малко счетоводители предлагаха услуги за заплати. Трябва да сте 100 процента точни и да изпълнявате изискванията своевременно, в противен случай има твърди наказания. Счетоводителите не разполагаха с инструментите, за да го направят, така че те използваха за насочване на всички заплати на своите клиенти към услуги като ADP и Paychex Accounting Online.

Казахме, че няма смисъл. Разбрахме, че трябва да можем да създадем мощен обработващ център и да използваме сървъри на малка част от разходите за използване на мейнфрейм. Така създадохме първия в облака център за обработка на заплати за счетоводители и предоставихме на клиентите си достъп до интернет още през 2004 г. Сега те могат да го използват, за да предлагат високо рентабилни услуги за заплати на своите клиенти, като софтуерът прави всичко зад сцени за тях: директен депозит, данъчен депозит и подаване на данъчни формуляри и формуляри W2, W3 и 1099 точно и в срок. Всички счетоводители и клиенти трябва да направят, е да въведат данни. За много счетоводители това се превърна в една от най-печелившите им услуги. И така, променихме парадигмата за обработка на заплати чрез използване на облака; доставчиците на решения за заплати са последвали примера, като сега предлагат някакъв вид счетоводни инструменти.

Отвъд тези случаи на непосредствена употреба, кои са някои от другите технологични тенденции, засягащи индустрията?

Bhansali: Тенденцията наистина е към интеграция в облака за всички тези услуги, които бизнесът и счетоводителите използват ежедневно. Счетоводителите също разполагат с инструментите да поемат много от тези бек-офис функции, за да помогнат на малките и средни предприятия да правят това, което правят най-добре, и да управляват и управляват бизнеса си по-ефективно. Това е комбинация от тези фактори. Виждам най-значителните печалби на производителността в сегмента на малкия бизнес.

Технологията е насочена към предоставяне на възможност на счетоводителите да предлагат цялостни услуги на своите клиенти. Става въпрос за попълване на всички връзки или компоненти, които липсват в тази верига. В момента управлението на бизнес процесите (BPM) е област на растеж. Колко ефективно могат да управляват счетоводителите? И така, за малкия бизнес по-голямата част от счетоводството досега се е направила сама (направи си сам). Клиентите биха направили нещо от своя страна, а счетоводителите ще го почистят. Настъпва голяма промяна в посока „не направи сам“ (DDIY). Вместо това работете със своя счетоводител. Вече виждаме ведомост, която беше отнета от счетоводителите, която се връща през облачния софтуер. Не само за счетоводителите, но и за всички останали доставчици на услуги, количеството време, прекарано в задкулисна работа за собствениците и служителите на малкия бизнес, драстично се свива, тъй като те придобиват възможност да разтоварят работата на счетоводителите.

От гледна точка на счетоводителя и клиента, как решенията, базирани на облаци, променят начина, по който правят бизнес?

Bhansali: Големите бюра за ведомости за заплати не дават на счетоводителите еднакво ниво на ефективност и производителност и те таксуват много клиенти. Сега счетоводителите, на които имат най-голямо доверие и с които имат взаимоотношения, могат да предложат на своите клиенти от малкия бизнес персонализируема услуга за заплати много икономично и с интеграция между системите за счетоводство и заплати, за да се гарантира пряк и сигурен поток на данни.

При счетоводните системи един основен проблем е счетоводството на клиенти. Разговарях с мой приятел от CPA преди няколко години, който се надигаше над един от клиентите си, на когото той каза никога да не влиза в нищо, след като затвори книгите. Клиентът добави още един запис и всичко изхвърли от равновесие. Той каза, че е прекарал 20 до 30 процента от времето си за коригиране на бъркотията, която тези малки фирми правят, когато нямат представа за счетоводството и не трябва да имат достъп. Започнахме да питаме счетоводители и открихме, че този вид счетоводство на клиенти е огромна пречка. Ако посещавате някоя счетоводна или CPA конференция, една от най-посещаваните сесии винаги е счетоводство. За да разрешим това, ние използваме облака, за да дадем възможност на смяна да дадем на счетоводителите по-голям контрол, а не на системи, проектирани за използване от самите клиенти на малкия бизнес. Ние дадохме право на счетоводителите да персонализират системи и разрешения за всеки отделен клиент.

Предполага се, че счетоводителите са важни бизнес съветници за своите клиенти, но до този момент те не са успели да изпълнят ефективно тази роля за малкия бизнес. Така че за водопроводчик, който не знае нищо за счетоводството, счетоводителят ще им предостави достъп само за писане на чекове и въвеждане на касови бележки; това е всичко, за което трябва да се притесняват. Ако клиентът е счетоводител, той може да им предостави достъп до дължими и вземания и други. С течение на годините това се развива, защото счетоводството от страна на клиента е ненужно зло за малкия бизнес. С тези системи, базирани в облак, счетоводителите могат да поемат цялостна счетоводна работа.

Преди около година въведохме приложение, което позволява на клиента да направи снимка на фактура, която влиза веднага в системата за плащане. Интеграциите са наистина ключови тук, защото те също могат да свържат това към клиентския уеб портал и система за управление на документи. Така фактурата отива право в правилната папка в системата за управление на документи и в същото време всяка транзакция на плащания и кредитни карти може да бъде сканирана и идентифицирана. Когато счетоводителите влязат, за да запишат плащането, всички транзакции са изброени. Има и интеграции с по-сложни системи за плащане на сметки, системи за време и сметки, системи за време и посещаемост и 401k доставчици. Ние също създаваме отворен API, който да се интегрира с почти всичко.

Потребителите на облачен счетоводен софтуер биха могли да бъдат малък бизнес и счетоводната фирма, която ги обслужва, или по-голям корпоративен бизнес със собствен счетоводен отдел. По какво се различават случаите на употреба или ли?

Bhansali: Това, което се случва с тези решения, е, че има вградени много аналитични инструменти. Малките предприятия се нуждаят от съвет на ниво CFO, но средните и по-големите фирми имат свой счетоводен отдел и възможности в системата си, за да правят този вид анализи, с Финансови директори и изпълнителни директори, които да предоставят принос. Малките фирми нямат това. Така че в облачните решения, където счетоводителите работят с данни на живо и разполагат с инструментите за анализирането им, счетоводителите могат да изпълняват този вид функционалност на финансовия директор за по-малки предприятия. Всичко е в това да помогнете на счетоводителите да впрегнат облака, а софтуерът дава на счетоводители (и в крайна сметка малки предприятия) възможности, които не биха могли да си позволят преди.

Какъв ефект има ръстът на мобилните компютри върху облачното счетоводство?

Bhansali: Смартфоните определено променят начина, по който водим бизнес. Особено за едноличните счетоводни фирми, практикуващи, една от причините те никога да не са плащали преди това е, защото ако бяха на почивка, да речем, нямаше начин да получат достъп до нея. Сега чрез мобилни приложения за счетоводство и заплащане, те могат да го правят отвсякъде. Нашето приложение разполага с много прост екран за въвеждане на мобилни данни. Има и възможност за сканиране на фактури и чекове, а друго мобилно приложение, по което работим, са разходите на служителите, така че те да могат да направят снимка на приходите си за разходни сметки.

Другият важен аспект на мобилния телефон за счетоводители и клиенти са сигналите. За всеки бизнес има прагове. Някои могат да зададат, че ако вземанията надхвърлят 50 000 долара, това е проблем. За по-голям бизнес може би това са 300 000 долара и същото нещо за дължими сметки или пари в брой. Счетоводителите могат да зададат прагове за всички тези важни бизнес двигатели за своите клиенти и когато праговете са надвишени, счетоводителят може да зададе сигнал за първо получаване на текст и след това да се обади на клиента, за да обсъди подробно, или да зададе сигнал за излизане както към тях, така и към клиента едновременно. Порталите за счетоводители също имат екрани, на които могат да се видят птичи поглед на праговото състояние на всеки клиент.

Когато преминавате към тези облачни решения и обработвате чувствителни финансови данни, как да се справите със аспекта на сигурността, за да осигурите безопасно предаване, прехвърляне на файлове и съхранение?

Бхансали: Това е абсолютно критично. За нас направихме ход преди пет години към Amazon Web Services (AWS), което беше ход за поставяне на клиентските ни данни в инфраструктура с много високо ниво на сигурност. На всичкото отгоре правим криптиране на всички чувствителни данни - от социалноосигурителни номера и идентификационни номера на служителите до банкова информация. Освен това ние покриваме много технологии за информационни технологии и сигурност (ITS), за да намалим риска и да направим данните на нашата система и клиенти възможно най-сигурни.