Документи, листове и слайдове на Google, преглед и оценка

Интуитивен интерфейс

Както бихте очаквали въз основа на другите предложения на Google, Google Docs се откроява с елегантния си, изключително използваем интерфейс и бързата си работа. Почти всичко на лентите с инструменти и менютата има ясно маркиран еквивалент на клавиатурата, така че, например, можете да въведете коментар или като щракнете върху икона, или като натиснете Ctrl-Alt-M в Windows или Cmd-Option-M MacOS.

Функциите, които обикновено са объркващи в традиционните приложения, са ясни в Google Документи, отчасти защото са по-ограничени. Например стиловете на абзаците са ограничени до девет отделни стила, единият за нормален текст, другите за различни заглавия и заглавия. Можете да промените всеки от тези стилове от менюто Инструменти и да запазите променените си стилове като по подразбиране за всички документи, но не можете да създавате нови стилове, както можете в Word или Страници.

От друга страна, въвеждането на активна цена на акциите в работния лист на Google Sheets е лесно - просто използвайте вградената функция на GOOGLEFINANCE - докато същата функция остава изненадващо сложна в Excel и Numbers.

Ревизии и сътрудничество

Google Документи винаги е съхранявал всичките ви ревизии и дава възможност да се върнете към по-ранно състояние на документ, в случай че имате нужда. Когато си сътрудничите върху документ и го отваряте, след като някой друг го е редактирал, той ви предупреждава за последните промени и съхранява фини записи на ревизии, подобно на опцията за проследяване на промените в Office и iCloud.

Онлайн версиите на Office и настолните и онлайн версиите на приложенията iCloud имат подобно, но не толкова фино проследяване на последните версии на документите. Microsoft Office ви позволява да включите фино проследяване на промените в документа в настолното приложение и след това да продължите да проследявате промените в същия документ в онлайн Office. За разлика от тях, iCloud приложенията имат досаден gotcha. Ако включите Track Changes в документ в настолното приложение Apple Pages, можете да преглеждате документа, а не да го редактирате, във iCloud версията на Pages.

Проучване на Google Документи

Най-новата нова функция в Google Документи е неговият бутон „Изследване“, който се отваря в прозорец от дясната страна на прозореца на браузъра и показва информация и предложения въз основа на това, което се показва във вашия документ. Например, ако кликнете върху бутона „Изследване“ в работен лист, екранът ще ви позволи да зададете въпроси относно вашите данни, включително предложени въпроси като „Каква е медианата на колона D?“ Полето за форматиране предлага подобрения на визуалния дисплей на вашите данни, като добавяне на засенчване към редуващи се редове.

Допълнително поле за анализ показва диаграми, показващи различни визуализации на вашите данни, донякъде като отговорите, които можете да получите от функцията Pivot Table на Excel, но предлагани без никаква работа от ваша страна. В слайдове, когато редактирате презентация, полето Explore предлага онлайн изображения, свързани с темата на текущия слайд, и можете да ги плъзнете директно в слайда. Microsoft Office има сравними изследователски функции, но те не са толкова лесни за използване или толкова гъвкави.

Templates

Ако си спомняте първите дни на Google Документи, ще помните, че шаблоните му за документи обикновено са били елегантни, но изключително минимални. Всичко, което се е променило в ерата на широколентовите мрежи, когато изтеглянето на сложни графики отнема малко или никакво време. Google взе сигнала си от Apple и Microsoft и сега предоставя визуално великолепни шаблони за документи, работни листове и особено за презентации. За разлика от дизайна на шаблони на Apple, Google не изисква от вас да сте професионален графичен дизайнер, а шаблоните за презентации на Google Slides са богати на ярки и жизнени дизайни на слайдове, които всеки може да използва.

За да добиете представа за уменията на Google при разработването на уеб-базирани приложения, изпробвайте Google Slides в браузър и го сравнете с базираната в Microsoft версия на PowerPoint, базирана на Microsoft. Microsoft разчита на намалена версия на познатия Office Ribbon, интерфейс, предназначен за настолни приложения, където лентата пакетира десетки функции в компактна лента с инструменти в горната част на екрана. В уеб-базирани приложения на Office, лентата с намалена функция понякога изглежда разточителна, с празно място вместо опциите, показани в настолната версия. Той може също да изглежда неефективен, тъй като разделът лента крие други функции на оформлението, които може да искате да използвате без превключване на раздели.

Google използва прозорец в дясната страна на прозореца за много функции, които Microsoft поставя в лентата, като същевременно показва стандартна лента с инструменти, която използвате често, и ефектът е фино, но забележимо по-ефективен и приятелски настроен от модела на Office. Например в Слайдове можете да променяте преходи в десния прозорец, докато все още имате достъп до основни функции за форматиране и рисуване в лентата с инструменти в горния ред.

Интегриране на Google Документи с Microsoft Office

Google Документи могат да импортират документи на Microsoft Office с впечатляваща вярност, а също така импортират формати с отворен код като тези, използвани от LibreOffice. Не очаквайте той да импортира документите на iCloud на Apple - но нищо друго извън iCloud също не може да импортира iCloud документи. Можете да експортирате от Google Документи в формати Office, Open Document (OpenOffice и LibreOffice), PDF, HTML и ePub - по-полезен набор от възможности за експорт, отколкото можете да намерите навсякъде другаде.

Можете също да използвате Google Translate за преобразуване на документ на друг език с предвидимо неравномерни резултати; подобна функция, използвайки онлайн инструментите на Microsoft, е вградена в Microsoft Office. Широка гама от добавки на трети страни предоставя функции, вградени в Microsoft Office, като сливане на поща, отпечатване на етикети Avery и по-усъвършенстван редактор на уравнения от този, който предоставя Google. Ако обаче имате нужда от функции като тези, вероятно ще се справите с Office.

Google Документи, Таблици и слайдове ли са за вас?

Трябва ли да прережете кабела на Microsoft Office, LibreOffice или iCloud и да преминете към Google Документи? Ако сте доволни от редактирането в прозорец на браузъра и нямате нищо против да съхранявате данните си на сървърите на Google и не се притеснявате да загубите достъп до Интернет, тогава има много причини да го направите. Със сигурност използвам Google Документи за всичките си документи, за които искам да работят други хора, защото функциите за съвместна работа на пакета са по-плавни и по-бързо по-бързи от всичко, което конкуренцията предлага.

Но аз използвам Microsoft Office в Windows и на Mac за всичко останало, тъй като никой онлайн пакет не може да съответства на мощността и гъвкавостта на офис приложенията толкова зрели и пълнофункционални като Word, Excel и PowerPoint - и ако трябва да редактирам Office документи онлайн, дори базираната на браузъра Office има няколко функции, като бележки, които Google Docs няма.

Ако нямате Google Документи, настроени с вашия акаунт в Google, бих препоръчал да го настроите сега. Можете да използвате съществуващия си имейл адрес и няма нужда да създавате акаунт в Gmail. Ще мине доста време, преди да може да съвмести пълната мощност на локално инсталиран офис пакет, но онлайн офис пакетът на Google изглежда прекрасно, работи бързо и вероятно прави всичко - или почти всичко -, което ви е необходимо, за да свършите работата си. Google Документи, комплекти и слайдове споделя нашия избор на редактора за онлайн офис пакети с Microsoft Office 365.