Сертифицирайте преглед и оценка

Безпроблемна настройка

Настройката за плана за сертифициране на малкия бизнес е самообслужване и се осъществява чрез безплатна 15-дневна пробна версия без първоначално изпускане на кредитна карта. За да тествам този продукт, използвах комбинация както от предварително конфигуриран акаунт на Certify, така и от акаунт, който създадох за себе си, за да разбера по-добре работата с конфигурацията на администраторския акаунт. След като акаунта ми беше създаден, Certify ме насочи незабавно към наличните ресурси, където намерих ръководството му за внедряване на самообслужване и връзка към неговия лагер за сертифициране на обучение. Това бяха страхотни ресурси, които ме превеждаха стъпка по стъпка в процеса на борда. Макар и да не е толкова просто като нещо като Abacus, процесът на настройка на Certify все пак не трябва да е пречка за клиентите от всяко ниво на технически умения.

Започнах с създаването на отдели, тъй като в Certify всеки потребител трябва да е член на отдел. След това добавих необходимите категории и след това посочих настройки на правилата, зададох проценти на пробег (можете просто да преминете с най-новите тарифи за IRS, които автоматично се добавят) и добавих потребители. Има видео за това как точно да се изпълнят всяка от тези задачи, което направи настройката на услугата парче торта. Мобилните приложения са безплатни и се предлагат за Android, iOS, Windows Phone и дори BlackBerry от всеки от подходящите магазини за приложения, както и на уебсайта на Certify. Компанията направи настройката и качването на борда още по-лесна с съветника за настройка за нови потребители. Това включва панел „Какво следва“, за да насочва потребителите през процеса на борда за настройване на приложението Certify Mobile, конфигуриране на директен депозит, добавяне на кредитни карти и възползване от обучението и уроците в Certify Training Camp.

Отвъд основите

Подкрепата и ресурсите на Certify бяха най-добрият и задълбочен от всички прегледани продукти, по-всеобхватен от този на Concur Expense или ExpensePath.

В секцията за поддръжка открих няколко различни начина за получаване на каквато и да е помощ, включително имейл адреса за моя sysadmin, телефонен номер за разговор с живи технологии (на разположение 24/5), база знания и често задавани въпроси. За сравнение Abacus предлага поле за търсене от връзката си за поддръжка.

Уеб-базираното табло е преработено от последния път, когато прегледахме този продукт и е дори по-добре организирано от преди, като предоставя лесен достъп до различни функции. Бих могъл да осъществя достъп до моя Сертифициран портфейл, който съдържа всичките ми чакащи постъпления и разходи; добавете нови постъпления и разходи чрез мобилен телефон, имейл, качване и дори факс; стартирайте нов отчет или проверете състоянието на съществуващите; използвайте функцията ReportExecutive за автоматично сглобяване и планиране на отчети; и използвайте SpendSmart, за да намерите страхотни ресторанти, хотели и други доставчици.

Наборът от функции на служителите на Certify е богат отвъд стандартните възможности за проследяване на разходите, с функции като улавяне на касови бележки от камерата на вашия смартфон, съхранение на касови бележки, геолокационни услуги и безплатни мобилни приложения. Наборът от функции на администратора включва типични задачи като контрол върху маршрутизацията на одобрението, множество потребителски роли, интеграция на лични кредитни карти, съхранение в облачни каси и изпитаната от мен версия на SMB се интегрира с счетоводен софтуер Intuit QuickBooks Online Plus. За тези, които не използват QuickBooks, Certify Professional Plan се интегрира с други счетоводни пакети, включително Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite и SAP, наред с други - въпреки че ще трябва да работите с Certify Integration Services, за да се случи тези връзки. С NetSuite например можете да картографирате и синхронизирате елементи в NetSuite към полетата за данни в Certify. Тази интеграция би могла да осигури по-голяма видимост при решения за разходите. Интерфейсът на приложната програма (API) на Certify прави това възможно.

Сертифицирането ви позволява да добавяте директни възстановявания на депозити, интеграция на корпоративна карта, възстановяване на чуждестранна валута, мулти-валутни отчети и отчитане в реално време към вашата система. Можете също така да приспадате ежедневните бизнес пътувания, като изберете категорията на разстоянието за пътуване в отчетите за разходите си. Certify подобри възможностите си за отчитане след последния ни преглед с възможност за отпечатване на корпоративни табла на предприятието като PDF файлове, както и нови изгледи на политиката за разходите, актуализации на отпечатването на отчети и нова колона за обработена дата, добавена в Моите отчети за разходите. Друга удобна функция е способността на Certify да създава в зададена времева линия проектодоклад за управление за преглед.

Приложението съхранява всички съществуващи клиентски данни за необходимите седем години, но ако клиент се прекъсне от Certify, то премахва всички данни след 90 дни. Съхраняването в облачно съхранение е включено във всички планове за сертифициране. За допълнително спокойствие, Certify предлага и услуга за отказ, позволяваща на клиентите да изтеглят копие от месечните данни, което струва $ 25 на месец.

Сигурността за всички планове на Certify е изчерпателна, като се използват сертификати на Symantec Secure Sockets Layer (SSL) и се провеждат седмични тестове за оценка на уязвимостта на Verisign. Компанията партнира с ControlScan за тримесечни и годишни сертификати за съответствие на PCI и използва Rackspace SSAE 16 сертифицирани центрове за данни. Certify разполага и с интерфейс за приложно програмиране (API) за по-дълбоки интеграции.

OCR Magic

Приложението за Android е едно от най-добрите, които съм изпитал, и едно от най-точните. Главната страница ви позволява да направите снимка на разписка или да въведете ръчно разход. Когато изберете разписка, ще бъдете помолени да изберете разделителната способност на изображението си средно, средно или ниско. Можете също така да вземете предварително фотографирано изображение от галерията на телефона си. След като направите снимката, можете да я приемете или отхвърлите (за съжаление, на версията за Android липсват опциите за почистване, които приложението iOS предлага). След това се изпращате на страницата Enter Expense и бутонът за автоматично попълване ще прочете разписката след няколко секунди, използвайки нейната търговска марка ReceiptParse технология. След това можете да направите корекции, които желаете. Съветникът за почистване ви позволява да преглеждате всички разходи, които се нуждаят от внимание по каквато и да е причина - например онези, които надхвърлят разрешените разходи, като ви позволява да избягвате гадни изненади по-късно. Certify също има директна интеграция с няколко доставчика като Uber.

След като вашите разписки са въведени, трябва да се върнете на главния екран и да ги синхронизирате ръчно с помощта на бутон в горния ляв ъгъл.

След като всичките ви приходи или разходи са въведени, след това можете да създадете нов отчет, да проверите дали някой от разходите нарушава някакви правила и след това да изпратите отчета. Ако имате повече от един човек, който може да одобри вашите разходи, тогава можете да изберете лицето, на което искате да ги изпратите. След това можете да го изпратите, след като преминете екран, който ви моли да оцените някои от местата, които се показват в отчета за разходите ви (например в моя случай това бяха Staples и Dunkin Donuts).

Други бутони на главния екран ви позволяват да проверите и да отговорите на всички запитвания, направени във връзка с разходите ви, и да ви позволят да използвате приложението за пътуване на Certify, за да резервирате полети, хотели, коли под наем и т.н.

Като цяло, Certify е изключително добре закръглено проследяване на разходите, което отговаря на SMB среда и ще бъде там с поддръжка на предприятието, когато SMB е готов. Продуктът върши чудесна работа за сключване на брак с администратора и финансирането на нуждите с нуждата на мобилния потребител от простота за отчитане на разходите. От продуктите, които тествах, Certify е обвързан с Rydoo за нашия избор на редактори като софтуер за проследяване на разходите, който може да се предложи най-много за SMBs.