Преглед и оценка на Abacus

Приложението за проследяване на солидни разходи предоставя възможност за справяне с множество задачи. Особено така, когато възвръщаемостта на инвестицията (ROI) зависи от екипни проекти и клиенти; в този случай тя трябва да помогне на финансовия отдел на компанията и мениджърите да изравнят разходите по множество начини. Abacus (който започва от $ 9 на потребител на месец) върши чудесна работа за покриване на всички тези бази за компании, които правят бизнес в Съединените щати с модерен, лесен за използване интерфейс. Мобилният интерфейс на Abacus идва на близо секунда до този на „Избор на редактори Certify“ и „Rydoo“. Въпреки че не може да съответства напълно на техния международен обхват или възможности за определяне на политика и правила, инструментът за възстановяване на Abacus е най-висок като част от цялостна платформа за проследяване на разходите за местния бизнес.

Цени и планове

Цените на Abacus започват от $ 9 на потребител на месец за своя Starter пакет, който включва автоматизирани контроли на политиките, интеграции с Intuit QuickBooks и неограничено съхранение на данни, наред с други. За 12 долара на активен потребител на месец (таксува се годишно) Abacus добавя програмируеми маршрути за одобрение, интеграция на търговски карти и допълнителна поддръжка. Той също така предлага персонализиран план за предприятията. „Активен“ потребител означава, че плащате за потребителите само когато те имат одобрен разход през месеца.

Abacus не таксува допълнително за служител, който също струва големи разходи. Abacus също не таксува вашия счетоводител, внедряване или текуща поддръжка (имейл за начинаещ план; телефон и чат на живо за Professional и Enterprise). Компанията покрива и такси за плащане с автоматизирана клирингова къща (ACH) без допълнителни такси.

Можете да се регистрирате за 30-дневен безплатен пробен период на плана Starter, като се свържете с компанията. Част от предложението за услугата и стойност на Abacus е вярата на компанията, че това, което предоставя, е в директното възстановяване на одобрените разходи на ACH. В момента Abacus работи само с американски банки, така че международните транзакции са извън. За разлика от ExpensePath, клиентът извършва всички свои собствени данни за настройка на акаунта. От съображения за сигурност демо акаунтът в Abacus се попълва чрез използване на собствени финансови данни. След като първоначалният акаунт беше създаден, аз поканих себе си като потребител да се присъединя чрез други имейл адреси.

Свеж поглед и усещане

Компанията е млада. В резултат както уеб, така и мобилните интерфейси са проектирани с най-новото съвременно излъчване, усещане и мобилно изживяване, нещо, което го отличава от конкурентите с по-трудни потребителски интерфейси, като Expensify. Уеб интерфейсът значително сглобява мобилния интерфейс във формата, размера на шрифта, използваемостта и характеристиките на разширяването. Приликата на интерфейса улеснява преминаването от един на друг.

Заглавката на таблото за управление на уеб администратора на Abacus съдържа падащи менюта списък на разходите, изглед на диаграми и получаване на изглед, както и поле за търсене. От крайната дясна страна е бутон за въвеждане на нов разход и опции за филтриране, сортиране и експорт. От лявата страна можете лесно да превключите от администратора към собствените си лични функции. По-долу са връзките към основните екрани: Входяща, Предстояща, Одобрена, Входяща с предупреждения, Входяща без предупреждения и Одобрена - Последни 6 месеца. Можете също така да видите отчетите за разходите за различни пътувания, да проверите кредитните карти, назначени за вашия екип, да видите всички хора от вашия екип, да управлявате политиката на разходите на вашата компания и да настроите вашия акаунт и общи настройки.

Мобилните приложения са налични за Android и ioS. Мобилният интерфейс е прост и лесен за разбиране. След като отговорите на поканата на мениджъра да се регистрирате в Abacus, след това сте поканени да изтеглите приложението; Изтеглих приложението за Android.

Предлагат ви два варианта: Първо, ако желаете, можете да направите снимка на разписка, която да бъде използвана по-късно. За разлика от приложението iOS, приложението за Android не предоставя транскрипция на разписката в приложението. Можете обаче да изтеглите разписката в уеб интерфейса, където доставчикът и сумата ще бъдат въведени вместо вас.

Вашият друг избор е да въведете информацията за всеки разход ръчно в мобилното приложение. Когато въведете името на доставчика, приложението ще търси и изброява заведения с подобно име във вашия район (което може да бъде неудобно, ако въпросният обект е нов, а не във вашия район). Можете да свържете разходите с пътуване, което е създадено с помощта на уеб интерфейса.

Всеки разход, след като приключи, се изпраща веднага, без да се налага да чакате, за да създадете отчет. Когато подадох три разноски, използвайки измислена сметка на служител, те се появиха почти веднага във входящата поща на моя мениджър; един, който бе подаден без касова бележка, беше подходящо маркиран като „С предупреждения“. След това бих могъл да изпратя обратно съобщение, питащо за липсващата разписка, която служителката получи в имейла си. Оттам служителят може да влезе в уеб акаунта и да изпрати отговор.

Въпреки че приложението за Android е добре проектирано, то не прави много повече от създаване и изпращане на разходи. Това е в контраст с услуги като Concur Expense, които предлагат пълна функционалност на мобилните си приложения.

Лесно възстановяване на разходи

Служителите, които представят разходи редовно, ще харесат Абакус. Оценявах, че мога да изпращам разходи един по един за възстановяване, без да се налага да попълвам пълен отчет с множество видове разходи. Този процес се различава от приложения като ExpensePath, които ви позволяват да подавате разходи само чрез отчети. Още по-важното е, че повечето служители не искат да бъдат на мястото на покриване на фирмените разходи в продължение на седмици.

При Abacus възстановяването на възстановяването е около два дни. Отделянето на време за създаване на един отчет може да отнеме по-малко време от подаването на един разход в даден момент, но ако процесът на одобрение отнема цялото одобрение на доклада за възстановяване само за един артикул, служителите ли ще харесат? Не толкова.

От страна на администратора на уравнението открих, че правилата за настройване са по-лесни от ExpensePath. Разделът Настройки съдържаше всички опции за предупреждение и блокиране, пробег и автоматично разходване, които бих могъл да използвам и след това някои. Изключително лесно е да одобрите разходите, самостоятелно или в група, и да ги върнете обратно на служителя с коментар. Служителят се уведомява незабавно за коментара по имейл и може да отговори на свой ред. Освен това е лесно да пренасочите одобрение на друг мениджър.

От счетоводна гледна точка оцених, че Abacus ми даде повече възможности от Certify. Той автоматично се синхронизира със счетоводен софтуер Xero, QuickBooks и Oracle NetSuite. Също така ми хареса, че Abacus съхранява данни и разрешава достъп за необходимия 7-годишен период на IRS, предоставяйки пълен одитен път. След като мениджърът и администраторът одобрят разходите за възстановяване, ACH плащането се извършва в рамките на 24 часа.

Abacus също предприема допълнителни стъпки за сигурност, за да осигури администраторските акаунти на клиента. Няколко дни след като започнах да тествам Abacus, компанията ми изпрати имейл, в който казваше, че плащанията за възстановяване са спрени в очакване на проверка на самоличността и поискаха последните четири цифри от номера на социалното осигуряване на нашия тестер. Тези допълнителни стъпки са досадни на едно ниво, но успокояващи на друго.

Разходите за правене на бизнес (с други думи разходи) са втората по големина линия под заплатите за повечето компании. Гарантирането на това се извършва точно е изключително важно и то започва с правенето на процеса на подаване по-малко обременителен. Самонастройването на Abacus, лекотата на използване и бързото директно възстановяване са плюс, при условие че клиентът е добре с разкриването на чувствителна банкова информация, за да се случи това. Това е солиден избор за малки и средни фирми без международно присъствие, които търсят бързо, безпроблемно проследяване на разходите и възстановяване на разходите на служителите.