7 начина за опростяване на управлението на проекти в проектите за работа в екип

За да управлявате препълнена купчина проекти с най-малко караница, не можете да се справите много по-добре от Проектите за работа в екип, един от нашите Избор на редактори за софтуерни решения за управление на проекти. Спортувайки модерен, интуитивен потребителски интерфейс (UI) и набор от функции, които изплуват на най-простата, най-удобна за потребителя функционалност, Проектите за работа в екип е лесна опция за поддържане на организирани проекти и екипи на работа.

Тъй като проектите за работа в екип имат толкова голяма функционалност извън кутиите, предприятията може да не осъзнаят, че има множество полезни функции и интеграции под повърхността, за да персонализирате и опростите опита за управление на проекти. Следващите седем съвета могат да помогнат на вашия екип да се съсредоточи върху завършването на проекти и увеличаване на производителността както на настолни, така и на мобилни устройства.

1. Прегърнете шаблони

За да ви помогне да спестите време при повторни задачи и подобни проекти, Проекти за работа в екип ви позволява да запазите всеки проект като шаблон. За да копирате проект и да го означите като шаблон, щракнете върху бутона Опции на страницата за преглед на всеки проект и изберете „копиране / преместване на този проект“. Оттам можете да преименувате проекта като определен тип шаблон или да промените началната дата и да актуализирате отделни елементи, за да превърнете тази рамка на проекта директно в следващия си проект.

Можете също да запазите списък със задачи като шаблон. Във всеки списък със задачи в Проекти за работа в екип можете да щракнете върху опциите и да изберете Шаблони, за да запишете този списък със задачи като шаблон (заедно с всички бележки за случая на използване на списъка). Когато създавате шаблон на списъка със задачи, можете също да определите дали искате да включите завършени задачи и да решите дали той трябва да бъде публичен или частен шаблон само за вашата компания. За да добавите този списък със задачи към нов или съществуващ проект, изберете New Task List и щракнете в раздела Advanced, за да видите наличните шаблони.

2. Маркирайте всичко

Друг начин, по който Проектите за работа в екип поддържа нещата организирани, е като ви дава възможност да маркирате всеки аспект на проекта. Наскоро екипната работа въведе нова функция, наречена Task Tags, до която се достига чрез икона на тагове в най-дясната част на всеки проект в списък. Това извлича цветово кодиран списък с налични маркери, включително Одобрен, Отказан, Фактуриран, За преглед или В очакване. Можете също така да добавите персонализирани маркери на задачи, да маркирате проект с няколко маркера или да обедините маркери. Функцията включва и административна настройка, за да се определи дали само администратори или всички членове на екипа могат да създават маркери.

Задачите не са единственият елемент на проекта Проектите за работа в екип ви позволяват да маркирате. Платформата включва и опции за маркиране на файлове, връзки, съобщения, важни етапи, тетрадки или самите проекти. Маркирането работи по същия начин: просто задръжте курсора на мишката върху всеки даден файл, етап или проект, изберете иконата на маркера и изберете или съществуващ маркер или създайте нов.

3. Безмълвен шум

За особено натоварен проект, може би такъв, в който се свързват множество екипи и винаги има шум от съобщения и нови актуализации, потребителите може да искат да изключат известията, за да дебютят входящите си кутии. За да изключите конкретни типове известия за проекти, изберете Редактиране на моите подробности под вашия профил и под „Предпочитания“, изключете настройката за получаване на пълни имейли за задачи, имейли за актуализиране на състоянието, „добавени като последователи“ имейли и т.н. Можете също да изключите известията за себе си само за конкретен проект, като отидете в раздела Хора на проекта и изберете иконата на пощата до вашето име. Когато стане червен, вече няма да получавате известия за този проект.

Работата в екип също представи нова функция миналата година, наречена Filter, която може да помогне за дезактивиране на таблото за проекти, задачи или важни точки в допълнение към известията. Като въведете ключова дума в лентата за филтриране в горната дясна част на таблото за управление, подредбата ще се запълни само с резултати, съдържащи тази ключова дума. Филтрите също могат да търсят по конкретни маркери, да преглеждат проекти на определен етап от работния процес или от конкретен потребител, за да проследят текущото натоварване и напредък на член на екипа. Лентата за филтриране също работи за файлове, съобщения и тетрадки.

4. Вземете преките пътища

Проектите за работа в екип включват редица вградени клавишни комбинации, за да спестите време на общи действия. Някои от най-полезните са:

• Редактира текущата задача, над която мишката се задържи.
• Записва времева марка за текущата задача, с която мишката е приключила.
• Стартира таймер за текущата задача.
• Бързо прикачва файлове към задачата, с която мишката е приключила.
• Бързо създава напомняне за задачата.
• Затваря / отменя всеки отворен диалогов прозорец.
• Отваря диаграмата на Гант в раздела със задачите на проекта.
• Фокусира полето за търсене за незабавно въвеждане на търсене.
• Отваря менюто „Бързо добавяне“ в горната лява част.
• Отваря менюто "Switch Project".
• В базата знания за проекти за работа в екип има много други преки пътища.

5. Включете Help Help Desk

Проектите за работа в екип се интегрират с фирменото бюро за помощ на екипната работа, което ви позволява да добавяте задачи на бюро в проекти. За да активирате интеграцията от Deskwork Desk, влезте в Settings от главното табло. Изберете Добавяне на задача, за да изберете проект и списък със задачи директно от Проекти за работа в екип; след това ще се появи маркиран с икона на Работно бюро за екип. След като бъдат активирани, потребителите в екип могат да се възползват от функциите на бюрото като Smart Inbox, за да превърнат проблемите на клиентите в билети, които след това могат да бъдат трансформирани в проекти и завършени в проекти за работа в екип.

6. Възползвайте се от предимствата на мобилните приложения

Един от основните фокуси в разработката на проекти за работа в екип през последните две години са приложенията за Android и iOS. Резултатът е доста добро изживяване с приложението, обхващащо проекти за работа в екип и някои функции на бюрото за работа в екип и чат за работа в екип. Приложенията за Android и iOS са полезни за стартиране или регистриране на напредъка в основните компоненти на Teamwork Projects, а наскоро компанията внедри бутон Quick Add за приложението iOS, за да добави задача, събитие, етап, да напише съобщение, време за вписване или да качи файл. Можете също да управлявате членовете на екипа и статусите на даден проект и да започнете чат директно в приложението с друг потребител. Когато създавате задача, винаги можете бързо да я присвоите, като плъзнете надясно. Не забравяйте обаче да конфигурирате известията, както в самото приложение за конкретни проекти, така и в настройките на вашия смартфон (за да сте сигурни, че получавате само известията, които искате да натиснете).

7. Кука в разширения и интеграции

Работата в екип добави куп полезни интеграции и разширения за подобряване на възможностите за управление на проекти на мобилни устройства и за улесняване на нещата на работния плот. Приложенията за Android и iOS на Mobile Share Extension за проекти за работа в екип позволяват на потребителите да споделят изображения, PDF файлове или всеки друг тип файл в акаунт за проекти за работа в екип с просто прекарване на пръст и бързо качване. Има и интеграция с iPhone, наречена Днес, която дава възможност на потребителите да управляват задачи или време от раздела Днес на заключения екран на iPhone.

Използвайте разширението на браузъра Google Chrome за добавяне на задачи, създаване на проекти, време за вписване и няколко други опции директно от браузъра, без да се изисква от потребителя да има отворени проекти за работа в екип. Добавете проекти за работа в екип за Chrome от уеб магазина на Chrome, за да инсталирате разширението и след като влезете, разширението отваря изскачащо поле за добавяне на нов проект, задача и т.н. При създаване на нов елемент браузърът ви позволява да зададете кои потребители, вида на известията и колко висок приоритет за задаване на дадена задача. Работата в екип предлага дълъг списък и на други интеграции на трети страни, включително Xero и Zendesk.