Видео: Meet the new icons for Office 365 (Септември 2024)
Office 365 е най-бързо развиващият се търговски продукт на Microsoft и сега е приложение номер едно в предприятието. Microsoft по-рано тази година обяви, че Office 365 вече има близо 50 милиона активни бизнес потребители на месец. Според последния доклад за печалбите на Microsoft, Office 365 продължава да бъде най-печелившият продукт на бизнеса и производителността.
Тъй като предприятията и малките малки и средни предприятия (SMBs) преминават към Office 365 и Office 2016 те са изправени пред предизвикателства с миграцията към нова технология, докато се справят със наследени системи и значителни културни промени за бизнеса, които работят по същия начин от години. Само защото една компания купува Office 365 не означава, че служителите им се възползват от нея, за да подобрят сътрудничеството и да увеличат производителността. Да накарате служителите да променят това, за което са свикнали, е предизвикателство, а също и инвестирането на време и ресурси, необходими за бързо и безпроблемно усвояване на потребителите.
MessageOps, облачна система Office 365 и услугата за споделяне на документи на Microsoft Azure, осигурява услуги за обучение, приемане и управление на промени, за да помогне на бизнеса да премине към Office 365 в облака Azure. Крис Пийл, изпълнителен директор на MessageOps, каза на PCMag, че Office 365 прави прехода прост, но без ясна стратегия за осиновяване, предприятията не могат и няма да отприщят пълната бизнес стойност на платформата.
„С Exchange и SharePoint не е нужно да знаете как да го настроите, конфигурирате, управлявате, да го направите излишен и да го направите достъпно“, каза Пайл. "С Office 365 всичко, което трябва да направите, е да добавите вашите данни и вашите потребители, което ви предоставя напълно функционираща, високо достъпна корпоративна среда. Тази среда може да бъде достъпна от всякъде сигурно, без малко и никакъв опит в приложението. Малките компании могат да имат същата среда като Fortune 500, без да се налага да инвестират във високо обучени, много скъпи технически ресурси.Те също имат достъп до здравите инструменти, които Office 365 предлага на всички големи или малки компании и могат да бъдат готови и работещи за броени дни."
Pyle изложи 7 препоръки и съвети за улесняване на ефективното приемане на Office 365 и как да го използваме за увеличаване на производителността на бизнеса при изпълнение на проекти.
1. Трансформация отгоре-надолу
За да осигури плавен преход към Office 365, Пийл каза, че купуването на лидерство е задължително. „Ако служителите не видят по-високите промоционални лица, които промотират и използват платформата, тогава няма и те“, каза Пайл. "Точно както лидерите дават силен пример, така правят и" шампиони "или" потребители на енергия "в екипи. Това са служителите, които не са доволни от статуквото и са наистина развълнувани от потенциала на Office 365."
2. Образование и обучение
Изпълнителното ръководство на компанията не може да очаква служителите да се възползват изцяло от Office 365, без да им предоставят подходящо обучение и образование. Pyle препоръча на компаниите да съставят видеотека от „закускали“ едноминутни или двуминутни учебни видеоклипове като удобен и ефективен начин за предоставяне на текущо обучение. „Комуникацията също е ключова, заедно с това да направим пътуването на осиновяването забавно“, каза Пайл.
3. Embrace Office 2016
Издаването на Office 2016 прави облака по-достъпен. Има повече облачна интеграция, което означава опции за разширена свързаност. „OneDrive и SharePoint в облака ви позволяват да запазвате и споделяте файлове в облака просто и лесно“, каза Пийл. „Ние разглеждаме Office 2016 като още един път за бизнеса, за да увеличат максимално стойността на инвестицията си в Office 365. Те могат да използват ресурсите, които са закупили с Office 365, който включва Office 2016 за потребители на E3. Както при всички нови функции или нова версия, на разбира се, винаги ще има крива на обучение, която да включва къде се намират всичките ви опции и настройки."
4. Запазете сигурността в ума
Понастоящем Office 365 обхваща повече от дузина приложения, включително OneDrive, OneNote, Outlook, Sway и Yammer. Но Pyle подчерта значението на сигурността на данните при работа с тези приложения. "Добавянето и предоставянето на тези приложения е лесно; потребителите могат да споделят вътрешно просто с десен бутон на мишката върху" сподели с "и дори да стигнат до съавторството на файлове в Word, Excel и PowerPoint", каза Пайл. „Office 365 разчита на Azure Active Directory за сигурност, но организациите трябва да бъдат внимателни, когато планират да преместят чувствителните данни извън техния пряк контрол. Microsoft добави и Превенция на загубата на данни както за SharePoint, така и за Exchange, за да добави допълнително ниво на сигурност. с нещо ново, специфичното разбиране за сигурността винаги трябва да бъде пред ума ви."
5. MDM и мобилна производителност
Пайл посочи мобилните възможности на Office 365, по-специално способността му да помага за повишаване на общата производителност. "Office 365 улеснява достъпа на потребителите до техните ресурси на всяко устройство отвсякъде, без да се притеснявате от свързаността и сигурността", каза Пийл. „Например, потребителите могат да имат достъп до приложенията на Office на своите таблети и телефони, а управлението на мобилни устройства (MDM) вече е включено в Office 365 за всички мобилни устройства. И накрая, софтуерът като услуга (SaaS) прехвърля отговорността от потребителя на доставчика (в случая Microsoft) в смисъл, че ако не се изпълни според изискванията, просто изключвате услугата и спирате да плащате."
6. Вътрешно сътрудничество
По думите на Пайл, една от най-модерните предимства на производителността на Office 365 е възможността за вътрешно сътрудничество, предоставяна от OneDrive for Business (OD4B) и SharePoint (SP). „Потребителят може да качи файл в библиотеката с документи, да кликне върху документа, да го сподели с потребител или група, както и да работи съвместно върху документа едновременно“, каза Пийл.
„Прикачените файлове са предизвикателни за всички организации, тъй като потребителите като че ли използват имейл като файлов шкаф. SP и OD4B позволяват използването на„ връзки “към файлове, за разлика от прикачени файлове. И в OWA, и в Exchange с помощта на инструмента MessageOps можете да кликнете върху „Прикачете“, но трябва да имате възможност за качване в OD4B и споделяне на връзки, което добавя версия и сътрудничество, използвайки процеса, с който потребителите са запознати.Използването на OD4B и SP позволява на потребителите сигурно да работят на всяко устройство, използвайки базирани на браузъра версии на най-много от Microsoft популярни приложения и имат възможност да проверяват, редактират и качват промените следващия път, когато потребителят е онлайн."
7. Skype за бизнес
Пайл каза, че Skype for Business предлага страхотна функционалност на Office 365 за видеоконференции, онлайн срещи и незабавни съобщения като инструменти за производителност за всякакъв бизнес. "Потребителите могат да се свързват чрез Skype, да говорят напред и назад през своя компютър или по телефона и да правят редакции във файл едновременно или серийно, с възможност да пристъпят към предишните версии, ако е необходимо", каза той.
