Видео: Dark Mode now available for Asana iOS mobile! (Септември 2024)
Когато става въпрос за инструменти за работа и производителност, Asana издухва други платформи за сътрудничество извън водата. Работните процеси са това, за което беше създадена Асана, а овладяването им от нея даде кит на редактора заедно с получаване на PCMag да я използва вътрешно като наш инструмент за работа. Всеки елемент на функция и дизайн се вписва в крайната цел да интегрира и организира всички аспекти на проекта или всяка задача в табелата на потребителя в напълно прозрачно изживяване.
Седнах с нашия вътрешен майстор Асана, чиято опека разкриваше скритите трикове и техники за управление на инструмента за управление на работния процес с почти неограничена мощност. С голямо нежелание той се съгласи да се обади далеч от своята заплетена мрежа от кръстосано индексирани задачи, подзадачи и обширен календар на проекта, за да сподели няколко нокти от мъдрост на работния процес. Майсторът на Асана избра да запази самоличността си затворена в сянка, като поиска за целите на тази статия PCMag да го отнасят просто като Шеев.
1. Приемете силата на кръстосаното индексиране
Кръстосаното индексиране е разликата между използването на Асана и овладяването на Асана. Шеев го определи като най-ценната характеристика на платформата: способността да се индексира единични задачи в множество проекти, докато се използва тази задача за показване на информация по различен начин на всеки потребител или екип, в зависимост от това къде е индексирана. Кръстосаното индексиране също не дублира задача, така че използването й означава една задача да бъде кръстосано индексирана 10 пъти в различни проекти, а не 10 еднакви задачи на различни места. За да кръстосате индексиране на задача, задръжте курсора на мишката над името на задачата и ще се появи бутон плюс. Щракнете върху него и въведете името на проекта.
На ниво мениджър администраторите могат да преглеждат проект на високо ниво, съдържащ списък от преплетени задачи и подзадачи, които се изпълняват според дизайна на работния процес. След като задачата продължи, както са предвидили в един завършен проект, те могат да видят как тази задача може да се изпълнява в различни екипи, за да получат усещане за производителност (и да решат дали тази задача може да бъде завършена по-бързо, ако бъде преназначена на различен член на екипа или споделен проект).
Можете също така да пресечете индексите подзадачи: отворете подзадача, щракнете върху бутона за преливане в горната лява част и изберете Добавяне към проекта. Подзадачата ще се появи в посочения проект или проекти, но все пак запазва мястото си в родителската си задача. Asana ви позволява да създавате безкрайно количество и нива на задачи и подзадачи, като все още оставате свързани с цялостния дизайн на работния процес. Както обясни Шеев, обмислянето на кръстосаното индексиране по отношение на родителските задачи, разклоняващи се навън, създава дизайн, при който кръстосаното индексиране на задача към различни проекти и екипи дава на този работен процес собствен живот във вашия бизнес.
2. Екипи и известия
Следващият шрифт на Шеев от мъдростта на Асана се отнася до организацията на екипа. Той обясни как потребителите могат да използват разговори в екип и да конфигурират известия, за да създадат организационна култура около работните процеси. В раздела Екип Разговори на таблото за управление на Асана, Шеев казва, че докато основният чат на базата на споменавания работи подобно на Slack (също и избор на редактор за сътрудничество), Асана ви позволява да изпращате съобщения за екип, които действат като нишки базирани известия. Разговорите не са прикачени към задачите, но можете да @mening потребители или референтни задачи в тях, които след това се показват като хипервръзки. Съобщенията на Асана са ограничени от екип и по този начин не са толкова подходящи за мозъчна атака, специфична за проекта, колкото функционалността на екипа, която ще намерите в платформа като Basecamp. Но разрешенията, базирани на екип, гарантират, че известията с информация за конкретни задачи отиват само за съответните потребители.
Известията на екипа се основават на това кой следва дадена тема и регулира колко информация влиза. За администраторите те също така контролират колко видимост давате на други членове на екипа за различни задачи. Съобщенията на Asana се отнасят единствено до разговори, докато известията се отнасят до задачи и проекти, но и двете вече се появяват в новата пощенска кутия на Asana. Разрешенията за задачи и проекти могат да бъдат зададени като частни за вас, частни за конкретен екип или група потребители в екип или публични за екип или по-голямо организационно работно пространство.
3. Отнасяйте се към разширено търсене като към отметките
Както при Slack, всички архивирани данни на Асана могат да се търсят. Лентата за търсене на Асана предлага полезни предложения по подразбиране, включително търсене на задачи, които сте задали, и задачи или разговори, които сте създали или следвате. Но истинската сила може да бъде открита в нейните разширени полета за търсене. Потребителят на Асана може да стеснява търсенето по конкретни ключови думи, членът на екипа, на който е назначена задача или разговор, кои проекти или раздели от организацията принадлежи на задачата или дори кой може да я следва. Можете също да търсите по срок или дали задачата е пълна или непълна, или да стесните търсенето до прикачени файлове, ако търсите конкретен файл. Има още по-дълъг падащ списък с параметри за търсене, включително подзадачи, конкретни маркери или търсене в множество проекти.
Шеев обяснява възможностите за търсене на Асана като вид на консервирано търсене на мениджъри. Всяко търсене може да бъде бързо запазено и след това ще се появи в лявата навигация на мениджъра при търсенето (като лесно достъпна отметка за достъп до информация за задачи, екип, проект или файл, за които знаят, че ще им трябва отново и отново). Резултатите от вашето търсене ще се покажат в централния прозорец. Щракнете върху звездата вляво от заглавието на страницата и тя ще бъде запазена в лявата лента за търсене. Вместо да търсят чувствата си, за да запомнят същите тези точни параметри следващия път, когато се нуждаят от тези точни данни за проекта, информацията е точно в таблото им за управление.
4. Неприсвоени проекти = Инструменти за психична организация
Задачите могат да се задават в Асана, но проектите не могат, въпреки че можете да ограничите кой вижда проекти. Преди да го споделите, никой не може да види този проект, освен вас. Наред с използването на календарния изглед на Асана за включване на срокове за изпълнение на задачи и проекти, Шев предлага да не се задават задачи в частен проект като инструмент за ментална организация. Можете например да напишете списъка с желания на всяка предстояща задача, която искате да работите за следващата година, и да индексирате тези задачи една по една на публични проекти, тъй като те се появяват в реално време. Това е начин да поддържате всичките си задачи организирани и да споделяте с други екипи и отдели, както искате, като същевременно следите всичко, над което работите. По този начин можете да контролирате, когато потребител - например вашият мениджър - разбере за конкретна задача, която вършите, а не да претоварвате този човек с потоп от предстоящата ви дейност.
5. Поддържайте проект „Превключвателна станция“ под ръка
Споделянето между екипи в Асана може да бъде предизвикателство, така че Шеев препоръчва да се използва обществено видим проект като междуведомствен списък със задачи, за да се поддържа актуализира цялото работно пространство за това, което работят различните екипи. Тъй като обозначенията на Асана могат да станат малко сложни, това означава публичен проект в екип, в който всички членуват. С напредването на проектите администраторите могат да задават различни задачи в списъка на различни отдели или потребители. По този начин всички знаят за какво отговарят и кои екипи споделят натовареността по дадена задача.
6. Шаблони, архивиране и борд
Една от най-новите характеристики на Асана е възможността да се клонират задачи в екипи чрез задаване на копия. Чрез просто натискане вдясно от задача и избор на Assign Copy, потребителите на Asana могат по същество да създадат шаблон от тази задача, без да използват дублиращата команда. След като зададете копие на други членове на екипа, вие автоматично се добавяте като последовател и на тази задача, което е естествен начин за поддържане на мениджърите в цикъла. Щракнете върху полето Присвояване и след това щракнете върху иконата на човек в полето отдясно. След това въведете няколко имена и задачата ще бъде копирана и назначена на множество хора.
Използването на дублиращата команда обаче е добър начин да архивирате данните на проекта си. Asana включва основен дневник за промяна в долната част на задача или проект, но за работен процес, който множество членове или екипи променят, е добра идея да използвате функцията за клониране, за да създадете шаблон в скрит проект, в случай че нещо критично се изтрие или презаписани. Всяка страница в Асана също има персонализиран URL адрес, така че е лесно да вземете този заключен шаблон и да го споделите, ако трябва. За да дублирате ръчно задача, щракнете върху бутона за преливане в крайния ляв ъгъл на задача и след това щракнете върху дубликат. Можете да изберете всички полета, които искате да се дублират в процеса.
Шаблоните също са добър инструмент за бордовото качване. Създаването на подредена поредица от шаблони може да помогне да се хване нов служител за това как да използват платформата и какво включва натоварването на техните проекти, като се ориентирате как точно изглежда процеса на работния процес на техния екип. В комбинация с интерактивното турне, добавено от Асана в последното си основно издание, клонирана задача или списък с проекти действат като поредица от точки на куршуми за бързото стартиране на новаците.
7. Множество назначение
Най-добрият трик на Шеев за поддържане на проекти, ако задачите или екипите са в застой, е отново да използва кръстосано индексиране. Това позволява на мениджърите да разделят проект на няколко парчета, включително подзадачи, и да преместят нещата, за да поддържат тананикане на проекта - давайки възможност на няколко екипа да работят паралелно, без да са обвързани с линеен напредък.
Асана не се отнася любезно към някой, който се опитва да зададе задача на множество потребители - въз основа на мисленето, че тя намалява отчетността, като разпространява отговорност. Шеев обаче има трик да заобиколи това. Когато разглеждате проект, който искате да зададете на повече от един потребител, можете да зададете самостоятелно задачи и след това да ги дублирате с допълнителни задачи или подзадачи, присвоени на различни членове на екипа. Това е техника, която Асана може да счита за неестествена, но тя може да помогне да се върне в застой проект отново, като разпредели работна ръка по-ефективно.
