6 секретни съвета за пресни книги за smbs

Някога малките фирми и новите операции можеха да възникнат проблеми при намирането на подходяща софтуерна платформа за малък бизнес, която не наруши банката. Вече не. Днешният софтуерен пейзаж предлага множество страхотни решения, доставяни през облака и насочени към всички от по-малки компании, до корпоративните счетоводни платформи. Дори сред този голям ландшафт на доставчиците обаче се открояват няколко платформи, а за малкия бизнес една такава е Freshbooks.

Това може да се хареса на FreshBooks, от най-високите си разходи и функции за проследяване на времето до дълбоките му финансови отчети и дълъг списък от добавки и интеграции. Но платформата съдържа и много скрити функции и опции за подобряване както на бизнеса, така и на клиентското изживяване. По-долу са шест от най-полезните съвети и трикове за опростяване на фактурирането, подобряване на грижата за клиентите, обработка на плащания и проследяване на разходите, така че да можете да използвате максимално инвестициите в FreshBooks на вашия бизнес.

1. Безбожни плащания

За едноличните търговци и собственици на малки и средни предприятия (SMBs), особено в сферата на услугите, създаването на онлайн плащания и интегрирането им с софтуер за фактуриране може да бъде привличане на косата. Едно нещо, за което много SMB не са запознати е, че FreshBooks предлага преработен опит с плащания, специално създаден за малки и средни предприятия.

FreshBooks приема плащания чрез кредитна карта, както и онлайн шлюзове за плащане като PayPal и софтуер за продажба (POS), включително Stripe. Опитът с плащания в FreshBooks позволява на предприятията да приемат плащания с кредитни карти, а клиентите да плащат фактури веднага, автоматично импортира такси за платежни транзакции като разходи за спестяване на време и включва безплатна функция за автоматично таксуване. На страницата Нова фактура, поставете отметка в квадратчето FreshBooks в секцията Онлайн Плащане, което, когато е избрано, позволява на бизнес потребителите да виждат състоянието на плащане директно в таблото за управление на акаунта; тя също така дава на клиентите опция „Плащане сега“ в имейли с фактури, водещи до страница за сигурно плащане. Ако вашият бизнес е изграден върху прости транзакции без сложна структура на фактуриране, поставете отметка в полето за плащане FreshBooks и пропуснете всички формуляри за настройка.

2. Смазване на COGS

За бизнес базирани на услуги и онлайн търговци на дребно или уебсайтове за електронна търговия, регистриращи много продажби на продукти, вероятно няма по-критични счетоводни разходи, които да бъдат проследявани от цената на продадените стоки (COGS) или балансовата стойност на стоките, продадени през определен финансов период. Ако трябва да маркирате разход или категория печалба и загуба в FreshBooks като COGS, това може да означава всичко - от такси за търговски акаунти и персонализирани марки, закупени за клиенти, до доставки или услуги за физически продукт и разходи за доставка на поръчка.

За да спорите и регистрирате всички тези движещи се COGS в FreshBooks, отидете в секцията Печалба и загуба на разходите си и редактирайте категории разходи, за да изберете какъв тип разходи за COGS е дадена такса. Опциите включват реклама, изпълнители, обезщетения за служители, офис разходи и пощенски разходи, професионални услуги, пътувания и много други категории. Под тези основни категории можете също да създадете и проверите подкатегории на COGS разходи. Добавянето на категория на разходите също е просто; просто щракнете върху Редактиране в списъка с разходи, отворете падащото меню Категория и посочете нова категория или подкатегория на удобен за данъка език.

3. Отключете Helpdesk и управление на проекти

Платформата за облачно счетоводство вече никога не е само облачна платформа за счетоводство. За всички FreshBooks могат да направят фактуриране, проследяване на разходите, финансови отчети, данъци и други, тя включва също фина функционалност за създаване и изпълнение на артикули, проекти и задачи, както и вградена система за поддръжка на клиенти. Полезен трик, за да поддържате нещата организирани и да улеснявате оценките и фактурирането, е да посочите ценови позиции в FreshBooks. Този вид функционалност за управление на проекти опростява фактурирането на работни процеси чрез създаване на елементи и задачи, които се вмъкват директно във фактура или отчет с фиксирана стойност.

За да започнете да се възползвате от вградената помощна машина на FreshBooks, просто отидете на Настройки и разрешения и активирайте настройките за управление на клиенти и управление на билети. Това позволява на бизнес потребителите да управляват билети директно във FreshBooks и да се справят с клиентските заявки и проблеми, когато изхождат от приложението, без да се налага да се свързват с отделна платформа за помощ.

4. Как да запазим всичко синхронизирано

Грешките при синхронизация са основата на съществуването на много потребители на FreshBooks. Особено, ако закачате FreshBooks в други приложения, проблемите със синхронизацията често могат да доведат до дублиране на данни или загубени файлове и контакти, особено когато се включва счетоводство. FreshBooks има най-добрите възможности за проследяване на времето и фактуриране, но ако получите друго приложение, което участва в счетоводството или за взаимодействие директно с уебсайтове за електронна търговия, като Amazon или eBay, промените в едно приложение не винаги го правят в друго.

Въпреки че в FreshBooks не можете да направите нищо, за да предотвратите проблем със синхронизацията в друго приложение, най-лесният и най-всеобхватен начин да покриете базите си е да създавате отчети за приходите и вземанията във всяко приложение. Препращането към тези суми, заедно със създаването на месечен контролен списък на райони за себе си и клиентите ви, които ще преглеждате, ще ви даде лесен начин да гарантирате, че сумите съвпадат и изграждат някои резервирания в случай на грешка при синхронизиране, независимо дали е липсваща или неправилно коригирана фактура или елемент за плащане, който не се добавя.

5. Персонализиране, персонализиране, персонализиране

FreshBooks включва много вградени опции за персонализиране, форматиране и шаблониране, от които много фирми не се възползват изцяло. Отделете време, за да подобрите и приспособите вашето клиентско изживяване. В Опции за настройка щракнете върху страницата Цветове и лога, за да промените цвета на менюто към цветовата схема на вашата компания и да качите логото на вашата компания. Клиентът трябва да се чувства така, сякаш влиза в уебсайта за онлайн счетоводство на вашата компания, а не в FreshBooks “.

В Шаблони можете да изберете как изглеждат вашите фактури и да персонализирате заглавието на фактурата, прогнозите и кредитните позиции с опцията да се покаже мъничка за плащания за тези клиенти, отпечатващи фактурите им. Можете също да персонализирате имейлите, които клиентът получава, когато изпрати фактура, така че отделете време, за да изработите персонализиран предмет и тяло по имейл до клиента.

И накрая, на страницата „Разни настройки“ можете да активирате връзките за фактуриране по имейл, да решите колко реда искате да се показват във фактурата, да кликнете върху опцията за брандиране на FreshBooks, за да се освободите от техните лога и цветова схема в полза на вашите собствени, и добавете други звънци, като текст под логото ви и изскачащи съобщения за добре дошли, когато клиентите преглеждат страницата им. FreshBooks предлага по-убедително визуално преживяване на клиента от повечето други онлайн счетоводни платформи, така че не губете месечната си абонаментна такса, като само чешете повърхността на това, което може да направи.

6. Накарайте FreshBooks да достигне до Deadbeats

Всеки бизнес има своя дял от клиенти, които никога не плащат фактурите си навреме - или може би дори изобщо. Това е проблем за всяка организация, но особено за малкия бизнес и стартиращите компании, които не само се нуждаят от парите си навреме, но и може да им липсват допълнителни средства за наемане на кредитни бюра, за да прогонят тези смъртоносни удари. За щастие, ако сте в тази ситуация, FreshBook ви покри. Просто кликнете върху секцията за шаблони за имейл и ще намерите няколко удобни шаблона, които можете да персонализирате, включително имейл с късно плащане, който може да бъде стартиран автоматично, ако клиентът закъснее или по друг график можете да настроите сами.