10 Съвети Wrike за главния многозадачност

Wrike е сред най-добрите варианти за бизнес, който трябва бързо да върти платформа за управление на проекти. Администраторите и ръководителите на екипи, които управляват екипи, задачи и проекти, са многозадачни по своята същност и Wrike успява да им помогне да жонглират цялата тази информация, като същевременно поддържат организирани задачи и движат работните процеси по проекта. По-долу са 10 функции, инструменти и скрити трикове на Wrike, за да направите управлението на множество проекти възможно най-прозрачно и без стрес.

1. Персонализирани работни потоци

Едно от най-големите допълнения на Wrike през 2015 г. бяха персонализираните работни процеси, позволяващи на администраторите на акаунти да променят работните процеси по подразбиране, за да преименуват или пренасочват състояния и да създават допълнителни работни процеси за конкретни екипи. Тези персонализирани работни процеси имат по-контекстуален смисъл за конкретни папки, проекти и екипи, особено когато са пуснати на табло, разбити на различни етапи. Особено за администратора на проекта или ръководителя на екипа, виждането на работни процеси, разбити на колони като Одобрен, В ход, В преглед и т.н., улеснява процеса на преглед и управление при разделяне между множество папки и задачи.

Самите персонализирани работни потоци са цветно координирани на етапи, както при нормални работни процеси, разграждайки активни, анулирани, завършени или задържани задачи в рамките на работния процес. В същото време можете да добавите персонализирани работни потоци, седящи паралелно в таблото за управление, които показват специфичните свързани етапи в екипите за проектиране, разработка или маркетинг, например с проценти на завършване в друг работен процес до него. Ако вашият бизнес се появи за акаунт в Wrike Enterprise, възползвайте се от персонализираните работни процеси, управлявани от централното ви табло.

2. Папки, папки и още папки

Папките са може би най-повсеместните организационни инструменти на Wrike. Платформата има различни видове папки за всичко, всяка с различен набор от разрешения и персонализируеми дизайни за създаване на интуитивен файлов шкаф за управление на проекти. Първо, важно е да опаковате секцията Информация във всяка папка с възможно най-много подробности относно целите на проекта, членовете на екипа, информацията за контакт на екипа и напредъка по различни задачи. Wrike проектира папките, които да бъдат лесно прехвърляни от екип в екип и колкото повече информация изложите на корицата, толкова по-малко ще копае следващият потребител.

Когато става въпрос за самите папки, можете да ги разбиете на различни типове за конкретни случаи на употреба. За да спести време за управление на задачите, организацията може да създаде спринт папка, в която екипите пускат различни задачи, за да поддържат всички актуализирани за напредъка на проекта. За имейли на формуляри екипът за поддръжка може да създаде папка Templates, от която да изтегля последователни отговори по време на взаимодействия с клиенти. Има и частни папки за проблеми с чувствителни човешки ресурси (HR) или просто папка, зададена на разрешения „Само за вас“, за да се използва като подробен организационен инструмент. И накрая, екипите могат да използват подпапки за споделяне на информация за проекти извън Wrike през определени периоди от време, изнесени като диаграма на Гант или файл на Microsoft Excel.

3. Доклади в реално време

Друга по-нова функция е Wrike Reports, която автоматично генерира отчет за видимост в реално време на състоянието на проекта и напредъка с функционалност с едно щракване от таблото на Wrike. В раздела Отчети администраторът на проекта или ръководителят на екип може да избере конкретни проекти или задачи, да реши от кои екипи да изтеглят данни, да добавя филтри (като собственик на проекта, статус или дата на стартиране / завършване / създаване) и да генерира или лента или таблица графика. Тези видове отчети са полезни за ежедневни или седмични актуализации на напредъка, но могат да бъдат пригодени и за показване на показатели като активност и ефективност на екипа. Визуализациите на данни не са фантастични, но могат да бъдат създадени бързо, като се използват най-подходящите данни.

4. Маркирайте всичко

Потребителите на Wrike могат да създават неограничени тагове за папки и задачи; те работят подобно на бързото маркиране, намиращо се в инструменти за сътрудничество като Evernote Business, тъй като маркерите работят не само като организационни инструменти, но и свързват различни елементи на проекта и документи заедно. Можете да маркирате задача с множество подходящи папки, просто като ги плъзнете и пуснете в папките, маркирайки задачата като свързана с всяка папка, без да я дублирате. Wrike следи всички променящи се тагове, свързани с дадена задача, така че това също помага да се картира състоянието на задачата във времето, в различните проекти и екипи, с които тя е свързана.

5. Сортиране през Задача на задачите

Сортирането на задачи е естествена част от управлението на работните процеси по проекта, но когато се дава приоритет, е лесно да се оставя твърде много задачи да се плъзгат в раздел „Закъснение“, заемайки все повече и повече от вашата времева линия на Wrike. Така че в рамките на дадена папка задачите са изброени или хронологично, или по какъвто и да е потребителски ред, който сте ги сортирали. Wrike ви позволява да сортирате задачи по приоритет, дата, статус и заглавие. За да принудите вашия екип да се справи със затворена задача, задайте приоритет на папка, след което плъзнете и пуснете задръстените задачи в реда, в който искате да ги проверите. Сортиране по приоритети отменя датите, състоянието или заглавието, запазвайки тези закъсали задачи отпред и от центъра, докато не ги проверите от купчината.

6. Интегриране и автоматизиране

Wrike непрекъснато добавя нови интеграции в различни приложения за софтуер за услуга (SaaS), включително офис пакети на Google и Microsoft, различни услуги за съхранение в облак, платформи за маркетинг и бюро за помощ, онлайн инструменти за проучване (като SurveyMonkey) и приложения за сътрудничество (като Slack и Atlassian HipChat).

Това са всички полезни начини за сливане на повече от вашите припокриващи се бизнес процеси на едно място, но тези интеграции могат да бъдат особено полезни за автоматизиране на някои от ръчните аспекти на управление на проекти и задачи. Wrike се интегрира както с услугата за автоматизиране на формуляри Wufoo, така и с автоматизирано средство за действие Zapier, като позволява на потребителите да автоматизират повтарящи се записи на проекти с заявки за проекти, които се изпълняват в автоматично попълващите се форми на Wufoo (изпълнява се от Zapier в нови проекти, без да препраща ръчно заявки на проекти или да попълва нови записи на проекти и задачи).

7. Pile On the Templates and Widgets

Интеграцията на Wufoo / Zapier е чудесна за автоматизиране на повтарящи се работни процеси, но това са и персонализираните шаблони на Wrike. За да създадете персонализиран шаблон от съществуващ проект или задача, щракнете с десния бутон на мишката върху тази задача в папка и я дублирайте с ново заглавие. Освен това ви позволява да копирате описанията и бележките, които сте включили заедно със задачата или проекта, и дори ви позволява да копирате върху същите потребители, ако това е конкретен екип, който ще използва повторно шаблона. Никога не трябва да ръчно да създавате проект или задача ръчно. Можете също така да създадете шаблон въз основа на множество задачи, като зададете тези специфични задачи на "отложено" състояние и повторите процеса на дублиране. Шаблоните са една от областите, в които Wrike наистина грее, което й дава предимство и продуктивност пред подобни решения за управление на проекти като Basecamp.

Виджетите са друг начин Wrike да ви помогне да спестите време. Има предварително изградени приспособления като Assigned To Me и Due Today / This Week, но тази функция е по-ценна при създаването на персонализирани джаджи за наблюдение на конкретни проекти, задачи или членове на екипа. В папка с проекти или задачи щракнете с десния бутон на мишката върху елемента и изберете Добавяне към таблото за управление, за да създадете обикновена джаджа, за да плъзнете и пуснете върху таблото, както желаете.

8. Отидете отвъд простото търсене

Основното търсене на ключови думи на Wrike е бързо и полезно за намиране на задача или проект, съдържащ определени думи, но функцията за разширено търсене на платформата ви дава много по-мощен двигател за търсене в конкретни полета, за да намерите ключова дума в коментар, описание или заглавие. Разширеното търсене може също да ви помогне да намерите прикачени файлове, като ви позволява да търсите имена на файлове. Няма специален бутон или опция за разширено търсене; просто започвате да пишете в основната лента за търсене (или лентата за търсене в определена папка) и използвате кавички, за да посочите поле, думи или проекти, които да пропуснете. Можете също да зададете допълнителни параметри, като добавяне на маркер "@me", за да намерите резултати от търсенето, в които сте били споменати по име.

9. Направете отново имейл полезен

Интеграциите на имейлите на Wrike улесняват създаването и редактирането на задачи от Gmail или Microsoft Outlook както на работния плот, така и на мобилните, като ви позволяват да превърнете имейлите в елементи за действие и да ги присвоите директно на членовете на екипа. Чрез тези интеграции можете също да видите известия за Wrike @mention във входящата си поща, да добавяте имейли директно в папки Wrike и да отговаряте на коментари директно от имейл.

На мобилни устройства приложенията Wrike за Android и iOS предлагат и нова функция за интелигентна входяща кутия за сканиране, сортиране и архивиране на съобщения с бързи плъзгания, заедно с възможността за временно скриване на отделни или групови съобщения в различни пакети, консолидиране на това, което преди е било активността на Wrike Център за потоци и известия Както при новото приложение на Inbox на Google, това е начин за намаляване на претрупването и превръщането на имейла в платформа, на която потребителите всъщност могат да свършат нещата (а не постоянно да пресяват и почистват).

10. Превърнете вашия смартфон в команден център на проекта

Заедно с новата интелигентна входяща кутия, мобилните приложения на Wrike за Android и iOS могат да правят почти всичко, което уеб приложението може. Приложенията Wrike включват един изглед на задачи с функционалност на дата и задаване, бързо създаване на задачи и прекарване на пръст и (в приложението за Android) двоен изглед за таблети. Мениджърите на проекти и екипите не трябва да се чувстват ограничени от единствения начин на мислене през 2016 г. Голяма част от времето е по-лесно да отворите мобилното приложение в движение, да проверите задача и да продължите с деня си.