Видео: Zoho Docs For Desktop (Септември 2024)
Споделяне на документи и сътрудничество
Споделянето на файлове също е подобно на Google Drive, където можете да въведете имейл адреси и да зададете разрешения, като изберете файл и щракнете върху бутона Споделяне. Документите също имат постоянни връзки за споделяне извън софтуера. Потребителите могат също да споделят цели папки и да създават групи, за да улеснят споделянето с множество колеги. Една приятна особеност е, че можете да споделяте документ, но да го защитите с парола за допълнителна сигурност; можете дори да зададете дата на изтичане, след което всички, на които сте споделили документа, губят достъп. Файловете могат да бъдат регистрирани и проверявани (с други думи, заключени), за да се избегне припокриването на редактиране.
Можете да добавяте задачи към документи, ако трябва да ги изпратите на колега за преглед или преглед. Когато зададете задача на колега, получателят ще получи предупреждение и връзка към свързания документ; на свой ред ще получите сигнал, когато задачата е изпълнена.
Ако вече използвате G Suite на Google (преди наричан Google Apps for Work), тогава можете да интегрирате акаунта си с продукти на Zoho. Zoho Docs Standard може да се интегрира с Google Drive и управлението на потребителите на Google. Опитах да свържа своите акаунти в Zoho Docs Standard и Google G Suite. След като разреших някои разрешения и влязох в Google, бях подканен да продължа настройката - и тогава бях призрачен. Екранът е пренасочен към моя акаунт в Zoho Docs без знак, че Google е интегриран. След като се консултирах с статия за помощ, открих решение: натиснах бутона за качване, избрах Google Drive от падащото меню и след това бях подканен да се удостоверя. След като успешно свържете профилите си, можете да качвате файлове и папки от Google Drive. Можете също така да синхронизирате папка Dropbox с папка Zoho Docs непрекъснато или само веднъж. И двете от тези интеграции са чудесен начин да се възползвате от функциите на Zoho, докато продължавате да използвате познатия софтуер за съхранение в облак. Можете също да се свържете с Adobe Sign, за да активирате цифрови подписи.
В рамките на Zoho Docs Standard потребителите могат да създават и редактират документи, като използват Zoho Writer, който включва функция за промяна на песни, цифрови подписи и редица съвременни инструменти за редактиране. Можете например да създавате макроси, цветни диаграми и въртящи се таблици. Документи, електронни таблици и презентации могат да бъдат експортирани като PDF, Windows и други файлове. Можете също да редактирате файлове офлайн; промените ще се синхронизират, след като сте отново онлайн.
Една чудесна функция е възможността да редактирате документ едновременно с вашите колеги. Коментарите на вас и вашите колеги ще се показват на екрана на всички, отбелязани с името на редактора. Потребителите могат да коментират и разговарят през целия процес. Всеки файл има история на версиите и можете да изберете да се върнете към предишна версия по всяко време.
Приложение за Zoho Docs Standard е достъпно за Android и iOS, където можете да имате достъп, създавате и редактирате файлове в движение. Изтеглих приложението за Android, което има съвпадащ потребителски интерфейс (потребителски интерфейс) и се отваря към папка Recent Docs. Можете да прегледате всичките си папки, да ги сортирате по име или дата и да търсите файлове.
