Преглед и оценка на книги Zoho

Zoho не е специализирана компания за финансови услуги като Intuit: Това е разработчик на много добри интегрирани онлайн приложения за производителност. От 2011 г. един от тях просто се превръща в Zoho Books, който сглобява инструменти, които отговарят на лъвския дял на нуждите за счетоводство на малкия бизнес. Използваемостта, гъвкавостта и дълбочината на Zoho Books в стандартните счетоводни области - продажби и покупки, проследяване на време и проекти и управление на инвентара - са равни и понякога надминават предлаганото от конкурентни уебсайтове. Той също така предоставя повече помощни ресурси от повечето конкуренти, което е критично за счетоводните решения. Сред уебсайтовете за счетоводство за малък бизнес Zoho Books е отлична стойност, въпреки че неговите интегрирани опции за заплати са ограничени.

Цени и планове

След 14-дневен безплатен пробен период на Zoho Books, можете да се абонирате за Основния план за $ 9 на организация на месец, което ви ограничава до 50 контакта, един потребител плюс счетоводител и пет автоматизирани работни потока (повече за това по-късно). Поддържаните функции включват фактури, проследяване на разходите, проекти и графици. Стандартният план (19 долара на организация на месец) ви дава по-високи ограничения за всичко в Basic и добавя сметки, кредити на доставчици и маркери за отчитане. Професионално ($ 29 на организация на месец) предлага неограничени контакти и потребители и 10 автоматизирани работни потока на модул, в допълнение към поръчки за покупки, поръчки за продажби и проследяване на инвентара.

Това ценообразуване се сравнява благоприятно с това на нашия редакторски избор, Intuit QuickBooks Online, който започва от $ 20 на месец за плана си Simple Start. Следващият му ред е Essentials, който добавя възможности за таксуване, множество потребители и проследяване на времето за $ 35 на месец. Планът от $ 60 на месец плюс предлага цялостно проследяване на проекти и инвентар. Sage Business Cloud Accounting започва от $ 25 на месец. Началният план на ZipBooks е безплатен, като предлага неограничени контакти и фактуриране, една банкова емисия и управление на приходите и разходите. Wave също е свободен за използване, въпреки че начислява такси за транзакции.

Тъй като последно го прегледахме, Zoho Books включи десетки малки промени, които подобряват гъвкавостта и използваемостта, както и няколко основни промени, като добавяне на заплати за Калифорния и Тексас, шаблони за износ, сканиране на документи, клавишни комбинации и работен процес на одобрение за транзакции.

Има една област, в която Zoho Books не отговаря или надвишава стандартния набор от Intuit QuickBooks Online и Xero, но тя е критична за някои компании: Както бе споменато по-горе, заплащането е достъпно само за Калифорния и Тексас; Ню Йорк е горе. Но във всяка друга област - записи на контакти и артикули, транзакции, управление на инвентара и проекти, персонализиране, автоматизация и потребителски интерфейс - това е сред най-добрите, които сме разгледали.

Щедра настройка, опции за импортиране

В своя процес на настройка, Zoho Books предлага най-доброто от двата свята. Сайтът ще ви преведе през серия от екрани, след като създадете акаунт (ZipBooks няма този инструмент), което ви помага да конфигурирате личните си настройки. На всяка страница ви казва, че можете да прегледате опциите за настройки по-късно, ако предпочитате.

Подобно на някои конкуренти, Zoho Books разделя задачите ви за настройка на групи от свързани задачи. На първо място в списъка на никого е фирменият профил, който включва подробности като информация за контакт, данъчна основа и фискална година. Персонализираността на сайта става очевидна дори на тази страница, която обикновено е колекция от изрязани и изсушени факти: Можете да определите до пет персонализирани полета. След това въвеждате салда за откриване. И ако повече от един човек има нужда да използва Zoho Books, можете да ги настроите като допълнителни потребители, като ги присвоите на едно от множество нива на достъп, всички от които могат да бъдат клонирани, а някои от тях могат да бъдат редактирани.

Има малко данни, които не можете да импортирате в Zoho Books. Можете да изтеглите примерни файлове, за да се уверите, че вашето картографиране е правилно и след това да импортирате контакти, записи на артикули и транзакции с продажби / покупки в CSV и шепа други глобални формати (последната функция е уникална за Zoho Books сред счетоводните услуги на малкия бизнес. Ние изпитва).

Отличен потребителски интерфейс, навигация и помощ

Таблото за управление на Zoho Books предоставя повече финансова информация от това на Kashoo, но не е толкова интерактивно, колкото Xero. Текущите и просрочени вземания / задължения и паричен поток се появяват в горната част както в числата, така и в графиките. По-долу е приспособима диаграма, сравняваща приходите и разходите и отчитане на вашите най-големи разходи. Състояние на проекта и салда на сметките, с връзки към регистрите на транзакции, закръглят данните на екрана.

Потребителският интерфейс на Zoho Books е изключително чист, привлекателен и лесен за разбиране. Левият вертикален прозорец показва навигационни връзки към функционалните зони на Zoho Books: табло за управление, контакти, артикули, банкиране, продажби, покупки, счетоводител, график и отчети (и сега, ведомост за заплати). Някои ви отвеждат направо на работен екран, докато други показват подменю от опции. Ефективната комбинация от бутони, падащи списъци, полета за попълване и полетата за отметка правят опциите за навигация и въвеждане на данни съвсем ясни.

Щракнете върху малката икона на зъбно колело в горния десен ъгъл и се отваря меню, показващо връзки към страниците за настройка за множество функции. Те включват валути, данъци, шаблони, напомняния и автоматизация. Има и връзка към страница, която изброява всички вградени интеграции, които Zoho Books има с други приложения (освен собствения си Zoho CRM, Zoho Expenses и други), като Office 365, Outlook, Avalara, Slack и Square.

Също така ще искате да щракнете върху връзката към Предпочитанията на услугата, преди да започнете финансовите си операции. Наред с много други неща можете да изключите някои от по-модерните модули, да зададете настройки на портала на клиента (необичайно на това ниво на продукта), да създадете множество персонализирани полета за почти всеки тип запис и транзакция и да установите настройки за бележки за доставка и фишове за опаковане (два инструмента не са намерени в сайтовете на конкурентите).

В горната дясна част на екрана се появява и връзка за помощни ресурси. Многобройните инструменти за насоки (често задавани въпроси, документация, общност) на Zoho Books се конкурират с тези на Xero, които имат някои от най-добрите възможности за поддръжка, които съм виждал. Можете също да се свържете с експерти чрез чат, телефон и имейл. Имайте предвид обаче, че Zoho Books не разполага с почти мрежа от експерти, която QuickBooks е изградила през повече от четвърт век, откакто е пусната за първи път. Въпреки това, неговият пул е уважаван за продукт, който излезе едва през 2011 г.

Впечатляващи записи

Zoho е събрал набор от шаблони за запис, формуляри за транзакции и отчети, които впечатляват. Имайте предвид обаче, че QuickBooks все още има предимството, когато става въпрос за отчитане на персонализация.

Контактите могат да бъдат клиенти или доставчици или и двете. Въвеждате основните си данни за контакт в горната част на всеки запис, след което се придвижвате надолу до прозорец с раздели по-долу, който ви позволява да превключвате между данъчни и данни за плащане, адрес, лица за контакт, персонализирани полета, маркери за отчитане и забележки. Нито един друг сайт за счетоводство на малък бизнес, който разгледахме, не ви позволява да създавате до 10 персонализирани полета за записи и нито едно от тях не поддържа толкова задълбочени профили за контакти.

След като изградите някои записи за контакти, можете да видите всеки в прозорец, който отново е по-добър от конкурентите на Zoho Books. Основната информация за контакт се показва на екрана по подразбиране, както и числа и графики за вземания / задължения и приходи / разходи - вид мини табло за всеки клиент. Кликнете върху раздела Транзакции и ще получите списък на всички транзакции с този контакт и състоянието на всяка. Разделът „Последни дейности“ отваря вид одитна пътека за текущия контакт.

Възможностите за управление на запасите също засенчват конкуренцията. Записите на артикулите съдържат стандартни полета (описание на продажбите и покупките, тарифи и сметки), но можете също да създавате и използвате мерни единици. Ако посочите, че искате да проследявате инвентара, можете да попълните полета за отваряне на склад, курс на отваряне на акции за единица, точка на пренареждане и предпочитан доставчик. Фактури показват наличния номер при въвеждане на артикул. Можете също така лесно да настроите ценоразписи и да коригирате нивата на инвентара тук. Никой друг сайт за счетоводство на малък бизнес не предлага тази дълбочина на проследяване на инвентара, особено с лекотата, която прави Zoho Books.

Форми за транзакции и други

Zoho Books предлага повече видове транзакции и по-голяма гъвкавост в самите форми, отколкото всеки друг продукт. Извън стандартните формуляри за продажба, които конкурентите поддържат, тя включва фактури за задържане, бележки за доставка и фишове за опаковане. Фактурите съдържат полета за транспортни такси и корекции в допълнение към отстъпки и данък върху продажбите. Сделките за покупка - разходи, сметки, поръчки за покупка и т.н. - са подобно подробни и гъвкави. Подобно на записите, формулярите за транзакции могат да съдържат до 10 персонализирани полета, което е уникално за Zoho Books.

Никой друг на това ниво на решение не предлага автоматизирани работни процеси като Zoho Books. Този инструмент се предлага с малко крива на учене - всъщност е доста сложен, освен ако преди това не сте работили с формули за много сегменти - но може да бъде доста полезен. Можете например да посочите, че искате мениджърът по продажбите да получава имейл сигнал, когато прогнозната сума се промени с повече от 250 долара. Това е прост пример - можете да създавате формули с още повече условия и резултати.

От миналата година Zoho Books добави функция, която обикновено не се намира в сайтовете за счетоводство за малък бизнес - възможността да изисква одобрения за транзакции за продажби и покупки. Когато това е включено в Предпочитания, само администратор (или някой, определен от администратора) може да одобри транзакции като фактури и поръчки за покупка.

Новост тази година е и управлението на документи. Сканирайте документи като разписки за сметки и разходи и ги изпращайте по имейл или ги качвайте в Zoho Books. След това сайтът чете дата, име на търговеца, сума и разходна категория (след като Zoho Books разпознае образец за категоризация или просто автоматично „знае“) и въвежда тази информация във формуляри за транзакции; завършвате останалото. Пет сканирания на месец са включени в абонаментната ви такса, но можете да закупите още. Никой друг продукт на това ниво не предлага такава функция.

Управлението на проекти в Zoho Books е по-способно от останалите в тази група, с изключение на Kashoo. Можете да зададете проекти на клиентите и да избирате от четири типа тарифни тарифи (фиксирана цена въз основа на часовете на задачите), след което да им присвоите потребители и задачи. Можете също така да запишете записи по време поотделно и да ги направите платими или да въведете отработени часове във формат на електронна таблица. По-малко счетоводство липсва тази функция, въпреки че QuickBooks Online е доста способен на проследяване по време.

Малките предприятия обикновено трябва да работят с експерт-счетоводител, за да преминат от приложение за малък бизнес до среден клас, така че възможностите за експорт са важни. Книгите Zoho и QuickBooks онлайн, между другото, имат и такива.

Добър мобилен опит

Zoho Books показва толкова високи постижения в своето приложение за iPhone и приложението за Android, колкото и в браузър-базираната версия. Записите за контакти, например, които са доста стабилни в браузър базирана версия, се изпълняват изключително добре в мобилното приложение. Отворете такава и веднага ще видите информация за контакт и баланс на вземанията / задълженията. Иконите на този екран ви позволяват да се обаждате, изпращате имейл или изпращате съобщение, докато друга икона ви отвежда към връзки за създаване на нови транзакции, приемане на плащания и други.

Други инструменти са също толкова дълбоки, като записите на продуктите на приложението, плащане на сметки, проследяване на времето, отчети и проекти. Всъщност може би можете да стартирате бизнеса си от телефона си, ако е необходимо - приложенията са толкова изчерпателни. Версиите за iPhone и Android имат различни навигационни системи, но предлагат подобен набор от инструменти. Приложението iPhone използва лентата с инструменти от долната част на екрана, докато Android работи от вертикално меню; и двете са доста ефективни и привлекателни.

Отлична стойност

Zoho Books отговаря на голямо разнообразие от бизнес нужди. Можете лесно да използвате това, което ви е необходимо, без да имате по-разширени функции, които да ви пречат. Той няма персонализиране на отчета или обширна мрежа от съветници, както прави Редакторът, QuickBooks Online, нито предлага всеобхватни опции за заплати, които конкурентите имат. Но услугата предлага няколко уникални функции, които не се намират при конкурентите, като потребителски полета за транзакции, CSV импортиране и автоматизирани работни процеси. И все пак това, което прави Zoho Books, прави изключително добре. Ако сте на пазара за ново счетоводно решение и вече имате услуга за заплати, с която сте доволни, Zoho Books е добре да се обмисли.